الاحتفاظ برسائل Google Chat باستخدام Vault

مع إطلاق "Chat في Meet"، سينشئ Google Chat سلسلة من محادثات الاجتماعات قبل ما يصل إلى 7 أيام من الاجتماع. ستظهر هذه الاجتماعات في أداة إدارة المساحات وسجلّات التدقيق والتقارير في مساحة المشرف. يُرجى العِلم أنّه سيتم حذف أي محادثة غير مستخدَمة في الاجتماع تلقائيًا في غضون 8 أيام من تاريخ إنشائها.

ملاحظة: سنطرح المزيد من التحديثات في الأشهر القليلة المقبلة.

Vault

عند تفعيل ميزة مواصلة محادثة الاجتماع، يتم حفظ محادثات الاجتماع كمساحات في Chat. تخضع هذه المحادثات أيضًا لسياسات الاحتفاظ بالبيانات وقواعد "منع فقدان البيانات" (DLP) في Google Chat التي أعدّتها مؤسستك. لا تنطبق قواعد "منع فقدان البيانات" للمستخدمين المجهولين على محادثات الاجتماعات.

إعدادات المضيف على مستوى الاجتماع

إذا أوقف مضيف الاجتماع ميزة مواصلة محادثة الاجتماع، ستعود رسائل الاجتماع إلى التجربة القديمة. لا يتم حفظ الرسائل في Google Chat ولا تخضع لسياسات الاحتفاظ بالبيانات في مؤسستك. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة كيفية استخدام Chat مع Google Meet.

• إعدادات المشرف: لا يمكنك حاليًا إيقاف ميزة "محادثات الاجتماع" لنطاقك بالكامل. يُرجى العِلم أنّ هذه الميزة قيد التطوير.
• وحدة تحكّم المشرف: يتم تضمين نشاط المستخدمين الخارجيين والمستخدمين الذين ينضمون إلى المحادثة بشكل عشوائي والمستخدمين المجهولين في محادثات الاجتماعات في تقارير أحداث السجلّ.

ستبدأ محادثات الاجتماعات بالظهور في قسم المساحات في "إدارة المساحات" و"إعداد التقارير" في "وحدة تحكّم المشرف". يتم إنشاء محادثات الاجتماعات تلقائيًا، لذا تتوفّر جميع محادثات الاجتماعات من خلال سجلّات التدقيق سواء تم استخدامها أم لا. يمكنك العثور على هذه السجلات في "وحدة تحكّم المشرف في Google" ضمن إعداد التقارير التدقيق والتحقيق أحداث سجلّ Chat.

في إطار إطلاق الاجتماعات المتواصلة، قد تلاحظ زيادة في استخدام المساحة المُبلَغ عنه.

بما أنّ "محادثات الاجتماعات" هي مساحات Chat فعلية أنشأها النظام، ستلاحظ تغييرات في أربعة أقسام محدّدة من "وحدة تحكّم المشرف". هذا النشاط هو سلوك متوقّع.

تقارير التطبيقات

يمكن العثور على بيانات تقرير التطبيقات ضمن التقارير تقارير التطبيقات Google Chat.

قد تلاحظ زيادة في مقياس المساحات التي تم إنشاؤها ضمن الرسم البياني لتقارير Chat. تعكس هذه الزيادة إنشاء النظام تلقائيًا لمساحات قبل 7 أيام من الاجتماعات المُجدوَلة. ولا يشير ذلك بالضرورة إلى زيادة نشاط المستخدمين اليدوي.

أداة إدارة المساحة

يمكن الوصول إلى محادثات الاجتماع في "أداة إدارة المساحة" ضمن التطبيقات Google Workspace إعدادات Google Chat إدارة المساحات.

تتم إدارة هذه المساحات مثل أي مساحات أخرى في Chat، ولكن سيتم حذفها تلقائيًا في حال عدم استخدامها. لمزيد من المعلومات، يُرجى الاطّلاع على قسم "حذف محادثات Chat في الاجتماع تلقائيًا" أدناه.

ملاحظة: نعمل على فصل المحادثات التي أنشأها النظام في تحديث مستقبلي للحدّ من الازدحام في طريقة العرض هذه.

التدقيق والتحقيق

يؤدي إنشاء هذه المساحات إلى إنشاء أحداث "تم إنشاء غرفة" في سجلات تدقيق Chat.

يؤدي إنشاء هذه المساحات إلى إنشاء أحداث تم إنشاء غرفة في سجلات تدقيق Chat. يمكن العثور عليها ضمن إعداد التقارير التدقيق والتحقيق أحداث سجلّ Chat.

ملاحظة: على الرغم من أنّ هذه المساحات يتم إنشاؤها تلقائيًا، سيعرض الحقل "المُنفَّذ" في سجلّ التدقيق منظّم الاجتماع. تشير هذه السمة إلى المستخدم الذي تم إعداد المساحة نيابةً عنه.

