الاحتفاظ ببيانات Google Meet باستخدام Vault

كجزء من خطة إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكّم في مدة الاحتفاظ بتسجيلات Google Meet وسجلّات الاجتماع في Google Vault. يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لتحديد مدة الاحتفاظ ببيانات Meet ومتى يتم حذفها، إذا أردت.

تخضع بيانات Meet تلقائيًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Google Drive بسبب تخزين الملفات في Drive. لإدارة الاحتفاظ ببيانات Meet بشكل منفصل عن الملفات الأخرى في Drive، يمكنك ضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بتطبيق Meet. لا يتم تفعيل هذه القواعد حتى يتم تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet ضمن إعدادات الاحتفاظ بالبيانات في Vault.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة حول Meet والاحتفاظ بالبيانات

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة بيانات Meet المتوفرة في Vault.

إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Meet

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات القواعد المخصّصة إنشاء.
3. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Meet، ثم انقر على متابعة.

4. اختَر مؤسسةً:

   • الوحدة التنظيمية: طبِّق القاعدة على وحدة تنظيمية مُحدَّدة:

     1. انقر على الحقل، ثم اختر وحدة تنظيمية.

     2. (اختياري) لتطبيق القاعدة على مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تكون الحسابات في الوحدة التنظيمية المحدّدة أعضاءً فيها، فعِّل تضمين الملفات من مساحات التخزين السحابي المشتركة.

        ملاحظة: لن يؤثر هذا الإعداد إلا إذا كانت فترة الاحتفاظ بالبيانات الجديدة للوحدة التنظيمية أطول من فترة الاحتفاظ بالبيانات الحالية المحدّدة لمساحة التخزين السحابي المشتركة. يمكنك تمديد فترة الاحتفاظ بالبيانات فقط. لا يمكنك تقصيرها. انتقِل إلى مساعدة Vault.

   • جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة: طبِّق القاعدة على جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة في المؤسسة.

   • مساحات تخزين سحابي مشتركة محدّدة: طبِّق القاعدة على مساحة تخزين سحابي مشتركة مع حساب محدّد.

     1. انقر على إضافة مساحات تخزين سحابي مشتركة.
     2. أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر، ثم انقر على بحث.
     3. اختَر مساحة تخزين سحابي مشتركة واحدة أو أكثر.
     4. انقر على إضافة.

5. انقر على متابعة.

6. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:

   • للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لإزالة الملفات نهائيًا بعد فترة زمنية محدّدة، اتّبِع الخطوات التالية:
     1. اختَر فترة الاحتفاظ بالبيانات.
     2. أدخِل عدد الأيام لفترة الاحتفاظ، من 1 إلى 36,500 يوم.
     3. اختَر وقت بدء فترة الاحتفاظ بالملف:
        1. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر تاريخ الإنشاء أو تاريخ التعديل أو تاريخ النقل إلى المهملات.
        2. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى شرط حقل تاريخ تصنيف Drive (راجع الخطوة 6)، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر ضبط التاريخ في حقل تاريخ التصنيف. وبعد ذلك، اختَر حقل التاريخ. تبدأ فترة الاحتفاظ بأحد الملفات من قيمة حقل هذا التاريخ.
     4. اختَر الإجراء الذي تريد اتّخاذه بشأن الملفات عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
        • إزالة الملفات المحذوفة نهائيًا فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للملفات المنتهية صلاحيتها والتي تم إفراغها من مجلد "المهملات". ولا يملك المستخدمون حق الوصول إليها، ولا يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة الملفات التي تم إفراغها من "المهملات" للمستخدمين فقط نهائيًا، حدِّد هذا الخيار.
        • إزالة جميع الملفات نهائيًا من Drive، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها نهائيًا: يؤدي هذا الخيار إلى إزالة جميع الملفات المنتهية الصلاحية، بما في ذلك الملفات في مجلدات Drive للمستخدمين. وقد يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للعناصر التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة جميع الملفات نهائيًا، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها، حدِّد هذا الخيار.

7. في حال تحديد مدة، اختَر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن البيانات بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:

   • للإزالة النهائية للبيانات التي حذفها المستخدمون، اختَر الخيار الأول.

