Przechowywanie wydarzeń z Kalendarza Google w Vault

W ramach planu zarządzania informacjami możesz określić, jak długo wydarzenia z Kalendarza Google mają być przechowywane. Reguły przechowywania pozwalają określić, jak długo wydarzenia mają być przechowywane oraz kiedy (i czy w ogóle) powinny zostać usunięte. Możesz na przykład określić, że niektóre wydarzenia mają być przechowywane przez 7 lat.

Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Ustaw domyślną regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane każdej usługi dla wszystkich kont z licencjami.

Ważne informacje o Kalendarzu i przechowywaniu

Zanim ustawisz reguły przechowywania, zdecydowanie zalecamy zapoznanie się z e sposobem działania przechowywania i przejrzenie wydarzeń z kalendarza obsługiwanych przez Vault.

Informacje o okresach przechowywania

Początek okresu przechowywania

Okres przechowywania rozpoczyna się po zakończeniu wydarzenia.

W przypadku wydarzeń całodniowych strefa czasowa kalendarza, w którym jest przechowywane wydarzenie, określa, kiedy się ono kończy. Jeśli wydarzenie jest skonfigurowane bez godziny zakończenia, system używa domyślnego czasu trwania wydarzenia, który wynosi 1 godzinę.

Dodatkowe uwagi dotyczące okresów przechowywania

Kopie wydarzeń dla uczestników

• Jeśli kopia wydarzenia dla organizatora zostanie usunięta (ręcznie lub w wyniku działania reguły przechowywania), kopia dla uczestnika również zostanie usunięta i nie będzie widoczna w koszu.
• Gdy zostanie usunięta kopia wydarzenia dla uczestnika (ręcznie lub w wyniku działania reguły przechowywania), organizator otrzyma stan odpowiedzi Odrzucono , jeśli należy do Twojej organizacji. Jeśli organizator jest spoza Twojej organizacji, nie otrzyma odpowiedzi.

Wydarzenia cykliczne

Wydarzenia cykliczne w Kalendarzu są przechowywane jako jedno wydarzenie, a nie jako osobne wydarzenia. Zakończenie wydarzenia cyklicznego następuje po zakończeniu ostatniego wystąpienia w serii lub po osiągnięciu limitu 730 wystąpień w Kalendarzu. Po wygaśnięciu okresu przechowywania wydarzenia cyklicznego Vault usuwa całą serię wydarzeń.

Wydarzenie cykliczne można podzielić na 2 niezależne serie (np. gdy użytkownik zmieni częstotliwość wydarzenia z codziennej na cotygodniową i zastosuje zmianę w polu To wydarzenie i kolejne wydarzenia). Jeśli pierwsza seria przekroczyła już datę przechowywania, zostanie usunięta. Vault przechowuje zaktualizowane wydarzenie cykliczne, zaczynając od Tego wydarzenia.

Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie Reguły niestandardowe Utwórz.
3. W przypadku opcji Usługa wybierz Kalendarz Dalej.
4. Obok opcji Zakres wybierz jednostkę organizacyjną, do której będzie stosowana niestandardowa reguła przechowywania , i kliknij Dalej.
5. (Opcjonalnie) Aby trwale przechowywać wiadomości objęte regułą, w polu Czas trwania i czynność kliknij Bez ograniczeń czasowych, a potem przejdź do kroku 8.
6. (Opcjonalnie) Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, w polu Czas trwania i czynność wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
7. Wybierz, co ma się stać po zakończeniu okresu przechowywania:
   • Usuń trwale tylko usunięte wydarzenia z kalendarzy głównych – trwale usuwa wydarzenia, których okres przechowywania wygasł oraz które zostały usunięte przez użytkowników i nie znajdują się już w koszu. Użytkownicy nie spodziewają się, że będą je przechowywać.
   • Usuń trwale wszystkie wydarzenia z kalendarzy głównych – trwale usuwa wszystkie wydarzenia, których okres przechowywania wygasł z kalendarzy głównych.
8. Kliknij Utwórz.
9. Jeśli ustawisz okres przechowywania, Vault zapyta, czy rozumiesz działanie reguły. Zaznacz pola i kliknij Zaakceptuj.

Tworzenie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista reguł domyślnych.
3. Kliknij Kalendarz .
4. Wybierz, jak długo wydarzenia mają być przechowywane:
   • Aby trwale przechowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
   • Aby odrzucić wszystkie wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
5. Jeśli w kroku 4 wybierzesz Okres przechowywania , określ, które zdarzenia mają zostać trwale usunięte po zakończeniu okresu przechowywania:
   • Usuń trwale tylko usunięte wydarzenia z kalendarzy głównych – ta opcja powoduje trwałe usunięcie wydarzeń, których okres przechowywania wygasł i które już zostały usunięte. Użytkownicy nie mają do nich dostępu i nie spodziewają się, że będą je przechowywać.
   • Usuń trwale wszystkie wydarzenia z kalendarzy głównych – trwale usuwa wszystkie wydarzenia, których okres przechowywania wygasł z kalendarzy głównych.
6. Kliknij Zapisz.
7. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie reguły. Zaznacz pola i kliknij Zaakceptuj.

Usuwanie reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie, a następnie wybierz Reguły domyślne lub Reguły niestandardowe.
3. Wybierz odpowiednią opcję. Aby usunąć regułę:
   • Reguła niestandardowa – najedź kursorem na regułę i kliknij Usuń.
   • Reguła domyślna – najedź kursorem na Kalendarz i kliknij Usuń.
4. Aby potwierdzić, kliknij Usuń.