‫Vault وتصدير

إذا بدأت عملية تصدير بيانات على مستوى النطاق مع تفعيل ميزة المحادثات المتواصلة في الاجتماعات، قد تلاحظ زيادة في حجم المساحة بسبب إضافة مساحات من إنشاء النظام.

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية ومحادثات الاجتماعات ومساحات Chat في مؤسستك.

يمكن أن تنطبق قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على مجموعات مختلفة من الرسائل:

وإذا انطبقت أكثر من قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات على رسالة، يتم الاحتفاظ بالرسالة وفقًا للقاعدة المخصصة ذات تاريخ انتهاء الصلاحية الأبعد.

للاحتفاظ بكل الرسائل (الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية والرسائل في المساحات) باستخدام القواعد المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات، عليك إنشاء قاعدتين على الأقل. يمكنك إنشاء قاعدة واحدة لجميع مساحات Chat لتغطية الرسائل في المساحات وبعض المحادثات الجماعية، وإنشاء قاعدة أخرى للوحدة التنظيمية العليا لتغطية الرسائل المباشرة والرسائل الجماعية.

تعرَّف على المزيد من المعلومات عن أوجه الاختلاف بين الرسائل الجماعية والمساحات.

ملاحظة: على عكس قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail و"مجموعات Google"، لا يمكنك استخدام العبارات لاستهداف قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat للرسائل المرتبطة بحسابات محددة أو تحتوي على كلمات رئيسية محدّدة.

الرسائل المباشرة

تعود ملكية الرسائل المباشرة بين شخصَين إلى مؤسسة المشارك الذي أنشأ المحادثة. ويكون هذا الشخص غالبًا، ولكن ليس بالضرورة، هو الذي يرسل الرسالة الأولى.

عندما يكون المشاركون في المحادثة من نفس المؤسسة ولكنهم يخضعون لقواعد مختلفة للاحتفاظ بالبيانات، يتم تطبيق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات الأطول. على سبيل المثال، ينتمي المشارك 1 إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات تُفيد بإزالة الرسائل المباشرة نهائيًا بعد 7 أيام، ويُجري هذا المستخدم محادثة مع المشارك 2 الذي ينتمي إلى وحدة تنظيمية خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات غير محدَّدة المدة للرسائل المباشرة. سيتمكّن كلا المشاركَين من الوصول إلى الرسائل المباشرة إلى مدة غير محددة، وسيؤدي البحث في Vault عن أي من المشاركَين إلى عرض الرسائل لكلا المستخدمَين إلى أجل غير مسمى.

الرسائل المباشرة مع مستخدمين خارجيين

بغض النظر عن الملكية، عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ بالرسائل المباشرة وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات لكل مؤسسة.

مثلاً، تحتفظ الشركة (أ) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة أسبوع واحد وتحتفظ الشركة (ب) ببيانات الرسائل المباشرة لمدة عامين. ستحتفظ أداة Vault ببيانات الرسائل المباشرة لمشرفي الشركة (أ) لمدة أسبوع واحد، وتحتفظ ببيانات الرسائل المباشرة لمشرفي الشركة (ب) لمدة عامين. يتضمن تطبيق Chat فترة احتفاظ بالبيانات لمدة 30 يومًا للاحتفاظ بالرسائل لمدة 30 يومًا بعد حذفها بموجب سياسة الاحتفاظ بالبيانات أو سياسة الحذف التلقائي. وخلال هذه الفترة، ستظل الرسائل متوفرة على Vault. وبعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات في Chat، لن تتوفر الرسالة المباشرة في Vault لأي من الشركتين.

ملاحظة: تُطبَّق سياسة الاحتفاظ بالبيانات للمؤسسة المالكة على المحادثات في واجهة مستخدم المنتج، بينما تُطبَّق السياسة لكل مؤسسة على الرسائل في Vault. قد تكون هناك حالات يكون فيها بإمكان المستخدمين الاطّلاع على الرسائل لفترة أطول من المشرف، مثل الحالات التي يكون فيها لدى مستخدم المؤسسة المالكة سياسة احتفاظ بالبيانات أطول من المشرف الضيف. في هذه الحالات، سنوسّع نطاق إمكانية الوصول إلى Vault لمطابقة إمكانية وصول المستخدم على الأقل.

مساحات Chat

عند إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات أو إنشاء قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات في Chat، يمكن لأداة Vault الاحتفاظ بالرسائل في المساحات فقط (بما في ذلك محادثات الاجتماعات) التي تم تفعيل السجلّ فيها. ولا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat التي تم ضبطها للوحدات التنظيمية على رسائل المساحات.

المستخدمون الخارجيون في مساحات Chat

عندما ينتمي المشاركون إلى مؤسسات مختلفة، يتم الاحتفاظ ببيانات المحادثات وفقًا لقواعد مؤسسة منشئ المساحة. إذا شارك المستخدمون في مؤسستك في مساحات مملوكة لمؤسسة أخرى، لن تكون هذه الرسائل متاحة على Vault للاحتفاظ ببياناتها أو تجميد بياناتها أو البحث فيها أو تصديرها.

