שמירת הודעות מ-Google Chat באמצעות Vault

עם ההשקה של Chat ב-Meet, מערכת Google Chat תיצור סדרה של שיחות פגישה עד 7 ימים לפני הפגישה. הפגישות האלה יופיעו בכלי לניהול מרחבים ובדוחות וביומני הביקורת של האדמין. שימו לב: שיחות בפגישות שלא נעשה בהן שימוש יימחקו אוטומטית תוך 8 ימים מתאריך היצירה.

הערה: בחודשים הקרובים יתפרסמו עדכונים נוספים.

Vault

כשהצ'אט המתמשך לפגישה מופעל, השיחות בפגישה נשמרות כמרחבים ב-Chat. השיחות האלה כפופות גם למדיניות שמירת הנתונים של הארגון ב-Google Chat ולכללים למניעת אובדן נתונים (DLP). כללי DLP למשתמשים אנונימיים לא חלים על שיחות בפגישות.

הגדרה למארח ברמת הפגישה

אם מארח הפגישה משבית את הצ'אט המתמשך לפגישה, ההודעות שנשלחות במהלך הפגישה יחזרו לגרסה הקודמת. ההודעות לא נשמרות ב-Google Chat ולא חלות עליהן מדיניות שמירת הנתונים של הארגון. פרטים נוספים מופיעים במאמר איך משתמשים ב-Chat ב-Google Meet.

• הגדרות אדמין – בשלב הזה, אי אפשר להשבית את הצ'אט בפגישות לכל הדומיין. הערה: התכונה הזו נמצאת בפיתוח.
• מסוף Admin – פעילות משתמשים חיצוניים, משתמשים שמצטרפים לפגישה בלי הזמנה ומשתמשים לא רשומים בשיחות בפגישות כלולה בדיווח על אירועים ביומן.

שיחות בפגישות יתחילו להופיע בקטע 'מרחבים' בדוחות ובניהול המרחבים במרכז השליטה לאדמינים. שיחות בפגישות נוצרות על ידי המערכת, ולכן כל השיחות בפגישות זמינות דרך יומני הביקורת, בין אם נעשה בהן שימוש ובין אם לא. אפשר למצוא את היומנים האלה במסוף Google Admin בקטע דיווח ביקורת וחקירה אירועים ביומן Chat.

יכול להיות שתהיה עלייה בשימוש בנפח האחסון של המרחבים בעקבות ההשקה של הצ'אט המתמשך בפגישה.

שיחות בפגישות הן עכשיו מרחבים ב-Chat שנוצרו על ידי המערכת, ולכן תבחינו בשינויים בארבעה אזורים ספציפיים במסוף Admin. זו התנהגות צפויה.

דוחות של אפליקציות

נתוני הדוחות על אפליקציות נמצאים בקטע דוחות דוחות על אפליקציות Google Chat.

יכול להיות שתראו עלייה במדד 'מרחבים שנוצרו' בתרשים של דוחות Chat. העלייה הזו משקפת את העובדה שהמערכת יוצרת אוטומטית מרחבים 7 ימים לפני פגישות מתוזמנות. זה לא בהכרח מעיד על עלייה בפעילות ידנית של משתמשים.

הכלי לניהול מרחבים

אפשר לגשת לשיחות בפגישות בכלי לניהול מרחבים בקטע אפליקציות Google Workspace הגדרות ל-Google Chat ניהול מרחבים.

הניהול של המרחבים האלה זהה לניהול של כל מרחב אחר ב-Chat, אבל הם יימחקו אוטומטית אם לא יהיה בהם שימוש. מידע נוסף זמין בקטע בנושא מחיקה אוטומטית של שיחות בצ'אט של פגישות.

הערה: אנחנו בודקים אפשרות להפריד בין שיחות שנוצרו על ידי המערכת בעדכון עתידי, כדי לצמצם את העומס בתצוגה הזו.

ביקורת וחקירה

יצירת המרחבים האלה יוצרת אירועים של יצירת חדרים ביומני הביקורת של Chat.

יצירת המרחבים האלה יוצרת אירועים מסוג Room created ביומני הביקורת של Chat. אפשר למצוא אותם בקטע דיווח ביקורת וחקירה אירועים ביומן של Chat.

הערה: למרות שהמרחבים האלה נוצרים על ידי המערכת, בשדה 'שחקן' ביומן הביקורת יופיע מי שקבע את הפגישה. השדה הזה מציין את המשתמש שעבורו הוכנה המרחב.

‫Vault ו-Takeout

אם תתחילו הוצאת נתונים בכל הדומיין כשהצ'אט המתמשך לפגישה פעיל, יכול להיות שתהיה עלייה בנפח המרחב בגלל הוספה של מרחבים שנוצרו על ידי המערכת.

