使用保管箱保留 Google Chat 訊息

隨著 Chat 在 Meet 中推出，Google Chat 最早會在會議開始前 7 天，建立一系列會議對話。這些會議對話會顯示在管理員的聊天室管理工具、稽核記錄和報表中。請注意，任何未使用的會議對話，都會在建立日期起 8 天內自動刪除。

注意：更多更新將在接下來幾個月內推出。

保管箱

啟用常設會議即時通訊功能後，會議對話會以 Chat 聊天室的形式儲存，並適用組織的 Google Chat 資料保留政策和資料遺失防護 (DLP) 規則。不過，針對匿名使用者的資料遺失防護規則，不適用於會議對話。

會議層級的主辦人設定

如果會議主辦人關閉會議即時通訊留存功能，會還原為舊版模式。這表示會議結束後，相關訊息不會儲存在 Google Chat，也不適用組織的資料保留政策。詳情請參閱「如何透過 Google Meet 使用 Chat」。

• 管理員設定：目前無法對全網域關閉會議對話功能。請注意，這項功能仍在開發中。
• 管理控制台：外部使用者、臨時加入者和匿名使用者在會議對話中的活動，也會納入記錄事件報表。

會議對話會開始顯示在管理員聊天室管理工具和報表的聊天室部分。這些對話是由系統產生，因此無論是否使用，所有會議對話都能透過稽核記錄查看。在 Google 管理控制台中，依序前往「報表」「稽核與調查」「即時通訊記錄事件」，即可查看這些記錄。

隨著會議留存功能推出，您可能會發現回報的聊天室用量增加。

由於會議對話現在是由系統建立的 Chat 聊天室，您會發現管理控制台的四個特定區域有所變更。這是正常情況。

應用程式報告

應用程式報告資料位於「報告」「應用程式報告」「Google Chat」之下。

您可能會發現 Chat 報告圖表中的「建立的聊天室數」指標有所增加。這是因為系統會在預定會議開始前 7 天自動建立聊天室。但這不一定表示使用者活動增加。

聊天室管理工具

您可以依序前往「應用程式」「Google Workspace」「Google Chat 設定」「管理聊天室」，然後使用聊天室管理工具查看會議對話。

這些聊天室的管理方式與其他 Chat 聊天室相同，但未使用的聊天室會自動刪除。詳情請參閱下方的「自動刪除會議 Chat 對話」。

注意：我們正研究如何在日後的更新中，將系統建立的對話分開顯示，減少這個檢視畫面的雜亂情況。

稽核與調查

建立這類聊天室時，Chat 稽核記錄中會產生「已建立聊天室」事件。

建立這類聊天室時，Chat 稽核記錄中會產生「已建立聊天室」事件。這些記錄位於「報表」「稽核與調查」「Chat 記錄事件」下方。

注意：雖然這些聊天室是由系統產生，但稽核記錄中的「執行者」欄位會列出會議發起人。這表示聊天室是為該使用者準備的。

保管箱和匯出

如果發起全網域資料匯出作業時，會議即時通訊留存功能處於啟用狀態，系統可能會建立額外的聊天室，導致聊天室數量增加。

預設資料保留規則的適用範圍，涵蓋貴組織所有的即時訊息、群組訊息、會議對話和 Chat 聊天室。

自訂資料保留規則可用於不同的訊息組合：

如果一則訊息同時適用多項自訂保留規則，系統會根據最晚到期的自訂規則來保留訊息。

如果您想利用自訂保留規則來保留所有訊息 (包括即時訊息、群組訊息和聊天室中的訊息)，那麼至少要建立兩項規則：一項是適用於所有 Chat 聊天室訊息和部分群組對話的規則，另一項則是套用至頂層組織單位，適用於即時訊息和群組訊息的規則。

進一步瞭解群組訊息和聊天室的差異。

注意：有別於 Gmail 和 Google 網路論壇的資料保留規則，您無法利用字詞將 Chat 資料保留規則的適用目標限定在與特定帳戶相關的訊息，或是含有特定關鍵字的訊息。

即時訊息

1 對 1 即時訊息 (DM) 的擁有者，是建立對話的即時通訊成員所屬組織。對話建立者通常是發送第一則訊息的使用者，但也可能是其他人。

如果即時通訊參與者屬於同一組織，但適用不同的資料保留規則，系統會套用保留期限較長的規則。舉例來說，假設參與者 1 所屬的機構單位對即時訊息設有 7 天後刪除的資料保留規則，參與者 2 所屬的機構單位則設有無限期保留即時訊息的規則。在這種情況下，兩位出席者都能無限期存取這些訊息；在保管箱中搜尋其中任一人，也會顯示兩人的所有對話。

