שמירת נתונים של Google Sites באמצעות Vault

כחלק מתוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע כמה זמן הנתונים ב-Google Sites יישמרו. אתם יכולים להשתמש בכללי שמירה כדי לקבוע כמה זמן לשמור אתרים ומתי למחוק אותם, אם בכלל. כברירת מחדל, אתרים נשמרים בהתאם לכללי שמירה ספציפיים ל-Google Sites. כדי לשמור אתרים באותו האופן כמו קבצים אחרים ב-Drive, אתם יכולים להשבית את הכללים של Google Sites. האתרים נשמרים בהתאם לכללי השמירה של Drive כי הם מאוחסנים ב-Drive.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

מידע חשוב על Google Sites ושמירה

לפני שמגדירים כללי שמירה, מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו סוגים של נתונים ב-Google Sites נתמכים.

הגדרת כלל שמירה מותאם אישית ב-Google Sites

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה כללים מותאמים אישית יצירה.
3. בוחרים בשירות Google Sites ולוחצים על המשך.

4. בוחרים ישות:

   • יחידה ארגונית: החלת הכלל על יחידה ארגונית ספציפית:

     1. לוחצים על השדה ובוחרים יחידה ארגונית.

     2. (אופציונלי) כדי להחיל את הכלל על תיקיות אחסון שיתופי שהחשבונות ביחידה הארגונית שנבחרה חברים בהן, מפעילים את האפשרות כולל פריטים מתיקיות אחסון שיתופי.

        הערה: ההגדרה הזו תשפיע רק אם תקופת השמירה החדשה של היחידה הארגונית ארוכה יותר מתקופת השמירה הקיימת שהוגדרה לאחסון השיתופי. אפשר רק להאריך את תקופת השמירה. אי אפשר לקצר אותו. למרכז העזרה של Vault

   • כל תיקיות האחסון השיתופי: החלת הכלל על כל תיקיות האחסון השיתופי בארגון.

   • תיקיות אחסון שיתופי מסוימות: החלת הכלל על תיקיית אחסון שיתופי שמשותפת עם חשבון ספציפי.

     1. לוחצים על הוספת תיקיות אחסון שיתופי.
     2. מזינים חשבון אחד או יותר ולוחצים על חיפוש.
     3. בוחרים תיקיית אחסון שיתופי אחת או יותר.
     4. לוחצים על הוספה.

5. לוחצים על המשך.

6. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:

   • כדי לשמור לתמיד את הקבצים שהכלל הזה חל עליהם, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מסוים:
     1. בוחרים באפשרות תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, מ-1 עד 36,500.
     3. בוחרים מתי תתחיל תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך בתווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שהוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שכבר נמחקו לתמיד יימחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות פריטים פגי תוקף שהוסרו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים בתיקיות Drive של המשתמשים, כולל פריטים שלא נמחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שפג תוקפם, כולל פריטים בתיקיות Drive של המשתמשים. גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו עשויים להימחק לצמיתות. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.

7. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם האתרים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק באופן סופי רק אתרים שהמשתמשים מחקו לתמיד, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק את כל האתרים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות גם אתרים שנמחקו וגם אתרים שעדיין נמצאים בתיקיות Drive של המשתמשים.

     אזהרה: כללי שמירה ספציפיים ל-Sites מופעלים כברירת מחדל. כשיוצרים כלל ב-Google Sites, מערכת Vault מאפשרת ל-Google Sites למחוק באופן מיידי נתונים שחורגים מתקופת השמירה. הנתונים האלה עשויים לכלול אתרים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתוודאו שהכלל מוגדר בצורה נכונה.

8. לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.

הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Google Sites

כשהוא מופעל, כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Google Sites חל על כל האתרים שלא חל עליהם כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי, כולל אתרים בתיקייה "האחסון שלי" ובתיקיות האחסון השיתופי.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת המחדל לשמירה.
3. לוחצים על סמל האתרים .
4. בוחרים כמה זמן לשמור את הקבצים:
   • כדי לשמור לתמיד את הקבצים שהכלל הזה חל עליהם, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי למחוק קבצים אחרי פרק זמן מסוים:
     1. בוחרים באפשרות תקופת שמירה.
     2. מזינים את מספר הימים של תקופת השמירה, מ-1 עד 36,500.
     3. בוחרים מתי תתחיל תקופת השמירה של הקובץ:
        1. כדי להתחיל את השמירה על סמך אירוע שקשור לקובץ, לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות תאריך היצירה, תאריך השינוי או תאריך ההעברה לאשפה.
        2. כדי להתחיל את השמירה על סמך תנאי של שדה תאריך בתווית ב-Drive (ראו שלב 6), לוחצים על תחילת תקופת השמירה בוחרים באפשרות התאריך שהוגדר בשדה התאריך של התווית. ואז בוחרים שדה תאריך. תקופת השמירה של פריט מתחילה בערך של שדה התאריך הזה.
     4. בוחרים מה לעשות עם הקבצים כשתקופת השמירה מסתיימת:
        • רק פריטים שכבר נמחקו לתמיד יימחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות פריטים פגי תוקף שהוסרו מתיקיית האשפה. למשתמשים אין גישה לאירועים האלה והם לא מצפים שהאירועים יישמרו. כדי למחוק לצמיתות רק קבצים שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הזו.
        • מחיקה לצמיתות של כל הפריטים בתיקיות Drive של המשתמשים, כולל פריטים שלא נמחקו באופן סופי – האפשרות הזו מוחקת לצמיתות את כל הפריטים שפג תוקפם, כולל פריטים בתיקיות Drive של המשתמשים. גם פריטים שהמשתמשים מצפים שיישמרו עשויים להימחק לצמיתות. כדי למחוק באופן סופי את כל הקבצים, כולל קבצים שלא נמחקו, בוחרים באפשרות הזו.
5. אם מגדירים משך זמן, צריך לבחור מה לעשות עם האתרים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:
   • כדי למחוק לצמיתות רק אתרים שהמשתמשים מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק את כל האתרים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק באופן סופי גם אתרים שנמחקו וגם אתרים בתיקיות Drive של המשתמשים. אזהרה: כללי שמירה ספציפיים ל-Sites מופעלים כברירת מחדל. כשיוצרים כלל ב-Google Sites, מערכת Vault מאפשרת ל-Google Sites למחוק באופן מיידי נתונים שחורגים מתקופת השמירה. הנתונים האלה עשויים לכלול אתרים שהמשתמשים מצפים שיישמרו. אל תמשיכו לשלב הבא עד שתוודאו שהכלל מוגדר בצורה נכונה.
6. לוחצים על שמירה. ב-Vault תתבקשו לאשר שהבנתם את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.

איך מפעילים או משביתים כללי שמירה ייעודיים ל-Google Sites

הנתונים ב-Google Sites נשמרים לפי כללי השמירה של Google Sites, עד שמשנים את ההגדרות ב-Vault כך שהאתרים יישמרו לפי כללי השמירה של Drive.

כדי לבחור אילו כללים יחולו על אתרים, פועלים לפי השלבים הבאים:

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על שמירה הגדרות.
3. לצד Google Sites, בוחרים באפשרות נשמר על ידי כלל של Google Sites או נשמר על ידי כלל של Drive.
4. לוחצים על שמירה.