Retén mensajes de Google Chat con Vault

Con el lanzamiento de Chat en Meet, Google Chat creará una serie de conversaciones de reuniones hasta 7 días antes de una reunión. Estas reuniones aparecerán en la herramienta de administración de espacios y en los registros y los informes de auditoría. Ten en cuenta que las conversaciones de reuniones que no se usen se borrarán automáticamente en un plazo de 8 días a partir de la fecha de creación.

Nota: Habrá más actualizaciones en los próximos meses.

Vault

Cuando se activa el chat continuo de la reunión, las conversaciones de la reunión se guardan como espacios en Chat. Estas conversaciones también están sujetas a las políticas de retención de datos de Google Chat y a las reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) de tu organización. Las reglas de DLP para usuarios anónimos no se aplican a las conversaciones de las reuniones.

Configuración del organizador a nivel de la reunión

Si el organizador de una reunión desactiva el chat continuo de la reunión, los mensajes durante la reunión volverán a la experiencia anterior. Los mensajes no se guardan en Google Chat y no están sujetos a las políticas de retención de datos de tu organización. Para obtener más detalles, consulta cómo usar Chat con Google Meet.

• Configuración del administrador: Actualmente, no puedes desactivar las conversaciones de reuniones para todo tu dominio. Ten en cuenta que esta función está en desarrollo.
• Consola del administrador: La actividad de usuarios externos, invitados y anónimos en las conversaciones de las reuniones se incluye en los informes de eventos de registro.

Las conversaciones de las reuniones comenzarán a mostrarse en la sección de espacios en la administración y los informes de espacios de administrador. Las conversaciones de reuniones se generan automáticamente, por lo que todas las conversaciones de reuniones están disponibles a través de los registros de auditoría, ya sea que se usen o no. Puedes encontrar estos registros en la Consola del administrador de Google en Informes Investigación y auditoría Eventos de registro de Chat.

Como parte del lanzamiento de la reunión continua, es posible que observes un aumento en el uso del espacio informado.

Debido a que las conversaciones de reuniones ahora son espacios de Chat creados por el sistema, notarás cambios en cuatro áreas específicas de la Consola del administrador. Este comportamiento es el esperado.

Informes de apps

Los datos de los informes de apps se encuentran en Informes Informes de apps Google Chat.

Es posible que observes un aumento en la métrica de espacios creados en el gráfico de informes de Chat. Este aumento refleja que el sistema genera automáticamente espacios 7 días antes de las reuniones programadas. Esto no necesariamente indica un aumento en la actividad manual del usuario.

Herramienta de administración de espacios

Se puede acceder a las conversaciones de las reuniones en la herramienta de administración de espacios en Apps Google Workspace Configuración de Google Chat Administrar espacios.

Estos espacios se administran como cualquier otro espacio de Chat, aunque se borrarán automáticamente si no se usan. Para obtener más información, consulta la sección sobre la eliminación automática de conversaciones del chat de la reunión que se encuentra a continuación.

Nota: Estamos analizando la posibilidad de separar las conversaciones creadas por el sistema en una actualización futura para reducir el desorden en esta vista.

Investigación y auditoría

La creación de estos espacios genera eventos de Room created en los registros de auditoría de Chat.

La creación de estos espacios genera eventos de Room created en los registros de auditoría de Chat. Puedes encontrarlos en Informes Investigación y auditoría Eventos de registro de Chat.

Nota: Aunque estos espacios se generan automáticamente, el campo Actor del registro de auditoría mostrará al organizador de la reunión. Indica el usuario en nombre del cual se preparó el espacio.

Vault y Takeout

Si inicias una exportación en toda la organización con chats continuos de reuniones activos, es posible que experimentes un aumento en el volumen de espacio debido a la adición de espacios generados por el sistema.

La regla de retención predeterminada se aplica a todos los MD, los mensajes grupales, las conversaciones de reuniones y los espacios de Chat de tu organización.

Una regla de retención personalizada se puede aplicar a diferentes conjuntos de mensajes:

Si se aplica más de una regla de retención personalizada a un mensaje, este se retendrá según la regla personalizada que venza más tarde.

Para conservar todos los mensajes (MD, mensajes grupales y mensajes en espacios) con reglas de retención personalizadas, debes crear al menos dos reglas. Creas una regla para todos los espacios de Chat que abarque los mensajes en espacios y ciertas conversaciones grupales, y creas otra regla para tu unidad organizativa principal que abarque los MD y los mensajes grupales.

Obtén más información sobre las diferencias entre los mensajes grupales y los espacios.

Nota: A diferencia de las reglas de retención de Gmail y Grupos, no puedes usar términos para segmentar las reglas de retención de Chat para que se apliquen a mensajes asociados con cuentas específicas o que contengan palabras clave específicas.

Mensajes directos

Los mensajes directos (MD) 1:1 son propiedad de la organización del participante del chat que crea la conversación. A menudo, aunque no siempre, es la persona que envía el primer mensaje.

Cuando los participantes de un chat pertenecen a la misma organización, pero están sujetos a diferentes reglas de retención, se aplica la regla de retención más larga. Por ejemplo, el participante 1 pertenece a una unidad organizacional sujeta a una regla de retención que borra los MD después de 7 días, y chatea con el participante 2, que pertenece a una unidad organizacional sujeta a una regla de retención indefinida para los MD. Ambos participantes tendrán acceso a los mensajes directos de forma indefinida, y una búsqueda en Vault para cualquiera de los participantes devolverá los mensajes de ambos usuarios de forma indefinida.

