Przechowywanie wiadomości z Google Chat przy użyciu Vault

Wraz z wprowadzeniem Google Chat w Meet Google Chat będzie tworzyć serię rozmów na spotkaniach nawet 7 dni przed spotkaniem. Te spotkania będą widoczne w narzędziu do zarządzania pokojem administratora oraz w dziennikach kontrolnych i raportach. Pamiętaj, że każda nieużywana rozmowa na spotkaniu zostanie automatycznie usunięta w ciągu 8 dni od daty utworzenia.

Uwaga: w najbliższych miesiącach wprowadzimy kolejne aktualizacje.

Vault

Gdy ciągły czat spotkania jest włączony, rozmowy na spotkaniach są zapisywane jako pokoje w Google Chat. Te rozmowy podlegają też zasadom przechowywania danych z Google Chat i regułom zapobiegania utracie danych (DLP) obowiązującym w Twojej organizacji. Reguły DLP dla użytkowników anonimowych nie mają zastosowania do rozmów na spotkaniach.

Ustawienie gospodarza na poziomie spotkania

Jeśli gospodarz spotkania wyłączy ciągły czat spotkania, wiadomości wysyłane podczas spotkania wrócą do poprzedniej wersji. Wiadomości nie są zapisywane w Google Chat i nie podlegają zasadom przechowywania danych obowiązującym w Twojej organizacji. Więcej informacji znajdziesz w artykule Jak korzystać z Google Chat w Google Meet.

• Ustawienia administratora – obecnie nie możesz wyłączyć rozmów na spotkaniach w całej domenie. Pamiętaj, że ta funkcja jest w trakcie opracowywania.
• Konsola administracyjna – aktywność użytkowników zewnętrznych i anonimowych oraz gości w rozmowach na spotkaniach jest uwzględniana w raportach zdarzeń z dziennika.

Rozmowy na spotkaniach zaczną się wyświetlać w sekcji pokoi w obszarze zarządzania pokojami i raportowania w konsoli administracyjnej. Rozmowy na spotkaniach są generowane przez system, dlatego wszystkie rozmowy na spotkaniach są dostępne w dziennikach kontroli, niezależnie od tego, czy są używane. Te dzienniki znajdziesz w konsoli administracyjnej Google w sekcji Raportowanie Kontrola i analiza zagrożeń Zdarzenia z dziennika Google Chat.

W ramach ciągłego uruchamiania spotkań możesz zauważyć wzrost zgłaszanego wykorzystania miejsca.

W związku z tym, że rozmowy na spotkaniach to teraz pokoje czatu utworzone przez system, zmiany będą widoczne w 4 obszarach konsoli administracyjnej. Ta aktywność jest oczekiwana.

Raporty dotyczące aplikacji

Dane raportu dotyczącego aplikacji znajdziesz w sekcji Raporty Raporty dotyczące aplikacji Google Chat.

Na wykresie raportów o Google Chat możesz zauważyć wzrost wartości „Utworzone pokoje”. Ten wzrost odzwierciedla automatyczne generowanie pokoi przez system na 7 dni przed zaplanowanymi spotkaniami. Nie musi to oznaczać zwiększonej aktywności użytkownika.

Narzędzie do zarządzania pokojem

Rozmowy na spotkaniach są dostępne w narzędziu do zarządzania pokojem w sekcji Aplikacje Google Workspace Ustawienia Google Chat Zarządzaj pokojami.

Tymi pokojami zarządza się tak samo jak innymi pokojami czatu, ale jeśli nie są używane, zostaną automatycznie usunięte. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Automatyczne usuwanie rozmów w Google Chat podczas spotkania poniżej.

Uwaga: w ramach przyszłej aktualizacji planujemy oddzielić rozmowy utworzone przez system, aby uporządkować ten widok.

Kontrola i analiza zagrożeń

Utworzenie tych pokoi generuje zdarzenia „Utworzono pokój” w dziennikach kontrolnych Google Chat.

Utworzenie tych pokoi generuje zdarzenia Utworzono pokój w dziennikach kontrolnych Google Chat. Znajdziesz je w sekcji Raportowanie Kontrola i analiza zagrożeń Zdarzenia z dziennika Google Chat.

Uwaga: chociaż te pokoje są generowane przez system, w polu „Użytkownik, który wykonał czynność” w dzienniku kontrolnym będzie wymieniony organizator spotkania. Wskazuje to użytkownika, w imieniu którego przygotowano pokój.

