เก็บกิจกรรมใน Google ปฏิทินด้วยห้องนิรภัย

เมื่อใช้แผนการกำกับดูแลข้อมูล คุณสามารถควบคุมระยะเวลาเก็บรักษากิจกรรมใน Google ปฏิทินได้ โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บกิจกรรมไว้ และจะลบกิจกรรมดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน เช่น คุณสามารถระบุให้เก็บกิจกรรมบางอย่างไว้เป็นเวลา 7 ปี

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสำหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับปฏิทินและการเก็บรักษา

ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำ เป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับ วิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบ กิจกรรมในปฏิทินที่รองรับในห้องนิรภัย

เกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษา

เวลาเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษา

ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเมื่อกิจกรรมสิ้นสุดลง

สำหรับกิจกรรมที่จัดขึ้นทั้งวัน เขตเวลาของปฏิทินที่เก็บข้อมูลกิจกรรมไว้จะเป็นตัวกำหนดว่ากิจกรรมจะสิ้นสุดลงเมื่อใด หากตั้งค่ากิจกรรมโดยไม่มีเวลาสิ้นสุด ระบบจะใช้ระยะเวลากิจกรรมเริ่มต้น 1 ชั่วโมง

ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติมสำหรับระยะเวลาเก็บรักษา

สำเนาของผู้เข้าร่วมกิจกรรม

• หากมีการลบสำเนาของกิจกรรมจากผู้จัด (ด้วยตนเองหรือเนื่องจากกฎการเก็บรักษา) ระบบจะลบสำเนาผู้เข้าร่วมออกด้วย และจะไม่แสดงในถังขยะ
• เมื่อมีการลบสำเนาของผู้เข้าร่วมในกิจกรรม (ด้วยตนเองหรือเนื่องจากกฎการเก็บรักษา) ผู้จัดจะได้รับสถานะการตอบกลับเป็นถูกปฏิเสธ หากผู้จัดอยู่ในองค์กรของคุณ หากผู้จัดอยู่นอกองค์กรของคุณ ผู้จัดจะไม่ได้รับการตอบกลับ

กิจกรรมที่เกิดซ้ำ

ระบบจะจัดเก็บกิจกรรมที่เกิดซ้ำในปฏิทินเป็นกิจกรรมเดียว ไม่ใช่กิจกรรมแยกกัน กิจกรรมที่เกิดซ้ำจะสิ้นสุดเมื่อกิจกรรมสุดท้ายของชุดกิจกรรมนั้นๆ เสร็จสิ้นแล้ว หรือเมื่อถึงขีดจำกัดของกิจกรรมของปฏิทินซึ่งอยู่ที่ 730 ครีั้ง เมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษาของกิจกรรมที่เกิดซ้ำ ห้องนิรภัยจะลบชุดกิจกรรมออกทั้งหมด

กิจกรรมที่เกิดซ้ำสามารถแบ่งออกเป็น 2 ชุดแยกกัน (เช่น เมื่อผู้ใช้เปลี่ยนการเกิดซ้ำของกิจกรรมจากแบบรายวันเป็นรายสัปดาห์และใช้การเปลี่ยนแปลงกับกิจกรรมนี้และกิจกรรมหลังจากนี้) หากชุดแรกผ่านวันที่เก็บรักษาไปแล้ว ระบบจะลบชุดนั้นออก ห้องนิรภัยจะเก็บรักษากิจกรรมที่เกิดซ้ำที่อัปเดตแล้วโดยเริ่มจากกิจกรรมนี้

สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองของปฏิทิน

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา กฎที่กำหนดเอง สร้าง
3. สำหรับส่วนบริการ ให้เลือกปฏิทิน ดำเนินการต่อ
4. ข้างขอบเขต ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่จะนำกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ไปใช้ แล้วคลิกต่อไป
5. (ไม่บังคับ) หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ภายใต้กฎไว้อย่างถาวรในส่วน ระยะเวลาและการดำเนินการ ให้คลิก ไม่จำกัด จากนั้นเลื่อนไปยังขั้นตอนที่ 8
6. (ไม่บังคับ) หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านช่วงเวลาที่กำหนดไว้ ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษา ในส่วนระยะเวลาและ การดำเนินการ แล้วป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500 วัน
7. เลือกสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
   • ลบเฉพาะกิจกรรมที่ถูกลบออกจากปฏิทินหลักอย่างถาวร \- ลบกิจกรรมที่หมดอายุ ที่ผู้ใช้ลบและไม่ได้อยู่ในถังขยะแล้ว เนื่องจากผู้ใช้ไม่ต้องการเก็บกิจกรรมเหล่านั้นไว้
   • ลบกิจกรรมทั้งหมดจากปฏิทินหลักอย่างถาวร \- ลบกิจกรรมที่หมดอายุแล้วทั้งหมด ออกจากปฏิทินหลักอย่างถาวร
8. คลิกสร้าง
9. หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ เลือกช่องแล้วคลิกยอมรับ

สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นในปฏิทิน

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา รายการกฎเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
3. คลิกปฏิทิน
4. เลือกระยะเวลาที่จะเก็บกิจกรรมไว้
   • หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อความทั้งหมดหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษา และป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
5. หากคุณเลือกระยะเวลาเก็บรักษา ในขั้นตอนที่ 4 ให้เลือกกิจกรรมที่จะลบจากระบบโดยถาวรหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
   • ลบเฉพาะกิจกรรมที่ถูกลบออกจากปฏิทินหลักอย่างถาวร—ตัวเลือกนี้จะลบ กิจกรรมที่หมดอายุซึ่งถูกลบไปแล้วอย่างถาวร เนื่องจากผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงและไม่ต้องการเก็บกิจกรรมเหล่านั้นไว้
   • ลบกิจกรรมทั้งหมดจากปฏิทินหลักอย่างถาวร \- ลบกิจกรรมที่หมดอายุแล้วทั้งหมด ออกจากปฏิทินหลักอย่างถาวร
6. คลิกบันทึก
7. ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ เลือกช่องแล้วคลิกยอมรับ

ลบกฎการเก็บรักษาของปฏิทิน

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา แล้วเลือกกฎเริ่มต้น หรือกฎที่กำหนดเอง
3. เลือกตัวเลือก วิธีลบกฎ
   • กฎที่กำหนดเอง \- ชี้ไปที่กฎแล้วคลิกลบ
   • กฎเริ่มต้น \- ชี้ไปที่ปฏิทิน แล้วคลิก ลบ
4. คลิกลบเพื่อยืนยัน