Google Sites-Daten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Google Sites-Daten aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Websites behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden. Standardmäßig werden Websites gemäß den Sites-spezifischen Aufbewahrungsregeln aufbewahrt. Wenn Sie Websites auf dieselbe Weise wie andere Dateien in Google Drive aufbewahren möchten, können Sie die Sites-Regeln deaktivieren. Dann werden Websites gemäß den Aufbewahrungsregeln für Google Drive aufbewahrt, da die Dateien dort gespeichert werden.

Wenn Sie Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, für eine bestimmte Zeit beibehalten möchten, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel.

Wichtige Informationen zu Google Sites und zur Aufbewahrung

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt den Hilfeartikel Funktionsweise der Aufbewahrung und informieren Sie sich über die Sites-Daten, die in Vault unterstützt werden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Sites festlegen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung Benutzerdefinierte Regeln Erstellen.
3. Wählen Sie als Dienst Sites aus und klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie eine Entität aus:
   • Organisationseinheit: Die Regel wird auf eine bestimmte Organisationseinheit angewendet.
     1. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
     2. Optional: Wenn Sie die Regel auf geteilte Ablagen anwenden möchten, in denen Konten in der ausgewählten Organisationseinheit Mitglied sind, klicken Sie das Kästchen neben Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen an.
   • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in Ihrer Organisation angewendet.
   • Bestimmte geteilte Ablagen: Die Regel wird auf eine geteilte Ablage angewendet, die für ein bestimmtes Konto freigegeben ist.
     1. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen hinzufügen.
     2. Geben Sie mindestens ein Konto ein und klicken Sie auf Suchen.
     3. Wählen Sie mindestens eine geteilte Ablage aus.
     4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So löschen Sie Dateien nach einer bestimmten Zeit:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer ein (zwischen 1 und 36.500 Tagen).
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer für die Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde aus.
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt mit dem Wert dieses Datumsfelds.
     4. Wählen Sie aus, was mit den Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf diese Elemente und gehen nicht davon aus, dass sie aufbewahrt werden. Wenn Sie nur Dateien dauerhaft löschen möchten, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie diese Option aus.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden : Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dabei werden möglicherweise Elemente gelöscht, die Nutzer behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch solche, die nicht gelöscht wurden, wählen Sie diese Option aus.

7. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit den Websites nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:

   • Wenn Sie nur die Websites dauerhaft löschen möchten, die von Nutzern dauerhaft gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.

   • Wenn Sie alle Websites dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel werden möglicherweise sowohl gelöschte Websites als auch Websites in den Ablagen der Nutzer dauerhaft gelöscht.

     Warnung:Die Sites-spezifische Aufbewahrung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie eine Sites-Regel erstellen, kann Vault sofort Daten in Google Sites dauerhaft löschen, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben. Dazu gehören möglicherweise Websites, die Nutzer behalten wollten. Fahren Sie erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert ist.

8. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen für die Zustimmung und dann auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Sites festlegen

Wenn die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Sites aktiviert ist, gilt sie für alle Websites, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen. Das gilt auch für Websites in „Meine Ablage“ und in geteilten Ablagen.

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der standardmäßigen Aufbewahrungsregeln wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf „Sites“ .
4. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So löschen Sie Dateien nach einer bestimmten Zeit:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer ein (zwischen 1 und 36.500 Tagen).
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer für die Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde aus.
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt mit dem Wert dieses Datumsfelds.
     4. Wählen Sie aus, was mit den Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf diese Elemente und gehen nicht davon aus, dass sie aufbewahrt werden. Wenn Sie nur Dateien dauerhaft löschen möchten, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie diese Option aus.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden : Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dabei werden möglicherweise Elemente gelöscht, die Nutzer behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch solche, die nicht gelöscht wurden, wählen Sie diese Option aus.

5. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit den Websites nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:

   • Wenn Sie nur die Websites dauerhaft löschen möchten, die von Nutzern gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.

   • Wenn Sie alle Websites dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel werden möglicherweise sowohl gelöschte Websites als auch Websites in den Ablagen der Nutzer dauerhaft gelöscht.

     Warnung:Die Sites-spezifische Aufbewahrung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie eine Sites-Regel erstellen, kann Vault sofort Daten in Google Sites dauerhaft löschen, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben. Dazu gehören möglicherweise Websites, die Nutzer behalten wollten. Fahren Sie erst mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert ist.

6. Klicken Sie auf Speichern. Sie werden in Vault aufgefordert, zu bestätigen, dass Sie die Auswirkungen der Regel verstanden haben. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren , um die Aufbewahrungsregel zu speichern.

Aufbewahrungsregeln für Google Sites aktivieren oder deaktivieren

Google Sites-Daten werden nach den Aufbewahrungsregeln für Google Sites aufbewahrt, bis Sie die Vault-Einstellungen so ändern, dass für diese Daten die Drive-Aufbewahrungsregeln gelten.

So wählen Sie aus, welche Regeln für Websites gelten sollen:

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung Einstellungen.
3. Wählen Sie neben Sites die Option Durch Sites-Regel aufbewahrt oder Durch Drive Regel aufbewahrt aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.