與外部使用者互相傳送的即時訊息

無論擁有者是誰，如果參與者分屬不同組織，保管箱會分別依據各組織的資料保留規則來保留即時訊息。

舉例來說，A 公司的即時訊息保留時間為 1 週，B 公司則為 2 年，保管箱會將 A 公司管理員的即時訊息保留 1 週，B 公司管理員則為 2 年，不過，Chat 設有 30 天的保留期限，可在資料保留或自動刪除政策刪除訊息後，仍會將這些資料保留 30 天。在此期間，這些訊息仍可透過保管箱存取。Chat 保留期限屆滿後，這兩家公司的保管箱就不會再保留這些即時訊息。

注意：擁有者機構的資料保留政策會套用至產品 UI 中的對話，各機構的政策則會套用至保管箱中的訊息。有時使用者的訊息保留時間可能會比管理員更長，例如，擁有者組織的政策或許會為使用者設定長於訪客管理員的資料保留期限。如果是這種情況，我們會將保管箱瀏覽權限擴大到至少與使用者瀏覽權限相同的程度。

Chat 聊天室

如果您設定 Chat 的預設資料保留規則，或是建立 Chat 的自訂資料保留規則，保管箱就只會針對已開啟記錄功能的聊天室 (包括會議對話) 保留訊息。不過，專門為機構單位設定的 Chat 資料保留規則並不適用於聊天室訊息。

Chat 聊天室中的外部使用者

如果參與者隸屬不同機構，保管箱會根據聊天室建立者所屬機構的規則來保留對話。如果貴機構使用者在其他機構擁有的聊天室中參與對話，這類訊息就無法透過保管箱保留、搜尋、匯出或設定訴訟保留。

Chat 資料保留規則並不能單獨清除使用者刪除的訊息。如果資料保留規則設有期限，系統就會在期限屆滿時清除所有訊息。

系統產生的對話 (例如會議對話) 若有空白和閒置情形，會由 Google Chat 自動永久刪除。系統可能會在預定會議開始前 7 天 (最多)，產生會議對話。

我們只會在符合下列所有條件時，刪除系統產生的對話：

• 聊天室不含任何使用者產生的訊息，無論此類訊息是否可見或遭虛刪除。系統產生的訊息 (例如使用者加入或離開) 不會計入。
• 沒有置頂的資源或工作。
• 聊天室內容無法透過電子郵件傳送。瞭解詳情。
• 過去 8 天內，對話中沒有任何使用者活動 (例如傳送訊息、上傳檔案、變更出席者)。

  注意：這項限制在 2025 年 11 月至 12 月初期間為 30 天，之後已調整為 8 天。這段時間的活動量可能會顯著增加，但之後應該會大幅減少。

刪除使用者或系統產生的對話時，也會一併刪除對話名稱和成員名單。這項程序只適用於已確認沒有訊息的對話，因此不會與 Google 保管箱的訊息資料保留政策或訴訟保留規定發生衝突。

管理員可以在 Google 管理控制台中，查看 Chat 稽核記錄的刪除記錄。

如果對話 (群組即時訊息和聊天室) 為空白或閒置，Google Chat 會自動永久刪除。只有在符合下列所有條件時，才會發生這種情況：

• 聊天室不含任何使用者產生的訊息，無論此類訊息是否可見或遭虛刪除。系統產生的訊息 (例如使用者加入或離開) 不會納入計算。
• 沒有置頂的資源或工作。
• 您無法傳送電子郵件至聊天室。詳情請參閱「傳送電子郵件至 Google Chat 聊天室」。
• 過去 30 天內，對話中沒有任何使用者活動，例如沒有傳送訊息、上傳檔案或變更出席者。
• 聊天室未處於遷移狀態。

刪除對話時，也會一併刪除對話名稱和成員名單。聊天室會進入虛刪除狀態，並維持 60 天。在這段期間，雖然使用者無法存取該聊天室，但已獲授權的管理員可透過 Google 保管箱擷取資訊。60 天後，聊天室會永久清除。這項程序只適用於已確認沒有訊息的對話，因此不會與 Google 保管箱的訊息資料保留政策或訴訟保留規定發生衝突。

如果您使用遷移模式將訊息遷移至 Chat，所有聊天室都必須在 90 天內完成遷移。

遷移模式中的聊天室有嚴格的 90 天存留時間。遷移應用程式必須在這段期間將所有內容匯入聊天室，並讓聊天室退出遷移模式。如果聊天室在 90 天後仍處於遷移模式，就會自動從儲存空間清除。退出遷移模式後，系統會為聊天室套用標準保管箱資料保留規則。