כלל השמירה שמוגדר כברירת מחדל חל על כל הצ'אטים האישיים, ההודעות הקבוצתיות, הצ'אטים בפגישות ומרחבי ה-Chat בארגון.

כלל שמירה מותאם אישית יכול לחול על קבוצות שונות של הודעות:

אם יותר מכלל שימור מותאם אישית אחד חל על הודעה, ההודעה נשמרת בהתאם לכלל המותאם אישית שתוקפו פג אחרון.

כדי לשמור את כל ההודעות (צ'אטים ישירים, צ'אטים קבוצתיים והודעות במרחבים) באמצעות כללי שמירה מותאמים אישית, צריך ליצור לפחות שני כללים. אתם יכולים ליצור כלל אחד לכל המרחבים ב-Chat כדי לכסות הודעות במרחבים ובשיחות קבוצתיות מסוימות, וליצור כלל נוסף ליחידה הארגונית העליונה כדי לכסות צ'אטים ישירים והודעות קבוצתיות.

מידע נוסף על ההבדלים בין צ'אטים קבוצתיים לבין מרחבים

הערה: בניגוד לכללי שמירת נתונים ב-Gmail ובקבוצות, אי אפשר להשתמש במונחים כדי לטרגט כללי שמירת נתונים ב-Chat להודעות שמשויכות לחשבונות ספציפיים או שמכילות מילות מפתח ספציפיות.

צ'אטים ישירים

הבעלות על צ'אטים ישירים (DM) היא של הארגון של המשתתף בשיחה שיצר אותה. לרוב, אבל לא תמיד, זה האדם ששולח את ההודעה הראשונה.

אם המשתתפים בצ'אט נמצאים באותו ארגון אבל חלים עליהם כללי שמירה שונים, יחול הכלל עם תקופת השמירה הארוכה יותר. לדוגמה, משתתף 1 נמצא ביחידה ארגונית שחל עליה כלל שמירה שמרוקן את הצ'אטים הישירים אחרי 7 ימים, והוא משוחח עם משתתף 2 שנמצא ביחידה ארגונית שחל עליה כלל שמירה ללא הגבלת זמן של צ'אטים ישירים. לשני המשתתפים תהיה גישה לצ'אטים האישיים ללא הגבלת זמן, וחיפוש ב-Vault של אחד מהמשתתפים יחזיר הודעות של שני המשתמשים ללא הגבלת זמן.

צ'אטים ישירים עם משתמשים חיצוניים

ללא קשר לבעלות, אם המשתתפים שייכים לארגונים שונים, הצ'אטים הישירים נשמרים בהתאם לכללי השמירה של כל ארגון.

לדוגמה, חברה א' שומרת את ההודעות הישירות למשך שבוע וחברה ב' שומרת את ההודעות הישירות למשך שנתיים. ‫Vault ישמור את הצ'אטים הישירים של אדמינים בחברה א' למשך שבוע, ואת הצ'אטים הישירים של אדמינים בחברה ב' למשך שנתיים. ב-Chat יש תקופת שמירה של 30 יום, שבמהלכה ההודעות נשמרות למשך 30 ימים אחרי שהן נמחקות על ידי מדיניות שמירה או מדיניות מחיקה אוטומטית. במהלך התקופה הזו, ההודעות עדיין זמינות ב-Vault. אחרי שתקופת השמירה של Chat מסתיימת, אי אפשר יותר לגשת לצ'אט הישיר ב-Vault בשתי החברות.

הערה: מדיניות השמירה של הארגון הבעלים חלה על השיחות בממשק המשתמש של המוצר, ומדיניות השמירה של כל ארגון חלה על ההודעות ב-Vault. יכולים להיות מקרים שבהם למשתמשים תהיה גישה להודעות למשך זמן ארוך יותר מאשר לאדמין שלהם, למשל אם מדיניות שמירת הנתונים של המשתמש בארגון שאליו הוא משתייך ארוכה יותר מזו של האדמין האורח. במקרים כאלה, נרחיב את הנראות של Vault כך שתתאים לפחות לנראות של המשתמש.

מרחבים ב-Chat

כשמגדירים כלל שמירה שמוגדר כברירת מחדל או יוצרים כלל שמירה מותאם אישית ל-Chat, מערכת Vault יכולה לשמור הודעות רק במרחבים (כולל שיחות בפגישות) שבהם היסטוריית השיחות מופעלת. כללי שמירה ב-Chat שהוגדרו ליחידות ארגוניות לא חלים על הודעות במרחבים.

