Cómo retener datos de Google Meet con Vault

Como parte del plan de administración de la información de tu organización, puedes controlar por cuánto tiempo Google Vault conserva los registros y las grabaciones de Google Meet. Usa reglas de retención para establecer cuánto tiempo se conservarán los datos de Meet y cuándo se borrarán, si es que se borran.

De forma predeterminada, los datos de Meet están sujetos a las reglas de retención de Google Drive porque los archivos se almacenan en Drive. Para administrar la retención de los datos de Meet por separado de otros elementos de Drive, puedes establecer reglas de retención específicas de Meet. Estas reglas no entrarán en vigencia hasta que habilites las reglas de retención de Meet en la configuración de retención de Vault.

Para conservar los datos que coinciden con condiciones específicas durante un período determinado, crea una regla de retención personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un período determinado, crea una regla de retención predeterminada.

Información importante sobre Meet y la retención

Antes de establecer reglas de retención, te recomendamos que leas sobre cómo funciona la retención y revises los datos de Meet admitidos en Vault.

Cómo establecer una regla de retención personalizada para Meet

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Retención Reglas personalizadas Crear.
3. En el servicio, selecciona Meet y, luego, haz clic en Continuar.
4. Elige una entidad:
   • Unidad organizativa: Aplica la regla a una unidad organizativa específica:
     1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
     2. (Opcional) Para aplicar la regla a las unidades compartidas de las que son miembros las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita Incluir resultados de unidades compartidas.
   • Todas las unidades compartidas: Aplica la regla a todas las unidades compartidas de tu organización.
   • Unidades compartidas específicas: Aplica la regla a una unidad compartida con una cuenta específica.
     1. Haz clic en Agregar unidades compartidas.
     2. Ingresa una o más cuentas y haz clic en Buscar.
     3. Selecciona una o más unidades compartidas.
     4. Haga clic en Agregar.
5. Haz clic en Continuar.
6. Elige cuánto tiempo conservar los archivos:
   • Para conservar de forma permanente los archivos cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para purgar archivos después de un período determinado, haz lo siguiente:
     1. Selecciona Período de retención.
     2. Ingresa la cantidad de días del período de retención, entre 1 y 36,500.
     3. Selecciona cuándo debe comenzar el período de retención del archivo:
        1. Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
        2. Para iniciar la retención según la condición del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego, selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha.
     4. Selecciona qué hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
        • Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se hayan quitado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos. Elige esta opción para borrar definitivamente solo los archivos que ya se hayan quitado de la papelera de los usuarios.
        • Borrar definitivamente todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan borrado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los que se encuentran en las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se borren definitivamente ciertos elementos que los usuarios esperan conservar. Elige esta opción para borrar definitivamente todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado.

7. Si estableces una duración, elige qué hacer con los datos después de que finalice el período de retención:

   • Para purgar solo los datos que borraron los usuarios, elige la primera opción.

   • Para borrar definitivamente todos los datos, elige la segunda opción. Con esta regla, se pueden borrar definitivamente los datos borrados y los datos de las unidades de los usuarios.

     Advertencia: Si habilitaste reglas específicas de Meet, Vault permite de inmediato que Meet borre definitivamente los datos que superen la duración de retención cuando crees una regla. Estos archivos pueden incluir datos que los usuarios esperan conservar. No continúes con el siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.

8. Haz clic en Crear. Si estableces un período de retención, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Cómo establecer la regla de retención predeterminada para Meet

Cuando está activada, la regla de retención predeterminada de Meet se aplica a todos los datos de Meet que no están cubiertos por una regla personalizada o una retención, incluidas las grabaciones en Mi unidad y en las unidades compartidas.

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas de retención predeterminadas.
3. Haz clic en Meet .
4. Elige cuánto tiempo conservar los archivos:
   • Para conservar de forma permanente los archivos cubiertos por esta regla, selecciona Indefinidamente.
   • Para purgar archivos después de un período determinado, haz lo siguiente:
     1. Selecciona Período de retención.
     2. Ingresa la cantidad de días del período de retención, entre 1 y 36,500.
     3. Selecciona cuándo debe comenzar el período de retención del archivo:
        1. Para iniciar la retención en función de un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de traslado a la papelera.
        2. Para iniciar la retención según la condición del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del período de retención selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. Luego, selecciona un campo de fecha. El período de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha.
     4. Selecciona qué hacer con los archivos cuando finalice el período de retención:
        • Borrar definitivamente solo los elementos que se hayan eliminado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente los elementos vencidos que se hayan quitado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan poder conservarlos. Elige esta opción para borrar definitivamente solo los archivos que ya se hayan quitado de la papelera de los usuarios.
        • Borrar definitivamente todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan borrado de forma permanente: Esta opción borra definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los que se encuentran en las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se borren definitivamente ciertos elementos que los usuarios esperan conservar. Elige esta opción para borrar definitivamente todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado.

5. Si estableces una duración, elige qué hacer con los datos después de que finalice el período de retención:

   • Para purgar solo los datos que borraron los usuarios, elige la primera opción.

   • Para borrar definitivamente todos los datos, elige la segunda opción. Con esta regla, se pueden borrar definitivamente los datos borrados y los datos de las unidades de los usuarios.

     Advertencia: Si habilitaste reglas específicas de Meet, Vault permite de inmediato que Meet borre definitivamente los datos que superen la duración de retención cuando guardes la regla. Estos datos pueden incluir archivos que los usuarios esperan conservar. No continúes con el siguiente paso hasta que te asegures de que la regla esté configurada correctamente.

6. Haz clic en Guardar. Vault te pide que confirmes que comprendes los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.

   Nota: Las conversaciones de Meet que usan el chat continuo se consideran espacios de Chat y están sujetas a las políticas de Chat. Para obtener más información, consulta Cómo retener mensajes de Google Chat con Vault.

(Opcional) Habilita reglas de retención específicas para Meet

Las grabaciones de Meet se conservan según las reglas de retención de Drive hasta que cambias la configuración de Vault y habilitas las reglas de retención de Meet.

Para aplicar las reglas de retención de Meet a las grabaciones de Meet y a los registros asociados en lugar de las reglas de retención de Drive, haz lo siguiente:

1. Accede a vault.google.com.
2. Haz clic en Conservación Configuración.
3. Junto a Meet, selecciona Regla de retención de Meet.
4. Haz clic en Guardar.