שמירת נתונים של Google Meet באמצעות Vault

כחלק מתוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן תוצרי הפגישה והיומנים של Google Meet יישמרו ב-Google Vault. אתם יכולים להשתמש בכללי שמירה כדי להגדיר כמה זמן לשמור את הנתונים ב-Meet ומתי למחוק אותם, אם בכלל.

כברירת מחדל, הנתונים של Meet כפופים לכללי השמירה של Google Drive כי הקבצים מאוחסנים ב-Drive. כדי לנהל את השמירה של נתוני Meet בנפרד מפריטים אחרים ב-Drive, אתם יכולים להגדיר כללי שמירה ספציפיים ל-Meet. הכללים האלה לא נכנסים לתוקף עד שמפעילים את כללי השמירה של Meet בהגדרות השמירה ב-Vault.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על Meet ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו סוגים של נתונים ב-Meet נתמכים ב-Vault.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית ב-Meet

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בוחרים בשירות Meet ולוחצים על המשך.

4. בוחרים ישות:

   • יחידה ארגונית: החלת הכלל על יחידה ארגונית ספציפית:

     1. לוחצים על השדה ובוחרים יחידה ארגונית.

     2. (אופציונלי) כדי להחיל את הכלל על תיקיות אחסון שיתופי שחשבונות ביחידה הארגונית שנבחרה חברים בהן, מפעילים את האפשרות כולל פריטים מתיקיות אחסון שיתופי.

        הערה: ההגדרה הזו תשפיע רק אם תקופת השמירה החדשה של היחידה הארגונית ארוכה יותר מתקופת השמירה הקיימת שהוגדרה לאחסון השיתופי. אפשר רק להאריך את תקופת השמירה. אי אפשר לקצר אותו. למרכז העזרה של Vault

   • כל תיקיות האחסון השיתופי: החלת הכלל על כל תיקיות האחסון השיתופי בארגון.

   • תיקיות אחסון שיתופי מסוימות: החלת הכלל על תיקיית אחסון שיתופי שמשותפת עם חשבון ספציפי.

     1. לוחצים על הוספת תיקיות אחסון שיתופי.
     2. מזינים חשבון אחד או יותר ולוחצים על חיפוש.
     3. בוחרים תיקיית אחסון שיתופי אחת או יותר.
     4. לוחצים על הוספה.

5. לוחצים על המשך.

6. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:

   • כדי לשמור לתמיד את הקבצים שהכלל הזה חל עליהם, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מסוים:
     1. בוחרים באפשרות תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, מ-1 עד 36,500.
     3. בוחרים מתי תתחיל תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך בתווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שהוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שכבר נמחקו לתמיד יימחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות פריטים פגי תוקף שהוסרו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים בתיקיות Drive של המשתמשים, כולל פריטים שלא נמחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שפג תוקפם, כולל פריטים בתיקיות Drive של המשתמשים. גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו עשויים להימחק לצמיתות. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

7. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק באופן סופי גם נתונים שנמחקו וגם נתונים בתיקיות Drive של המשתמשים.

     אזהרה: אם הפעלתם כללים ייעודיים ל-Meet, כשאתם יוצרים כלל, Vault מאפשר ל-Meet למחוק באופן מיידי נתונים שחורגים מתקופת השמירה. יכול להיות שהקבצים האלה כוללים נתונים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתוודאו שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

8. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Meet

כשהוא מופעל, כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Meet חל על כל הנתונים ב-Meet שלא חל עליהם כלל מותאם אישית או החזקה לצורך משפטי, כולל הקלטות בתיקיות "האחסון שלי" ובתיקיות אחסון שיתופי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת המחדל לשמירה.
3. לוחצים על Meet .
4. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לתמיד את הקבצים שהכלל הזה חל עליהם, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מסוים:
     1. בוחרים באפשרות תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, מ-1 עד 36,500.
     3. בוחרים מתי תתחיל תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך בתווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שהוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שכבר נמחקו לתמיד יימחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות פריטים פגי תוקף שהוסרו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים בתיקיות Drive של המשתמשים, כולל פריטים שלא נמחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שפג תוקפם, כולל פריטים בתיקיות Drive של המשתמשים. גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו עשויים להימחק לצמיתות. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

5. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק באופן סופי רק את הנתונים שהמשתמשים מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות גם נתונים שנמחקו וגם נתונים בתיקיות Drive של המשתמשים.

     אזהרה: אם הפעלתם כללים ייעודיים ל-Meet, ברגע שתשמרו את הכלל, Vault יאפשר ל-Meet למחוק באופן סופי נתונים שחורגים מתקופת השמירה. הנתונים האלה עשויים לכלול קבצים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתוודאו שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

6. לוחצים על שמירה. ב-Vault תתבקשו לאשר שאתם מבינים את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.

   הערה: שיחות ב-Meet שמשתמשים בהן בצ'אט מתמשך נחשבות למרחבים משותפים ב-Chat, וחלה עליהן המדיניות של Chat. פרטים נוספים זמינים במאמר שמירת הודעות צ'אט ב-Google Chat באמצעות Vault.

(אופציונלי) הפעלת כללי שמירה ייעודיים ל-Meet

ההקלטות ב-Meet נשמרות לפי כללי השמירה של Drive עד שמשנים את ההגדרות ב-Vault ומפעילים את כללי השמירה של Meet.

כדי להחיל את כללי השמירה של Meet על ההקלטות והיומנים המשויכים של Meet במקום את כללי השמירה של Drive:

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה הגדרות.
3. ליד Meet, בוחרים באפשרות נשמר על ידי כלל Meet.
4. לוחצים על שמירה.