الاحتفاظ ببيانات Google Meet باستخدام Vault

كجزء من خطة إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكّم في مدة الاحتفاظ بتسجيلات Google Meet وسجلاتها في Google Vault. استخدِم قواعد الاحتفاظ بالبيانات لتحديد مدة الاحتفاظ ببيانات Meet ومتى يتم حذفها، إذا أردت ذلك.

تخضع بيانات Meet تلقائيًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Google Drive بسبب تخزين الملفات في Drive. لإدارة الاحتفاظ ببيانات Meet بشكل منفصل عن الملفات الأخرى في Drive، يمكنك ضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بتطبيق Meet. لا يتم تفعيل هذه القواعد حتى يتم تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet ضمن إعدادات الاحتفاظ بالبيانات في Vault.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة حول Meet والاحتفاظ بالبيانات

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة بيانات Meet المتوفرة في Vault.

إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Meet

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات القواعد المخصّصة إنشاء.
3. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Meet ، ثم انقر على متابعة.
4. اختَر كيانًا:
   • الوحدة التنظيمية : طبِّق القاعدة على وحدة تنظيمية مُحدَّدة:
     1. انقر على الحقل، ثم اختر وحدة تنظيمية.
     2. (اختياري) لتطبيق القاعدة على مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تعتبر الحسابات في الوحدة التنظيمية المُختارة أعضاء فيها، يمكنك تفعيل تضمين النتائج من مساحات التخزين السحابي المشتركة.
   • جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة : طبِّق القاعدة على جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة في المؤسسة.
   • مساحات التخزين السحابي المشتركة المحددة: طبِّق القاعدة على مساحة تخزين سحابي مشتركة مع حساب محدّد.
     1. انقر على إضافة مساحات تخزين سحابي مشتركة.
     2. أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر، ثم انقر على بحث.
     3. اختَر مساحة تخزين سحابي مشتركة واحدة أو أكثر.
     4. انقر على إضافة.
5. انقر على متابعة.
6. اختيار طول المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:
   • للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لإزالة الملفات نهائيًا بعد فترة زمنية مُحدَّدة:
     1. اختَر فترة التخزين.
     2. أدخِل عدد الأيام لفترة التخزين، من 1 إلى 36,500 يوم.
     3. اختَر وقت بدء فترة الاحتفاظ بالملف:
        1. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر تاريخ الإنشاء أو تاريخ التعديل أو تاريخ النقل إلى المهملات.
        2. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى شرط حقل تاريخ تصنيف Drive (راجع الخطوة 6)، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر ضبط التاريخ في حقل تاريخ التصنيف. بعد ذلك، اختَر حقل تاريخ. تبدأ فترة التخزين لأحد الملفات من قيمة حقل هذا التاريخ.
     4. اختَر الإجراء الذي تريد اتّخاذه بشأن الملفات عند انتهاء فترة التخزين:
        • إزالة الملفات المحذوفة نهائيًا فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للملفات المنتهية صلاحيتها والتي تم إفراغها من مجلد "المهملات". لا يمكن للمستخدمين الوصول إليها ولا يتوقّعون الاحتفاظ بها. لإزالة الملفات التي تم إفراغها من "مهملات" المستخدمين نهائيًا فقط، اختَر هذا الخيار.
        • إزالة جميع الملفات نهائيًا من مساحات Drive لدى المستخدمين، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها نهائيًا : يؤدي هذا الخيار إلى إزالة جميع الملفات المنتهية الصلاحية، بما في ذلك الملفات في مجلدات Drive للمستخدمين. قد يؤدي هذا الخيار إلى إزالة الملفات التي يتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة جميع الملفات نهائيًا، بما في ذلك الملفات غير المحذوفة، اختَر هذا الخيار.

7. في حال تحديد مدة، اختَر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن البيانات بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:

   • للإزالة النهائية للبيانات التي حذفها المستخدمون، اختَر الخيار الأول.

   • لإزالة جميع البيانات نهائيًا، حدِّد الخيار الثاني. يمكن أن تؤدي هذه القاعدة إلى إزالة البيانات المحذوفة والبيانات في مساحات Drive لدى المستخدمين نهائيًا.