Vault i Na wynos

Jeśli zainicjujesz eksportowanie danych z całej domeny przy aktywnych ciągłych czatach spotkań, możesz zauważyć wzrost ilości miejsca na dane z powodu dodania pokoi wygenerowanych przez system.

Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wszystkich czatów, czatów grupowych, rozmów na spotkaniach i pokojów czatu w Twojej organizacji.

Niestandardowa reguła przechowywania może być stosowana do różnych zestawów wiadomości:

Jeśli do danej wiadomości ma zastosowanie więcej niż 1 niestandardowa reguła przechowywania, wiadomość jest przechowywana zgodnie z regułą, która wygasa najpóźniej.

Aby przechowywać wszystkie wiadomości (czaty, czaty grupowe i wiadomości w pokojach) przy użyciu niestandardowych reguł przechowywania, musisz utworzyć co najmniej 2 reguły. Jedna reguła powinna dotyczyć wszystkich pokojów czatu, by objęła wiadomości w pokojach i określone rozmowy grupowe, a druga jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu, by uwzględniała czaty i czaty grupowe.

Dowiedz się więcej o różnicach między czatami grupowymi i pokojami.

Uwaga: w odróżnieniu od reguł przechowywania obowiązujących w Gmailu i Grupach dyskusyjnych nie można używać haseł do określania reguł przechowywania Google Chat dla wiadomości powiązanych z określonymi kontami lub zawierających określone słowa kluczowe.

Czaty

Czaty indywidualne są własnością organizacji uczestnika czatu, który utworzył rozmowę. Często, ale nie zawsze, jest to osoba, która wysyła pierwszą wiadomość.

Gdy uczestnicy czatu należą do tej samej organizacji, ale są objęci różnymi regułami przechowywania, obowiązuje dłuższa z tych reguł. Załóżmy, że uczestnik 1 znajduje się w jednostce organizacyjnej objętej regułą przechowywania, która trwale usuwa czaty po 7 dniach. Ten uczestnik rozmawia na czacie z uczestnikiem 2 z jednostki organizacyjnej objętej nieograniczoną czasowo regułą przechowywania czatów. Obaj uczestnicy będą mieli dostęp do czatów bez ograniczeń czasowych, a wyszukiwanie w Vault przez dowolnego z nich zwróci wiadomości od obu użytkowników bez ograniczeń czasowych.

Czaty z użytkownikami zewnętrznymi

Niezależnie od tego, kto jest właścicielem, gdy uczestnicy należą do różnych organizacji, czaty są przechowywane zgodnie z regułami przechowywania obowiązującymi w poszczególnych organizacjach.

Na przykład: firma A przechowuje wiadomości na czacie przez tydzień, a firma B – przez 2 lata. Vault będzie przechowywać czaty dla administratorów firmy A przez tydzień, a dla administratorów firmy B– przez 2 lata. W Google Chat obowiązuje 30-dniowy okres przechowywania – wiadomości są przechowywane przez 30 dni od momentu ich usunięcia na podstawie zasad przechowywania lub automatycznego usuwania. W tym czasie są nadal dostępne w Vault. Po zakończeniu okresu przechowywania w Google Chat obie firmy tracą dostęp do czatów w Vault.

Uwaga: zasady przechowywania organizacji właściciela są stosowane do rozmów w interfejsie usługi, a zasady każdej organizacji są stosowane do wiadomości w Vault. W niektórych przypadkach użytkownicy mogą mieć dostęp do wiadomości dłużej niż ich administrator, na przykład gdy użytkownik organizacji właściciela ma dłuższy okres przechowywania niż administrator-gość. W takich przypadkach wydłużymy widoczność w Vault, aby była co najmniej taka sama jak widoczność, która ma użytkownik.

Pokoje czatu

Gdy ustawisz domyślną regułę przechowywania lub utworzysz niestandardową regułę przechowywania dotyczącą Google Chat, Vault może przechowywać wiadomości tylko z pokojów (w tym rozmowy na spotkaniu), które mają włączoną historię. Reguły przechowywania dotyczące Google Chat ustawione dla jednostek organizacyjnych nie mają zastosowania do wiadomości w pokojach.