   • لإزالة جميع البيانات نهائيًا، حدِّد الخيار الثاني. يمكن لهذه القاعدة أن تؤدي إلى الإزالة النهائية للبيانات المحذوفة والبيانات في Drive للمستخدمين.

     تحذير: في حال تفعيل قواعد Meet المُخصَّصة، تسمح أداة Vault فورًا لمنصة Meet بالإزالة النهائية للبيانات التي تتجاوز مدة الاحتفاظ بالبيانات عند إنشاء قاعدة. قد تتضمن هذه الملفات بيانات يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة.

8. انقر على إنشاء. إذا ضبطت فترة احتفاظ بالبيانات، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.

إعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Meet

عند تفعيل القاعدة، تطبَّق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية في Meet على جميع بيانات Meet غير المشمولة بقاعدة مخصصة أو عملية تجميد بيانات، بما في ذلك التسجيلات في "ملفاتي" ومساحات التخزين السحابي المشتركة.

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
3. انقر على Meet .
4. اختَر مدة الاحتفاظ بالملفات:
   • للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لإزالة الملفات نهائيًا بعد فترة زمنية محدّدة، اتّبِع الخطوات التالية:
     1. اختَر فترة الاحتفاظ بالبيانات.
     2. أدخِل عدد الأيام لفترة الاحتفاظ، من 1 إلى 36,500 يوم.
     3. اختَر وقت بدء فترة الاحتفاظ بالملف:
        1. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر تاريخ الإنشاء أو تاريخ التعديل أو تاريخ النقل إلى المهملات.
        2. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى شرط حقل تاريخ تصنيف Drive (راجع الخطوة 6)، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر ضبط التاريخ في حقل تاريخ التصنيف. وبعد ذلك، اختَر حقل التاريخ. تبدأ فترة الاحتفاظ بأحد الملفات من قيمة حقل هذا التاريخ.
     4. اختَر الإجراء الذي تريد اتّخاذه بشأن الملفات عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
        • إزالة الملفات المحذوفة نهائيًا فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للملفات المنتهية صلاحيتها والتي تم إفراغها من مجلد "المهملات". ولا يملك المستخدمون حق الوصول إليها، ولا يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة الملفات التي تم إفراغها من "المهملات" للمستخدمين فقط نهائيًا، حدِّد هذا الخيار.
        • إزالة جميع الملفات نهائيًا من Drive، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها نهائيًا: يؤدي هذا الخيار إلى إزالة جميع الملفات المنتهية الصلاحية، بما في ذلك الملفات في مجلدات Drive للمستخدمين. وقد يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للعناصر التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة جميع الملفات نهائيًا، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها، حدِّد هذا الخيار.

5. في حال تحديد مدة، اختَر الإجراء المطلوب اتّخاذه بشأن البيانات بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:

   • للإزالة النهائية للبيانات التي حذفها المستخدمون، اختَر الخيار الأول.

   • لإزالة جميع البيانات نهائيًا، حدِّد الخيار الثاني. يمكن لهذه القاعدة أن تؤدي إلى الإزالة النهائية للبيانات المحذوفة والبيانات في Drive للمستخدمين.

     تحذير: في حال تفعيل قواعد Meet المُخصَّصة، تسمح أداة Vault فورًا لمنصة Meet بالإزالة النهائية للبيانات التي تتجاوز مدة الاحتفاظ بالبيانات عند حفظ القاعدة. وقد تتضمن هذه البيانات ملفات يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة.

6. انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.

   ملاحظة: إنَّ محادثات Meet التي تستخدم ميزة "المحادثة المتواصلة" تُعتبر مساحات في Chat وتخضع لسياسات Chat. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة الاحتفاظ برسائل Google Chat باستخدام Vault.

(اختياري) تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة في Meet.

يتم الاحتفاظ بتسجيلات Meet من خلال قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive إلى أن يتم تغيير إعدادات Vault وتفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet.

لتطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet على تسجيلات Meet وسجلّات الاجتماع المرتبطة بدلاً من قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive، اتّبِع الخطوات التالية:

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات الإعدادات.
3. بجانب Meet، اختَر تم الاحتفاظ بالبيانات بواسطة قاعدة في Google Meet.
4. انقر على حفظ.