     تحذير: في حال تفعيل قواعد Meet المُخصَّصة، تسمح أداة Vault فورًا لمنصة Meet بالإزالة النهائية للبيانات التي تتجاوز مدة الاحتفاظ بالبيانات عند إنشاء قاعدة. قد تتضمّن هذه الملفات بيانات يتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية إلا بعد التأكّد من ضبط القاعدة بشكلٍ صحيح.

8. انقر على إنشاء. في حال إعداد فترة التخزين، ضَع علامة في مربّع التأكيد، ثم انقر على قبول.

إعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Meet

عند تفعيل القاعدة، تطبَّق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية في Meet على جميع بيانات Meet غير المشمولة بقاعدة مخصصة أو عملية تجميد بيانات، بما في ذلك التسجيلات في "ملفاتي" ومساحات التخزين السحابي المشتركة.

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
3. انقر على Meet .
4. اختيار طول المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:
   • للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لإزالة الملفات نهائيًا بعد فترة زمنية مُحدَّدة:
     1. اختَر فترة التخزين.
     2. أدخِل عدد الأيام لفترة التخزين، من 1 إلى 36,500 يوم.
     3. اختَر وقت بدء فترة الاحتفاظ بالملف:
        1. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر تاريخ الإنشاء أو تاريخ التعديل أو تاريخ النقل إلى المهملات.
        2. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى شرط حقل تاريخ تصنيف Drive (راجع الخطوة 6)، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر ضبط التاريخ في حقل تاريخ التصنيف. بعد ذلك، اختَر حقل تاريخ. تبدأ فترة التخزين لأحد الملفات من قيمة حقل هذا التاريخ.
     4. اختَر الإجراء الذي تريد اتّخاذه بشأن الملفات عند انتهاء فترة التخزين:
        • إزالة الملفات المحذوفة نهائيًا فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للملفات المنتهية صلاحيتها والتي تم إفراغها من مجلد "المهملات". لا يمكن للمستخدمين الوصول إليها ولا يتوقّعون الاحتفاظ بها. لإزالة الملفات التي تم إفراغها من "مهملات" المستخدمين نهائيًا فقط، اختَر هذا الخيار.
        • إزالة جميع الملفات نهائيًا من مساحات Drive لدى المستخدمين، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها نهائيًا : يؤدي هذا الخيار إلى إزالة جميع الملفات المنتهية الصلاحية، بما في ذلك الملفات في مجلدات Drive للمستخدمين. قد يؤدي هذا الخيار إلى إزالة الملفات التي يتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة جميع الملفات نهائيًا، بما في ذلك الملفات غير المحذوفة، اختَر هذا الخيار.

5. في حال تحديد مدة، اختَر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن البيانات بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:

   • للإزالة النهائية للبيانات التي حذفها المستخدمون، اختَر الخيار الأول.

   • لإزالة جميع البيانات نهائيًا، حدِّد الخيار الثاني. يمكن أن تؤدي هذه القاعدة إلى إزالة البيانات المحذوفة والبيانات في مساحات Drive لدى المستخدمين نهائيًا.

     تحذير: في حال تفعيل قواعد Meet المُخصَّصة، تسمح أداة Vault فورًا لمنصة Meet بالإزالة النهائية للبيانات التي تتجاوز مدة الاحتفاظ بالبيانات عند حفظ القاعدة. قد تتضمّن هذه البيانات ملفات يتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية إلا بعد التأكّد من ضبط القاعدة بشكلٍ صحيح.

6. انقر على حفظ. تطلب منك أداة Vault التأكيد على أنّك على علم بتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.

   ملاحظة: إنَّ محادثات Meet التي تستخدم ميزة "المحادثة المتواصلة" تُعتبر مساحات في Chat وتخضع لسياسات Chat. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة الاحتفاظ برسائل Google Chat باستخدام Vault.

(اختياري) تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة في Meet.

يتم الاحتفاظ بتسجيلات Meet من خلال قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive إلى أن يتم تغيير إعدادات Vault وتفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet.

لتطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet على تسجيلات Meet والسجلات المرتبطة بدلاً من قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive:

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات الإعدادات.
3. بجانب Meet، اختَر تم الاحتفاظ بالبيانات بواسطة قاعدة في Google Meet.
4. انقر على حفظ.