Conservare gli eventi di Google Calendar con Vault

Per il tuo piano di governance delle informazioni, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati gli eventi di Google Calendar. Utilizzando le regole di conservazione puoi stabilire per quanto tempo conservare i messaggi, ed eventualmente quando eliminarli. Ad esempio, puoi specificare che alcuni eventi devono essere conservati per 7 anni.

Se desideri conservare per un determinato periodo di tempo i dati che soddisfano condizioni specifiche, crea una regola di conservazione personalizzata. Se desideri conservare per un determinato periodo di tempo tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza, crea una regola di conservazione predefinita.

Informazioni importanti su Calendar e sulla conservazione

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere l'articolo Come funziona la conservazione ed esaminare gli eventi di Calendar supportati da Vault.

Informazioni sui periodi di conservazione

Inizio del periodo di conservazione

Il periodo di conservazione decorre dal termine dell'evento.

Per gli eventi che durano tutto il giorno, il termine dell'evento è determinato dal fuso orario del calendario in cui sono archiviati. Per gli eventi senza ora di fine, il sistema utilizza la durata predefinita per gli eventi, che è di 1 ora.

Considerazioni aggiuntive sui periodi di conservazione

Copie degli eventi per i partecipanti

• Se la copia dell'organizzatore di un evento viene eliminata (manualmente o a causa di una regola di conservazione), vengono eliminate anche le copie per i partecipanti, che non rimangono visibili nel cestino.
• Quando la copia di un partecipante a un evento viene eliminata (manualmente o a causa di una regola di conservazione), l'organizzatore riceve lo stato di risposta Rifiutato se fa parte della tua organizzazione. Se l'organizzatore non fa parte della tua organizzazione, non riceve una risposta.

Eventi ricorrenti

Gli eventi ricorrenti di Calendar vengono archiviati come un singolo evento, anziché come eventi separati. Un evento ricorrente termina al completamento dell'ultima istanza della serie o al raggiungimento del limite di 730 occorrenze previsto da Calendar. Alla scadenza del periodo di conservazione dell'evento ricorrente, Vault elimina l'intera serie di eventi.

Un evento ricorrente può essere suddiviso in 2 serie indipendenti (ad esempio, quando un utente modifica un'occorrenza dell'evento da giornaliera a settimanale e applica la modifica con l'opzione Questo evento e quelli successivi). Se la prima serie ha già superato la data di conservazione, viene eliminata. Vault conserva l'evento ricorrente aggiornato a partire dall'occorrenza identificata da Questo evento.

Creare una regola di conservazione personalizzata per Calendar

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati Regole personalizzate Crea.
3. In Servizio, seleziona Calendar Continua.
4. Accanto a Ambito, seleziona l'unità organizzativa a cui desideri applicare la regola di conservazione personalizzata e fai clic su Continua.
5. (Facoltativo) Per conservare in modo permanente i messaggi soggetti alla regola, in Durata e azione fai clic su Sempre, quindi vai al Passaggio 8.
6. (Facoltativo) Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, in Durata e azione seleziona Periodo di conservazione , quindi inserisci un numero di giorni compreso fra 1 e 36.500.
7. Scegli l'azione da eseguire al termine del periodo di conservazione:
   • Elimina definitivamente solo gli eventi eliminati dai calendari principali : rimuove gli eventi scaduti che sono stati eliminati dagli utenti e che non sono più nel cestino. Gli utenti non si aspettano di conservarli.
   • Elimina definitivamente tutti gli eventi dai calendari principali: elimina tutti gli eventi scaduti dai calendari principali.
8. Fai clic su Crea.
9. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle e fai clic su Accetta.

Creare una regola di conservazione predefinita per Calendar

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
3. Fai clic su Calendar .
4. Scegli per quanto tempo conservare gli eventi:
   • Per conservare in modo permanente i messaggi soggetti alla regola, seleziona Sempre.
   • Per eliminare tutti i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci un numero di giorni compreso fra 1 e 36.500.
5. Se nel Passaggio 4 hai selezionato Periodo di conservazione, seleziona gli eventi da eliminare definitivamente al termine del periodo di conservazione:
   • Elimina definitivamente solo gli eventi eliminati dai calendari principali : questa opzione elimina definitivamente gli eventi scaduti che sono già stati eliminati. Gli utenti non hanno accesso a questi eventi e non si aspettano di conservarli.
   • Elimina definitivamente tutti gli eventi dai calendari principali: elimina tutti gli eventi scaduti dai calendari principali.
6. Fai clic su Salva.
7. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle e fai clic su Accetta.

Eliminare una regola di conservazione per Calendar

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati, quindi seleziona Regole predefinite o Regole personalizzate.
3. Scegli un'opzione. Per eliminare una regola:
   • Regola personalizzata: seleziona la regola e fai clic su Elimina.
   • Regola predefinita: seleziona Calendar e fai clic su Elimina.
4. Per confermare, fai clic su Elimina.