משתמשים חיצוניים במרחבים ב-Chat

כשהמשתתפים שייכים לארגונים שונים, השיחה נשמרת בהתאם לכללים של הארגון שאליו שייך יוצר המרחב. אם משתמשים בארגון שלכם משתתפים במרחבים בבעלות של ארגון אחר, ההודעות האלה לא זמינות ב-Vault לשמירה, להחזקה לצורך משפטי, לחיפוש או לייצוא.

בכללי שמירת נתונים ב-Chat אין אפשרות למחוק לצמיתות רק הודעות שנמחקו על ידי משתמשים. כלל שמירה עם תאריך תפוגה מוחק לצמיתות את כל ההודעות כשתקופת השמירה מסתיימת.

כדי שרשימת הצ'אטים ב-Google Chat לא תהיה ארוכה מדי, שיחות ריקות ולא פעילות שנוצרו על ידי המערכת (כמו שיחות של פגישות) נמחקות אוטומטית ולתמיד. יכול להיות שהשיחות בפגישות ייווצרו על ידי המערכת עד 7 ימים לפני שהפגישה מתוזמנת להתחיל.

שיחות שנוצרו על ידי המערכת נמחקות רק אם מתקיימים כל התנאים הבאים:

• המרחב לא מכיל הודעות שנוצרו על ידי משתמשים, בין אם הן גלויות או שנמחקו זמנית. הודעות שנוצרו על ידי המערכת (למשל, כשמשתמשים מצטרפים או עוזבים) לא נכללות.
• לא הוצמדו משאבים או משימות.
• אי אפשר לשלוח אימייל למרחב. מידע נוסף
• לא הייתה פעילות משתמש (לדוגמה, שליחת הודעות, העלאת קבצים, שינויים במשתתפים) בשיחה ב-8 הימים האחרונים.

  הערה: התופעה הזו התרחשה רק אחרי 30 ימים בנובמבר ובתחילת דצמבר 2025, אבל מאז היא צומצמה ל-8 ימים. יכול להיות שתבחי בעלייה חדה בפעילות למשך התקופה הזו, אבל היא צפויה לרדת משמעותית בעתיד.

המחיקה הזו של שיחות שנוצרו על ידי משתמשים או על ידי המערכת כוללת את שם השיחה ואת רשימת המשתתפים. התהליך הזה לא סותר את כללי המדיניות לשמירת נתונים או את ההקפאות לצורך משפטי ב-Google Vault, כי הוא חל רק על שיחות שאומת שאין בהן הודעות.

אדמינים יכולים למצוא רשומות של מחיקות ביומני הביקורת של Chat במסוף Google Admin.

מערכת Google Chat מוחקת אוטומטית וסופית שיחות ריקות ולא פעילות (צ'אטים קבוצתיים ומרחבים). זה קורה רק אם כל התנאים האלה מתקיימים:

• המרחב לא מכיל הודעות שנוצרו על ידי משתמשים, בין אם הן גלויות או שנמחקו זמנית. הודעות שנוצרו על ידי המערכת (לדוגמה, כשמשתמשים מצטרפים או עוזבים) לא נכללות.
• לא הוצמדו משאבים או משימות.
• אי אפשר לשלוח אימייל למרחב. פרטים נוספים מופיעים במאמר איך שולחים אימיילים למרחבים ב-Google Chat.
• לא הייתה פעילות משתמש בשיחה ב-30 הימים האחרונים. לדוגמה, לא נשלחו הודעות, לא הועלו קבצים ולא בוצעו שינויים במשתתפים.
• המרחב לא נמצא בתהליך העברה.

המחיקה כוללת את שם הצ'אט ואת רשימת המשתתפים. המרחב עובר למצב של מחיקה זמנית למשך 60 יום. במהלך התקופה הזו, למרות שהמשתמשים לא יכולים לגשת למידע, אדמינים עם רישיון ל-Google Vault יכולים לאחזר אותו. בסיום 60 הימים, המרחב יימחק באופן סופי. התהליך הזה לא סותר את מדיניות שמירת ההודעות או את ההקפאות המשפטיות ב-Google Vault, כי הוא חל רק על שיחות שאושר שאין בהן הודעות.

אם אתם משתמשים במצב העברה כדי להעביר הודעות ל-Chat, כל החללים צריכים להיות מועברים תוך 90 ימים.

במרחבים במצב העברה יש חלון זמן קצר של 90 יום להשקה. במהלך הזמן הזה, אפליקציית ההעברה צריכה לייבא את כל התוכן למרחב ולהוציא את המרחב ממצב העברה. אם המרחב לא יצא ממצב העברה עד היום ה-90, הוא יימחק אוטומטית מהאחסון. אחרי שמרחב יוצא ממצב העברה, יחולו עליו כללי השמירה הרגילים ב-Vault.