I din plan för informationsstyrning kan du styra hur länge Google Kalender-händelser lagras. Använd lagringsregler för att ange hur länge händelser ska lagras och när de ska raderas, om detta är aktuellt. Du kan till exempel ange att vissa händelser ska lagras i sju år.
Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Om du vill behålla all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid skapar du en standardlagringsregel.
Viktig information om Kalender och lagring
Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och går igenom vilka Kalender-händelser som stöds i Arkiv.
Vilken data lagras
Omfattas:
- Primära kalenderhändelser
- Frånvarandehändelser
- bokade möten
- Fokustid
Följande omfattas inte:
- Sekundära kalenderhändelser, till exempel semester- eller gruppkalendrar
- Tasks
- Arbetsplats
- Obokade möten
Mer information finns i Kalenderhändelser som stöds i Arkiv.
Förstå potentiella fördröjningar med lagringsregler
- När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till 24 timmar innan regeln sprids. Vault lagrar inte händelser som raderas av användare under spridningsperioden.
- När en lagringsperiod löper ut och regeln är inställd på att radera händelser permanent kan det ta upp till 30 dagar innan berörda händelser tas bort.
Anpassade lagringsregler kontra standardregler
Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Om du vill behålla all tjänstdata under en viss tid skapar du en standardlagringsregel.
Mer information finns i Typer av lagringsregler.
Om lagringsperioder
Start för lagringsperiod
Lagringsperioden börjar när eventet är över.
För heldagshändelser avgör tidszonen i kalendern som lagrar händelsen när händelsen slutar. Om en händelse har konfigurerats utan sluttid använder systemet standardlängden för händelser på en timme.
Ytterligare överväganden för lagringsperioder
Deltagarens kopior av händelser
- Om organisatörens kopia av en händelse raderas (manuellt eller på grund av en lagringsregel) raderas även deltagarens kopia och visas inte i papperskorgen.
- När en deltagarkopia av en händelse raderas (manuellt eller på grund av en lagringsregel) får organisatören statusen Avvisad om hen är inom organisationen. Om organisatören inte tillhör organisationen får hen inget svar.
Återkommande händelser
Återkommande händelser i Kalender lagras som en händelse i stället för separata händelser. Slutet på en återkommande händelse inträffar när den sista instansen i serien är klar eller när kalendergränsen på 730 förekomster har nåtts. När lagringsperioden för den återkommande händelsen löper ut raderar Vault hela serien med händelser.
En återkommande händelse kan delas upp i två oberoende serier (till exempel när en användare ändrar en händelse från daglig till veckovis och tillämpar ändringen på Den här och följande händelser). Om den första serien redan har passerat lagringsdatumet raderas den. Arkiv behåller den uppdaterade återkommande händelsen från och med Den här händelsen.
Skapa en anpassad lagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring
Anpassade regler
Skapa. - Välj Kalender för Tjänst Fortsätt.
- Välj en organisationsenhet som den anpassade lagringsregeln ska gälla för bredvid Omfattning och klicka på Fortsätt.
- (Valfritt) Om du vill spara meddelanden som omfattas av regeln permanent klickar du på På obestämd tid för Varaktighet och åtgärd och fortsätter sedan till steg 8.
- (Valfritt) Om du vill ignorera meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod för Varaktighet och åtgärd och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Välj vad som ska hända när lagringsperioden löper ut:
- Radera enbart borttagna händelser från primära kalendrar permanent – raderar utgångna händelser som har raderats av användare och inte längre finns i papperskorgen. Användarna förväntar sig inte att behålla dem.
- Radera alla händelser från primära kalendrar permanent – raderar alla händelser som har löpt ut från primära kalendrar.
- Klicka på Skapa.
- Om du anger en lagringsperiod uppmanas du i Arkiv att bekräfta att du förstår regelns effekter. Markera rutorna och klicka på Godkänn.
Skapa en standardlagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring. Listan med standardregler öppnas.
- Klicka på Kalender
. - Välj hur länge händelser ska sparas:
- Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
- Om du vill ignorera alla meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Om du valde Lagringsperiod i steg 4 väljer du vilka händelser som ska raderas permanent
när lagringsperioden löper ut:
- Radera enbart borttagna händelser från primära kalendrar – det här alternativet raderar händelser som har löpt ut som redan har tagits bort. Användarna har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem.
- Radera alla händelser från primära kalendrar permanent – raderar alla händelser som har löpt ut från primära kalendrar.
- Klicka på Spara.
- Du ombeds bekräfta att du förstår följderna av regeln. Markera rutorna och klicka på Godkänn.
Radera en lagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring och välj Standardregler eller Anpassade regler.
- Välj ett alternativ. Så här raderar du en regel:
- Anpassad regel – peka på regeln och klicka på Radera.
- Standardregel – peka på Kalender och klicka på Radera.
- Klicka på Radera för att bekräfta.