لا تتضمّن قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat خيار إزالة الرسائل التي حذفها المستخدمون فقط نهائيًا. تزيل قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي انتهت فترة صلاحيتها جميع الرسائل نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات.

يحذف Google Chat تلقائيًا وبشكل نهائي المحادثات الفارغة وغير النشطة التي ينشئها النظام (مثل محادثات الاجتماعات). قد يتم إنشاء محادثات الاجتماع تلقائيًا قبل 7 أيام من الموعد المُجدوَل لبدء الاجتماع.

يتم حذف المحادثات التي ينشئها النظام فقط في حال استيفاء جميع الشروط التالية:

• لا تحتوي المساحة على أي رسائل من إنشاء المستخدمين، سواء كانت مرئية أو محذوفة أوليًا. وتُستبعد الرسائل التي أنشأها النظام (على سبيل المثال، انضمام المستخدمين أو مغادرتهم).
• لا تتضمّن المحادثة أي مراجع أو مهام مثبّتة.
• لا يمكن إرسال رسالة إلكترونية إلى المساحة. مزيد من المعلومات
• لم يتم تسجيل أي نشاط للمستخدم (مثل إرسال الرسائل أو تحميل الملفات أو تغيير المشاركين) في المحادثة خلال آخر 8 أيام متتالية.

  ملاحظة: حدث ذلك فقط بعد 30 يومًا في نوفمبر وأوائل ديسمبر 2025، ولكن تم تقليل المدة منذ ذلك الحين إلى 8 أيام. قد تلاحظ ارتفاعًا في النشاط خلال هذه المدة، ولكن من المفترض أن ينخفض بشكل كبير في المستقبل.

يشمل حذف المحادثات التي أنشأها المستخدم أو أنشأها النظام اسم المحادثة وقائمة الأعضاء. لا تتعارض هذه العملية مع سياسات الاحتفاظ بالرسائل أو عمليات التجميد القانوني في Google Vault، لأنّها تنطبق فقط على المحادثات التي تم التأكّد من عدم احتوائها على أي رسائل.

يمكن للمشرفين العثور على سجلّات الحذف الخاصة بسجلّات تدقيق Chat في وحدة تحكّم المشرف في Google.

يحذف Google Chat تلقائيًا وبشكل نهائي المحادثات الفارغة وغير النشطة (الرسائل المباشرة الجماعية والمساحات). لا يحدث ذلك إلا في حال استيفاء جميع الشروط التالية:

• لا تحتوي المساحة على أي رسائل من إنشاء المستخدمين، سواء كانت مرئية أو محذوفة أوليًا. وتُستبعد الرسائل التي أنشأها النظام (على سبيل المثال، انضمام المستخدمين أو مغادرتهم).
• كما لا تتضمّن المحادثة أي مراجع أو مهام مثبّتة.
• لا يمكنك إرسال رسالة إلكترونية إلى المساحة. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة إرسال رسائل إلكترونية إلى مساحة في Google Chat.
• لم يتم تسجيل أي نشاط للمستخدم في المحادثة خلال آخر 30 يومًا متتالية. على سبيل المثال، لم يتم إرسال أي رسائل أو تحميل أي ملفات أو إجراء أي تغييرات على المشاركين.
• المساحة لا تندرج ضمن النقل.

يشمل الحذف اسم المحادثة وقائمة الأعضاء. توضع المساحة في حالة حذف أولي لمدة 60 يومًا. خلال هذه الفترة، وعلى الرغم من أنّه لا يمكن للمستخدمين الوصول إلى المعلومات، تتيح أداة Google Vault للمشرفين المرخَّص لهم استردادها. في نهاية فترة الـ 60 يومًا، يتم إفراغ المساحة نهائيًا. لا تتعارض هذه العملية مع سياسات الاحتفاظ بالرسائل أو عمليات التجميد القانوني في Google Vault، لأنّها تنطبق فقط على المحادثات التي تم التأكّد من عدم احتوائها على أي رسائل.

إذا كنت تستخدم وضع نقل البيانات لنقل الرسائل إلى Chat، يجب نقل جميع المساحات في غضون 90 يومًا.

تطبَّق مهلة تشغيل دقيقة على المساحات في وضع نقل البيانات تبلغ 90 يومًا، وخلال هذه الفترة يجب أن يستورد تطبيق نقل البيانات كل المحتوى إلى المساحة ويخرج من وضع نقل البيانات. إذا لم تخرج المساحة من وضع نقل البيانات بعد 90 يومًا، ستُزال بياناتها تلقائيًا من مساحة التخزين. بعد خروج مساحة من وضع نقل البيانات، سيتم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات العادية في Vault.