Przechowywanie danych z Google Meet w Vault

W ramach planu zarządzania informacjami organizacji możesz określić, jak długo nagrania i dzienniki Google Meet mają być przechowywane w Google Vault. Reguły przechowywania pozwalają określić, jak długo dane Meet mają być przechowywane oraz kiedy (i czy w ogóle) powinny zostać usunięte.

Domyślnie dane Meet podlegają regułom przechowywania ustawionym dla Dysku Google, ponieważ pliki te są przechowywane na Dysku. Aby zarządzać przechowywaniem danych Meet oddzielnie od innych elementów na Dysku, możesz ustawić odrębne reguły przechowywania dla Meet. Reguły te będą stosowane dopiero po włączeniu reguł przechowywania dotyczących Meet w ustawieniach przechowywania Vault.

Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Ustaw domyślną regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane każdej usługi dla wszystkich kont z licencjami.

Ważne informacje o Meet i przechowywaniu

Zdecydowanie zalecamy, aby przed ustawieniem reguł przechowywania zapoznać się z e sposobem działania przechowywania i sprawdzić, jakie typy danych z Meet są obsługiwane przez Vault.

Nie włączaj przechowywania danych Meet, dopóki nie utworzysz reguł przechowywania

Odrębny sposób przechowywania danych Meet jest domyślnie wyłączony i te dane są przechowywane zgodnie z regułami przechowywania na Dysku. Jeśli włączysz przechowywanie danych Meet przed skonfigurowaniem reguł przechowywania dla tej usługi, dane Meet nie będą chronione przed usunięciem. W tym okresie niektóre dane mogą zostać trwale usunięte, ponieważ nie są już chronione przez reguły przechowywania na Dysku.

Do czego mają zastosowanie reguły przechowywania dotyczące Meet?

Reguły przechowywania dotyczące Meet mają zastosowanie do oryginalnych nagrań z Meet, a także dzienników obecności, notatek robionych przez Gemini, czatów, sesji pytań i odpowiedzi, transkrypcji oraz ankiet powiązanych z nagranymi spotkaniami w Meet.

Kopie tych plików oraz ich wersje, które zostaną pobrane i przesłane na Dysk, podlegają regułom przechowywania na Dysku. Notatki ze spotkania podlegają też regułom przechowywania na Dysku, nawet jeśli utworzysz odrębne reguły przechowywania dla Meet i włączysz przechowywanie danych Meet.

Blokady na Dysku zawsze mają zastosowanie do nagrań z Meet i powiązanych z nimi dzienników

Gdy włączysz reguły przechowywania właściwe dla Meet, blokady na Dysku będą nadal stosowane do nagrań z Meet, raportów o obecności w Meet, notatek robionych przez Gemini, a także dzienników czatu, sesji pytań i odpowiedzi, transkrypcji oraz ankiet.

Ustawianie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Meet

  1. Zaloguj się na vault.google.com.
  2. Kliknij Przechowywanie a potem Reguły niestandardowe a potem Utwórz.
  3. Wybierz usługę Meet, a potem kliknij Dalej.
  4. Wybierz jednostkę:
    • Jednostka organizacyjna – zastosuj regułę do określonej jednostki organizacyjnej:
      1. Kliknij pole i wybierz jednostkę organizacyjną.
      2. (Opcjonalnie) Aby zastosować regułę do dysków współdzielonych, do których należą konta w wybranej jednostce organizacyjnej, zaznacz pole Dołącz wyniki z dysków współdzielonych.
    • Wszystkie dyski współdzielone – zastosuj regułę do wszystkich dysków współdzielonych w organizacji.
    • Określone dyski współdzielone – zastosuj regułę do dysku współdzielonego z określonym kontem.
      1. Kliknij Dodaj dyski współdzielone.
      2. Wpisz co najmniej jedno konto i kliknij Znajdź.
      3. Wybierz co najmniej jeden dysk współdzielony.
      4. Kliknij Dodaj.
  5. Kliknij Dalej.
  6. Wybierz czas przechowywania plików:
    • Aby trwale przechowywać pliki objęte tą regułą, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
    • Aby trwale usunąć pliki po upływie określonego czasu:
      1. Wybierz Okres przechowywania.
      2. Wpisz liczbę dni okresu przechowywania od 1 do 36 500.
      3. Wybierz, kiedy ma się rozpocząć okres przechowywania pliku:
        1. Aby okres przechowywania rozpoczynał się na podstawie daty zdarzenia powiązanego z plikiem, kliknij Początek okresu przechowywania a potem wybierz Data utworzenia, Data modyfikacji lub Data przeniesienia do kosza.
        2. Aby okres przechowywania rozpoczynał się na podstawie warunku dotyczącego pola daty etykiety Dysku (patrz krok 6), kliknij Początek okresu przechowywania a potem wybierz Data ustawiona w polu daty etykiety. Następnie wybierz pole daty. Okres przechowywania elementu rozpoczyna się daty podanej w tym polu.
      4. Wybierz sposób postępowania z plikami po zakończeniu okresu przechowywania:
        • Usuń trwale tylko elementy usunięte na stałe—ta opcja powoduje trwałe usunięcie elementów usuniętych z folderu Kosz. Użytkownicy nie mają do nich dostępu i nie spodziewają się, że będą je przechowywać. Aby trwale usunąć tylko pliki, które zostały już usunięte z Kosza użytkowników, wybierz tę opcję.
        • Trwale usuń wszystkie elementy znajdujące się na Dysku użytkowników, nawet jeśli nie zostały usunięte na stałe – ta opcja powoduje trwałe usunięcie wszystkich elementów, które wygasły, w tym folderów na Dysku użytkowników. Może to spowodować trwałe usunięcie elementów, które użytkownicy chcieliby zachować. Aby trwale usunąć wszystkie pliki, w tym pliki, które nie zostały usunięte, wybierz tę opcję.

