Google Kalender-Termine mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Google Kalender-Termine aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Termine behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass bestimmte Termine 7 Jahre lang aufbewahrt werden sollen.

Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel.

Wichtige Informationen zu Google Kalender und zur Aufbewahrung

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und In Vault unterstützte Kalendertermine informieren.

Aufbewahrungsdauer

Beginn der Aufbewahrungsdauer

Die Aufbewahrungsdauer beginnt mit dem Ende des Termins.

Bei ganztägigen Terminen wird das Ende des Termins durch die Zeitzone des Kalenders bestimmt, in dem der Termin gespeichert ist. Wenn für einen Termin kein Ende festgelegt ist, verwendet das System die Standardtermindauer von einer Stunde.

Weitere Überlegungen zur Aufbewahrungsdauer

Gästekopien von Terminen

• Wenn die Organisatorkopie eines Termins gelöscht wird (manuell oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel), wird auch die Gastkopie gelöscht und ist im Papierkorb nicht mehr sichtbar.
• Wenn eine Gästekopie eines Termins gelöscht wird (manuell oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel), erhält der Organisator den Antwortstatus Abgelehnt , wenn er sich in Ihrer Organisation befindet. Wenn der Organisator außerhalb Ihrer Organisation ist, erhält er keine Antwort.

Wiederkehrende Termine

Wiederkehrende Termine werden in Google Kalender als einzelner Termin und nicht als separater Termin gespeichert. Ein wiederkehrender Termin endet mit dem Abschluss der letzten Instanz in der Serie oder mit dem Kalenderlimit von 730 Terminen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für den wiederkehrenden Termin wird die gesamte Terminserie in Vault gelöscht.

Ein wiederkehrender Termin kann in zwei unabhängige Serien unterteilt werden, z. B. wenn ein Nutzer das Auftreten eines Termins von „täglich“ zu „wöchentlich“ ändert und die Änderung auf Diesen und die folgenden Termine anwendet. Wenn das Aufbewahrungsdatum für die erste Reihe bereits abgelaufen ist, wird sie gelöscht. In Vault wird der aktualisierte wiederkehrende Termin ab Dieser Termin aufbewahrt.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Kalender erstellen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung Benutzerdefinierte Regeln Erstellen.
3. Wählen Sie unter Dienst die Option Kalender klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie neben Bereich eine Organisationseinheit aus, auf die die benutzerdefinierte Aufbewahrungs regel angewendet werden soll, und klicken Sie auf Weiter.
5. (Optional) Wenn Sie Nachrichten, die von der Regel betroffen sind, dauerhaft aufbewahren möchten, klicken Sie unter Dauer und Aktionauf Unbefristetund fahren Sie mit Schritt 8 fort.
6. (Optional) Wenn Sie Nachrichten nach einer bestimmten Zeit verwerfen möchten, wählen Sie unter Dauer und Aktion die Option Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
7. Wählen Sie aus, was nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer geschehen soll:
   • Nur gelöschte Termine aus primären Kalendern dauerhaft löschen : Abgelaufene Termine, die von Nutzern gelöscht wurden und sich nicht mehr im Papierkorb befinden, werden dauerhaft gelöscht. Nutzer möchten sie in der Regel nicht behalten.
   • Alle Termine aus primären Kalendern dauerhaft löschen: Alle abgelaufenen Termine aus primären Kalendern werden dauerhaft gelöscht.
8. Klicken Sie auf Erstellen.
9. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Setzen Sie die Häkchen und klicken Sie auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Kalender erstellen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf „Kalender“ .
4. Wählen Sie aus, wie lange Termine aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • Um alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
5. Wenn Sie in Schritt 4 Aufbewahrungsdauer ausgewählt haben, wählen Sie aus, welche Termine nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden sollen:
   • Nur gelöschte Termine aus primären Kalendern dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Termine dauerhaft gelöscht, die bereits gelöscht wurden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten.
   • Alle Termine aus primären Kalendern dauerhaft löschen: Alle abgelaufenen Termine aus primären Kalendern werden dauerhaft gelöscht.
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Setzen Sie die Häkchen und klicken Sie auf Akzeptieren.

Aufbewahrungsregel für Google Kalender löschen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung und wählen Sie dann Standardregeln oder Benutzerdefinierte Regeln aus.
3. Wählen Sie eine Option aus. So löschen Sie eine Regel:
   • Benutzerdefinierte Regel: Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Regel und klicken Sie auf Löschen.
   • Standardregel: Bewegen Sie den Mauszeiger auf „Kalender“ und klicken Sie auf Löschen.
4. Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.