MD con usuarios externos

Independientemente de la propiedad, cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, los MD se retienen según las reglas de retención de cada organización.

Por ejemplo, la empresa A retiene los MD durante 1 semana y la empresa B los retiene durante 2 años. Vault conservará los MD de los administradores de la empresa A durante 1 semana y los de la empresa B durante 2 años. El chat tiene un período de retención de 30 días que conserva los mensajes durante ese tiempo después de que se borran según una política de retención o eliminación automática. Durante ese período, los mensajes seguirán disponibles en Vault. Una vez que finaliza el período de retención de Chat, el MD ya no está disponible en Vault para ninguna de las empresas.

Nota: La política de retención de la organización propietaria se aplica a las conversaciones en la IU del producto, mientras que la política de cada organización se aplica a los mensajes en Vault. Es posible que los usuarios tengan una visibilidad más prolongada de los mensajes que su administrador, por ejemplo, cuando el usuario de la organización propietaria tiene una política de retención más larga que el administrador invitado. En estos casos, extenderemos la visibilidad de Vault para que coincida, al menos, con la visibilidad del usuario.

Espacios de Chat

Cuando estableces una regla de retención predeterminada o creas una regla de retención personalizada para Chat, Vault solo puede retener mensajes en espacios (incluidas las conversaciones de reuniones) que tengan activado el historial. Las reglas de retención de Chat establecidas para las unidades organizativas no se aplican a los mensajes en los espacios.

Usuarios externos en espacios de Chat

Cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, la conversación se retiene según las reglas de la organización del creador del espacio. Si los usuarios de tu organización participan en espacios que son propiedad de otra organización, esos mensajes no estarán disponibles en Vault para la retención, las conservaciones, la búsqueda o la exportación.

Las reglas de retención de Chat no tienen la opción de borrar definitivamente solo los mensajes que borraron los usuarios. Una regla de retención con vencimiento borra todos los mensajes cuando vence el período de retención.

Google Chat borra automáticamente y de forma permanente las conversaciones vacías e inactivas generadas por el sistema (como las conversaciones de reuniones). Las conversaciones de la reunión pueden ser generadas por el sistema hasta 7 días antes de que se programe el inicio de la reunión.

Las conversaciones generadas por el sistema solo se borran si se cumplen todas estas condiciones:

• El espacio no contiene mensajes generados por el usuario, ya sean visibles o borrados de forma temporal. Se excluyen los mensajes generados por el sistema (p.ej., cuando los usuarios se unen o abandonan la reunión).
• No hay recursos ni tareas fijados.
• No se puede enviar el espacio por correo electrónico. Obtén más información.
• No se registró actividad de usuarios (por ejemplo, envío de mensajes, carga de archivos, cambios de participantes) en la conversación durante los últimos 8 días consecutivos.

  Nota: Esto solo ocurrió después de 30 días en noviembre y principios de diciembre de 2025, pero, desde entonces, se redujo a 8 días. Es posible que veas un aumento repentino en la actividad durante este período, pero debería reducirse significativamente en el futuro.

Esta eliminación de conversaciones generadas por el usuario o por el sistema incluye el nombre de la conversación y la lista de miembros. Este proceso no entra en conflicto con las políticas de retención de mensajes ni las suspensiones legales de Google Vault, ya que solo se aplica a las conversaciones que se confirman que no tienen mensajes.

Los administradores pueden encontrar los registros de eliminación de los registros de auditoría de Chat en la Consola del administrador de Google.

Google Chat borra automáticamente y de forma permanente las conversaciones vacías e inactivas (mensajes directos grupales y espacios). Esto ocurre solo si se cumplen todas las siguientes condiciones:

• El espacio no contiene mensajes generados por el usuario, ya sean visibles o borrados de forma temporal. Se excluyen los mensajes generados por el sistema (por ejemplo, los usuarios que se unen o se van).
• No hay recursos ni tareas fijados.
• No puedes enviar correos electrónicos al espacio. Para obtener más información, consulta Envía correos electrónicos a espacios en Google Chat.
• No se registró actividad de usuarios en la conversación durante los últimos 30 días consecutivos. Por ejemplo, no se enviaron mensajes, no se subieron archivos ni se realizaron cambios en los participantes.
• El espacio no está en proceso de migración.

La eliminación incluye el nombre de la conversación y la lista de miembros. El espacio se pone en un estado de borrado no definitivo durante 60 días. Durante este período, aunque los usuarios no pueden acceder a ella, Google Vault permite que los administradores con licencia recuperen información. Al final de los 60 días, el espacio se borra de forma permanente. Este proceso no entra en conflicto con las políticas de retención de mensajes ni las suspensiones legales de Google Vault, ya que solo se aplica a las conversaciones que se confirman que no tienen mensajes.

Si usas el modo de migración para migrar mensajes a Chat, todos los espacios deben migrarse en un plazo de 90 días.

Los espacios en modo de migración tienen un plazo estricto de 90 días para el lanzamiento, durante el cual una app de migración debe importar todo el contenido al espacio y salir del modo de migración. Si un espacio no sale del modo de migración antes del día 90, se borrará automáticamente del almacenamiento. Después de que un espacio deje el modo de migración, se aplicarán las reglas de retención estándar de Vault.