Google Meet-Daten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen des Informationssteuerungsplans Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Google Meet-Aufzeichnungen und ‑Protokolle in Google Vault aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Meet-Daten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Meet-Daten unterliegen standardmäßig den Aufbewahrungsregeln für Google Drive, da die Dateien in Drive gespeichert werden. Wenn Sie die Aufbewahrung von Meet-Daten getrennt von anderen Drive-Elementen verwalten möchten, können Sie Meet-spezifische Aufbewahrungsregeln festlegen. Diese Regeln werden erst wirksam, wenn Sie Meet-Aufbewahrungsregeln in den Aufbewahrungseinstellungen von Vault aktivieren.

Wenn Sie Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, für eine bestimmte Zeit beibehalten möchten, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel.

Wichtige Informationen zu Meet und zur Aufbewahrung

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Meet-Dateien, die in Vault unterstützt werden, informieren.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Meet festlegen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung Benutzerdefinierte Regeln Erstellen.
3. Wählen Sie als Dienst Meet aus und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Wählen Sie den Geltungsbereich aus:
   • Organisationseinheit: Die Regel wird auf eine bestimmte Organisationseinheit angewendet:
     1. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
     2. Optional: Wenn Sie die Regel auf geteilte Ablagen anwenden möchten, in denen Konten in der ausgewählten Organisationseinheit Mitglied sind, klicken Sie das Kästchen neben Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen an.
   • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in Ihrer Organisation angewendet.
   • Bestimmte geteilte Ablagen: Die Regel wird auf eine geteilte Ablage angewendet, die für ein bestimmtes Konto freigegeben ist.
     1. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen hinzufügen.
     2. Geben Sie mindestens ein Konto ein und klicken Sie auf Suchen.
     3. Wählen Sie mindestens eine geteilte Ablage aus.
     4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So löschen Sie Dateien nach einer bestimmten Zeit:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer ein (zwischen 1 und 36.500 Tagen).
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer für die Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde aus.
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt mit dem Wert dieses Datumsfelds.
     4. Wählen Sie aus, was mit den Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf diese Elemente und gehen davon aus, dass sie nicht aufbewahrt werden. Wenn Sie nur Dateien dauerhaft löschen möchten, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie diese Option aus.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden : Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dabei werden möglicherweise Elemente gelöscht, die Nutzer behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch solche, die nicht gelöscht wurden, wählen Sie diese Option aus.

7. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit den Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:

   • Wenn Sie nur die Daten dauerhaft löschen möchten, die von Nutzern gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.

   • Wenn Sie alle Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Mit dieser Regel können sowohl gelöschte Daten als auch Daten in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft gelöscht werden.

     Warnung:Wenn Sie Meet-spezifische Regeln aktiviert haben, können in Meet Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine Regel erstellen. Diese Dateien können Daten enthalten, die Nutzer behalten wollten. Fahren Sie erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert ist.

8. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen für die Zustimmung und dann auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Meet festlegen

Wenn die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Meet aktiviert ist, gilt sie für alle Meet-Daten, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen. Das gilt auch für Aufzeichnungen in „Meine Ablage“ und in geteilten Ablagen.

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der standardmäßigen Aufbewahrungsregeln wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf Meet .
4. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So löschen Sie Dateien nach einer bestimmten Zeit:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer ein (zwischen 1 und 36.500 Tagen).
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer für die Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde aus.
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt mit dem Wert dieses Datumsfelds.
     4. Wählen Sie aus, was mit den Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf diese Elemente und gehen davon aus, dass sie nicht aufbewahrt werden. Wenn Sie nur Dateien dauerhaft löschen möchten, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie diese Option aus.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden : Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dabei werden möglicherweise Elemente gelöscht, die Nutzer behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch solche, die nicht gelöscht wurden, wählen Sie diese Option aus.

5. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit den Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:

   • Wenn Sie nur die Daten dauerhaft löschen möchten, die von Nutzern gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.

   • Wenn Sie alle Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Mit dieser Regel können sowohl gelöschte Daten als auch Daten in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft gelöscht werden.

     Warnung:Wenn Sie Meet-spezifische Regeln aktiviert haben, können in Meet Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel speichern. Diese Daten können Dateien enthalten, die Nutzer behalten wollten. Fahren Sie erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert ist.

6. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren , um die Aufbewahrungsregel zu speichern.

   Hinweis: Meet-Unterhaltungen, bei denen der fortlaufende Chat verwendet wird, gelten als Chat-Gruppenbereiche und unterliegen den Chat-Richtlinien. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nachrichten in Google Chat mit Vault aufbewahren.

Optional: Meet-spezifische Aufbewahrungsregeln aktivieren

Meet-Aufzeichnungen werden gemäß den Aufbewahrungsregeln für Google Drive gespeichert, bis Sie die Vault-Einstellungen ändern und Meet-Aufbewahrungsregeln aktivieren.

So wenden Sie Meet-Aufbewahrungsregeln auf Meet-Aufzeichnungen und zugehörige Protokolle anstelle von Aufbewahrungsregeln für Google Drive an:

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung Einstellungen.
3. Wählen Sie neben Meet die Option Durch Meet-Regel aufbewahrt aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.