Użytkownicy zewnętrzni w pokojach czatu

Rozmowy uczestników należących do różnych organizacji są przechowywane zgodnie z regułami przechowywania organizacji, z której pochodzi twórca pokoju czatu. Jeśli użytkownicy w Twojej organizacji należą do pokoju czatu innej organizacji, nie możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać ani eksportować tych wiadomości w Vault.

Reguły przechowywania danych z Google Chat nie obejmują opcji trwałego usunięcia wyłącznie wiadomości usuniętych przez użytkowników. Reguła przechowywania z datą ważności powoduje trwałe usunięcie wszystkich wiadomości po wygaśnięciu okresu przechowywania.

Google Chat automatycznie i trwale usuwa puste oraz nieaktywne rozmowy wygenerowane przez system (np. rozmowy na spotkaniach). Rozmowy na spotkaniach mogą być generowane przez system nawet 7 dni przed zaplanowanym rozpoczęciem spotkania.

Rozmowy generowane przez system są usuwane tylko po spełnieniu tych wszystkich warunków:

• Pokój nie zawiera żadnych wiadomości wygenerowanych przez użytkowników, niezależnie od tego, czy są widoczne, czy przeniesione do kosza. Wiadomości generowane przez system (np. informacje o dołączeniu lub opuszczeniu pokoju przez użytkowników) są wykluczone.
• Brak przypiętych zasobów lub zadań.
• Nie można wysyłać e-maili do pokoju. Więcej informacji.
• W ciągu ostatnich 8 dni w rozmowie nie odnotowano żadnej aktywności użytkowników (np. wysyłania wiadomości, przesyłania plików czy zmian uczestników).

  Uwaga: miało to miejsce tylko po 30 dniach w listopadzie i na początku grudnia 2025 r., ale od tego czasu zostało skrócone do 8 dni. W tym okresie możesz zauważyć wzrost aktywności, ale w przyszłości powinien on znacznie zmaleć.

Usunięcie rozmów wygenerowanych przez użytkowników lub system obejmuje nazwę rozmowy i listę użytkowników. Ten proces nie jest sprzeczny z zasadami przechowywania wiadomości w Google Vault ani z blokadami na potrzeby postępowania sądowego, ponieważ dotyczy tylko rozmów, w których nie ma wiadomości.

Administratorzy mogą znaleźć rekordy usunięcia w dziennikach kontrolnych Google Chat w konsoli administracyjnej Google.

Google Chat automatycznie i trwale usuwa puste oraz nieaktywne rozmowy (czaty grupowe i pokoje). Dzieje się tak tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie te warunki:

• Pokój nie zawiera żadnych wiadomości wygenerowanych przez użytkowników, niezależnie od tego, czy są widoczne, czy przeniesione do kosza. Wiadomości generowane przez system (np. informacje o dołączeniu lub opuszczeniu pokoju przez użytkowników) są wykluczone.
• Brak przypiętych zasobów lub zadań.
• Nie można wysyłać e-maili do pokoju. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Wysyłanie e-maila do pokoju w Google Chat.
• W ciągu ostatnich 30 dni nie odnotowano żadnej aktywności użytkowników w rozmowie. Na przykład nie wysłano żadnych wiadomości, nie przesłano żadnych plików ani nie zmieniono uczestników.
• Pokój nie jest w trakcie migracji.

Usunięcie obejmuje nazwę rozmowy i listę użytkowników. Pokój jest przenoszony do kosza na 60 dni. W tym czasie użytkownicy nie mają do niego dostępu, ale administratorzy z licencjami mogą pobierać informacje w Google Vault. Po upływie 60 dni pokój jest trwale usuwany. Ten proces nie jest sprzeczny z zasadami przechowywania wiadomości w Google Vault ani z blokadami na potrzeby postępowania sądowego, ponieważ dotyczy tylko rozmów, w których nie ma wiadomości.

Jeśli używasz migracji do przenoszenia wiadomości do Google Chat, wszystkie pokoje muszą zostać przeniesione w ciągu 90 dni.

Pokoje w trybie migracji mają ściśle określony czas trwania wynoszący 90 dni, w którym aplikacja do migracji musi zaimportować wszystkie treści do pokoju i wyprowadzić go z trybu migracji. Jeśli po 90 dniach pokój nie wyjdzie z trybu migracji, zostanie automatycznie trwale usunięty z miejsca na dane. Gdy pokój wyjdzie z trybu migracji, zaczną obowiązywać standardowe reguły przechowywania Vault.