  7. Po ustawieniu czasu wybierz, co robić z danymi, gdy wygaśnie okres przechowywania:

    • Aby trwale usunąć tylko te dane, które zostały usunięte przez użytkowników, wybierz pierwszą opcję.

    • Aby zrobić to ze wszystkimi danymi, wybierz drugą opcję. Ta reguła może trwale usunąć zarówno usunięte dane, jak i dane na Dysku użytkowników.

      Ostrzeżenie: jeśli masz włączone specjalne reguły dla Meet, Vault zezwala Meet na natychmiastowe trwałe usunięcie danych, które przekroczyły okres przechowywania, po utworzeniu reguły. Te pliki mogą zawierać dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Nie przechodź do następnego kroku, dopóki nie upewnisz się, że reguła jest prawidłowo skonfigurowana.

  8. Kliknij Utwórz. Jeśli ustawiono okres przechowywania, zaznacz pole potwierdzenia i kliknij Akceptuję.

Ustawianie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Meet

Gdy ta opcja jest włączona, domyślna reguła przechowywania dla Meet obejmuje wszystkie dane z tej usługi, których nie dotyczy reguła niestandardowa ani blokada, w tym nagrania na Moim dysku i na dyskach współdzielonych.

  1. Zaloguj się na vault.google.com.
  2. Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista domyślnych reguł przechowywania.
  3. Kliknij Meet .
  4. Wybierz czas przechowywania plików:
    • Aby trwale przechowywać pliki objęte tą regułą, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
    • Aby trwale usunąć pliki po upływie określonego czasu:
      1. Wybierz Okres przechowywania.
      2. Wpisz liczbę dni okresu przechowywania od 1 do 36 500.
      3. Wybierz, kiedy ma się rozpocząć okres przechowywania pliku:
        1. Aby okres przechowywania rozpoczynał się na podstawie daty zdarzenia powiązanego z plikiem, kliknij Początek okresu przechowywania a potem wybierz Data utworzenia, Data modyfikacji lub Data przeniesienia do kosza.
        2. Aby okres przechowywania rozpoczynał się na podstawie warunku dotyczącego pola daty etykiety Dysku (patrz krok 6), kliknij Początek okresu przechowywania a potem wybierz Data ustawiona w polu daty etykiety. Następnie wybierz pole daty. Okres przechowywania elementu rozpoczyna się daty podanej w tym polu.
      4. Wybierz sposób postępowania z plikami po zakończeniu okresu przechowywania:
        • Usuń trwale tylko elementy usunięte na stałe—ta opcja powoduje trwałe usunięcie elementów usuniętych z folderu Kosz. Użytkownicy nie mają do nich dostępu i nie spodziewają się, że będą je przechowywać. Aby trwale usunąć tylko pliki, które zostały już usunięte z Kosza użytkowników, wybierz tę opcję.
        • Trwale usuń wszystkie elementy znajdujące się na Dysku użytkowników, nawet jeśli nie zostały usunięte na stałe – ta opcja powoduje trwałe usunięcie wszystkich elementów, które wygasły, w tym folderów na Dysku użytkowników. Może to spowodować trwałe usunięcie elementów, które użytkownicy chcieliby zachować. Aby trwale usunąć wszystkie pliki, w tym pliki, które nie zostały usunięte, wybierz tę opcję.

  5. Po ustawieniu czasu wybierz, co robić z danymi, gdy wygaśnie okres przechowywania:

    • Aby trwale usunąć tylko te dane, które zostały usunięte przez użytkowników, wybierz pierwszą opcję.

    • Aby zrobić to ze wszystkimi danymi, wybierz drugą opcję. Ta reguła może trwale usunąć zarówno usunięte dane, jak i dane na Dysku użytkowników.

      Ostrzeżenie: jeśli masz włączone specjalne reguły dla Meet, Vault zezwala Meet na natychmiastowe trwałe usunięcie danych, które przekroczyły okres przechowywania po zapisaniu reguły. Te dane mogą obejmować pliki, które użytkownicy chcieliby zachować. Nie przechodź do następnego kroku, dopóki nie upewnisz się, że reguła jest prawidłowo skonfigurowana.

  6. Kliknij Zapisz. Vault poprosi o potwierdzenie, że rozumiesz skutki reguły. Zaznacz pola i kliknij Akceptuję , by zapisać regułę.

    Uwaga: rozmowy w Meet, które korzystają z ciągłego czatu, są traktowane jako pokoje czatu i podlegają zasadom Google Chat. Więcej informacji znajdziesz w artykule Przechowywanie wiadomości z Google Chat przy użyciu Vault.

(Opcjonalnie) Włączanie reguł przechowywania dotyczących Meet

Nagrania z Meet są objęte regułami przechowywania na Dysku do momentu zmiany ustawień Vault i włączenia reguł przechowywania dotyczących Meet.

Aby do nagrań z Meet i powiązanych z nimi dzienników zastosować reguły przechowywania dotyczące Meet zamiast reguł przechowywania na Dysku:

  1. Zaloguj się na vault.google.com.
  2. Kliknij Przechowywanie a potem Ustawienia.
  3. Obok Meet wybierz Przechowywane zgodnie z regułą dotyczącą Meet.
  4. Kliknij Zapisz.