Bilgi yönetimi planınız için Google Takvim etkinliklerinin ne kadar süre saklanacağını belirleyebilirsiniz. Etkinliklerin ne kadar süre saklanacağını ve gerekiyorsa ne zaman silineceğini belirtmek için saklama kurallarını kullanın. Örneğin, bazı etkinliklerin 7 yıl saklanması gerektiğini belirtebilirsiniz.
Belirli koşullarla eşleşen verileri belirli bir süre boyunca saklamak için özel saklama kuralı oluşturun. Tüm lisanslı hesapların tüm hizmet verilerini belirli bir süre boyunca saklamak için varsayılan saklama kuralı oluşturun.
Takvim ve saklama hakkında önemli bilgiler
Saklama kurallarını oluşturmadan önce, saklama işlevinin işleyiş şekli hakkında bilgi edinmeniz ve Apps Kasası'nda desteklenen Takvim etkinlikleri bölümünü incelemeniz kesinlikle önerilir.
Hangi veriler saklanır?
Kapsanan veriler:
- Birincil takvim etkinlikleri
- Ofis dışında etkinlikleri
- Rezerve edilmiş randevular
- Odaklanma zamanı
Kapsam dışında olan veriler:
- Tatil veya grup takvimleri gibi ikincil takvim etkinlikleri
- Görevler
- Çalışma yeri
- Rezerve edilmemiş randevular
Ayrıntılar için Apps Kasası'nda desteklenen Takvim etkinlikleri bölümüne bakın.
Saklama kurallarıyla ilgili olası gecikmeleri anlama
- Bir saklama kuralını oluşturduğunuzda veya güncellediğinizde kuralın yayılması 24 saati bulabilir. Apps Kasası, bu süre boyunca kullanıcılar tarafından silinen etkinlikleri saklamaz.
- Saklama süresi sona erdiğinde ve kural, etkinlikleri kalıcı olarak silecek şekilde ayarlandığında, etkilenen etkinliklerin kaldırılması 30 günü bulabilir.
Özel saklama kuralları ile varsayılan kuralların karşılaştırması
Belirlenen süre içinde belirli koşullarla eşleşen verileri saklamak için özel saklama kuralı oluşturun. Tüm hizmet verilerini belirli bir süre boyunca saklamak için varsayılan saklama kuralı oluşturun.
Ayrıntılı bilgi için Saklama kuralı türleri bölümünü inceleyin.
Saklama süreleri hakkında
Saklama süresinin başlangıcı
Saklama süresi, etkinlik sona erdiğinde başlar.
Tüm gün süren etkinliklerin ne zaman sona ereceğini, etkinliğin depolandığı takvimin saat dilimi belirler. Bitiş zamanı olmayan bir etkinlik oluşturulduysa sistem, 1 saatlik varsayılan etkinlik süresini kullanır.
Saklama süreleriyle ilgili diğer önemli noktalar
Etkinliklerin katılımcı kopyaları
- Bir etkinliğin düzenleyen kullanıcının kopyası silinirse (manuel olarak veya bir saklama kuralı nedeniyle) katılımcı kopyası da silinir ve çöp kutusunda görünmez.
- Bir etkinliğin katılımcı kopyası silindiğinde (manuel olarak veya bir saklama kuralı nedeniyle), etkinliği düzenleyen kişi kuruluşunuzdaysa Reddedildi yanıt durumunu alır. Düzenleyen kişi kuruluşunuzun dışındaysa yanıt almaz.
Yinelenen etkinlikler
Takvim'deki düzenli etkinlikler ayrı etkinlikler olarak değil, tek bir etkinlik olarak depolanır. Düzenli etkinlik, serideki son örnek tamamlandığında veya Takvim'in 730 tekrar sınırı aşıldığında sona erer. Düzenli etkinliğin saklama süresi sona erdiğinde, Apps Kasası tüm etkinlik serisini siler.
Düzenli bir etkinlik, 2 bağımsız seriye ayrılabilir (örneğin, etkinlik tekrarı günlükten haftalık olarak değiştirildiğinde ve Bu ve takip eden etkinlikler olarak ayarlandığında). İlk serinin saklama tarihi halihazırda geçtiyse bu seri silinir. Apps Kasası, güncellenmiş düzenli etkinliği Bu etkinlik tarihinden itibaren saklar.
Özel Takvim saklama kuralı oluşturma
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama
Özel Kurallar
Oluştur'u tıklayın. - Hizmet bölümünde Takvim Devam'ı seçin.
- Kapsam'ın yanında, özel saklama kuralının uygulanacağı kuruluş birimini seçin ve Devam'ı tıklayın.
- (İsteğe bağlı) Kural kapsamındaki mesajları kalıcı olarak saklamak için Süre ve işlem bölümünde Süresiz'i tıklayıp 8. adıma geçin.
- (İsteğe bağlı) İletileri belirli bir sürenin sonunda silmek için Süre ve işlem bölümünde Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin.
- Saklama süresi sona erdiğinde ne olacağını seçin:
- Yalnızca birincil takvimlerden silinen etkinlikler kalıcı olarak silinsin: Kullanıcılar tarafından silinen ve artık çöp kutusunda olmayan süresi dolmuş etkinlikler kalıcı olarak silinir. Bu etkinlikler, kullanıcıların artık saklamak istemediği etkinliklerdir.
- Birincil takvimlerdeki tüm etkinlikler kalıcı olarak silinsin: Süresi dolan tüm etkinlikler birincil takvimlerden kalıcı olarak silinir.
- Oluştur'u tıklayın.
- Bir saklama süresi ayarlarsanız Apps Kasası, kuralın etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve Kabul et'i tıklayın.
Varsayılan bir Takvim saklama kuralı oluşturma
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama'yı tıklayın. Varsayılan kurallar listesi açılır.
- Takvim'i
tıklayın. - Etkinliklerin ne kadar süre saklanacağını seçin:
- Bu kural kapsamındaki iletileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz'i seçin.
- Tüm mesajları belirli bir sürenin sonunda silmek için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin.
- 4. adımda Saklama süresi'ni seçtiyseniz saklama süresi sona erdiğinde hangi etkinliklerin kalıcı olarak silineceğini seçin:
- Yalnızca birincil takvimlerden silinen etkinlikler kalıcı olarak silinsin: Bu seçenek, daha önce silinmiş olan süresi dolmuş etkinliklerin kalıcı olarak silinmesini sağlar. Kullanıcılar artık bu öğelere erişemez ve erişme ihtiyacı duymaz.
- Birincil takvimlerdeki tüm etkinlikler kalıcı olarak silinsin: Süresi dolan tüm etkinlikler birincil takvimlerden kalıcı olarak silinir.
- Kaydet'i tıklayın.
- Apps Kasası, kuralın etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve Kabul et'i tıklayın.
Takvim saklama kuralını silme
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama'yı tıklayın, ardından Varsayılan Kurallar veya Özel Kurallar'ı seçin.
- İşlem seçin. Bir kuralı silmek için:
- Özel kural: İmleci kuralın üzerine getirin ve Sil'i tıklayın.
- Varsayılan kural: İmleci Takvim'in üzerine getirin ve Sil'i tıklayın.
- Onaylamak için Sil'i tıklayın.