Lagra Google Sites-data med Arkiv

Som en del av organisationens plan för informationsstyrning kan du styra hur länge Google Sites-data lagras. Använd lagringsregler för att ange hur länge webbplatser ska lagras och när de ska raderas, om detta är aktuellt. Som standard lagras webbplatser enligt Sites-specifika lagringsregler. Om du vill lagra webbplatser på samma sätt som andra filer på Drive kan du stänga av Sites-regler. Webbplatser lagras sedan enligt lagringsregler för Drive eftersom de lagras på Drive.

Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Om du vill behålla all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid skapar du en standardlagringsregel.

Viktig information om Sites och lagring

Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och går igenom datatyper som stöds för Sites.

Skapa en anpassad lagringsregel för Sites

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Lagring Anpassade regler Skapa.
3. Välj Sites som tjänst och klicka sedan på Fortsätt.

4. Välj en enhet:

   • Organisationsenhet – tillämpa regeln på en viss organisationsenhet:

     1. Klicka på menyn och välj en organisationsenhet

     2. (Valfritt) Om du vill tillämpa regeln på delade enheter som konton i den valda organisationsenheten är medlemmar i aktiverar du Inkludera objekt från delade enheter.

        Obs! Den här inställningen påverkar bara om den nya lagringsperioden för organisationsenheten är längre än den befintliga lagringsperioden som har definierats för den delade enheten. Du kan bara förlänga lagringsperioden. Du kan inte göra den kortare. Öppna hjälpen för Arkiv.

   • Alla delade enheter – tillämpa regeln på alla delade enheter i organisationen.

   • Specifika delade enheter – tillämpa regeln på en delad enhet som delas med ett specifikt konto.

     1. Klicka på Lägg till delade enheter.
     2. Ange ett eller flera konton och klicka på Hitta.
     3. Välj en eller flera delade enheter.
     4. Klicka på Lägg till.

5. Klicka på Fortsätt.

6. Välj hur länge filer ska lagras:

   • Om du vill behålla filer som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
   • Så här rensar du filer efter en angiven tid:
     1. Välj Lagringsperiod.
     2. Ange antalet dagar för lagringsperioden, från 1 till 36 500.
     3. Välj när filens lagringsperiod ska starta:
        1. Om du vill starta lagringen baserat på en händelse som är relaterad till en fil klickar du på Start av lagringsperiod välj Skapad den, Ändrad den eller Flyttad till papperskorgen den.
        2. Om du vill starta kvarhållningen baserat på en Drive-etiketts datumfältvillkor (se steg 6), klickar du på Start av lagringsperiod välj Datum inställt i fält för etikettdatum. Välj sedan ett datumfält. Lagringsperioden för ett objekt börjar vid värdet i det datumfältet.
     4. Välj vad som ska hända med filer när lagringsperioden löper ut:
        • Rensa endast permanent raderade objekt – det här alternativet rensar utgångna objekt som har tömts från mappen Papperskorgen. Användarna har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem. Om du bara vill radera filer som redan har tömts från användarens papperskorg väljer du det här alternativet.
        • Radera alla objekt på användarnas Drive permanent, inklusive objekt som inte har raderats permanent – det här alternativet raderar alla objekt som har löpt ut, inklusive objekt i användarnas Drive-mappar. Det kan radera objekt permanent som användarna förväntar sig att behålla. Om du vill radera alla filer permanent, inklusive filer som inte har raderats, väljer du det här alternativet.

7. Om du anger en varaktighet väljer du vad som ska hända med webbplatser efter att lagringsperioden löper ut:

   • Om du bara vill radera webbplatser som användarna har raderat permanent väljer du det första alternativet.

   • Välj det andra alternativet om du vill radera alla webbplatser permanent. Den här regeln kan radera både raderade webbplatser och webbplatser som fortfarande finns på användarnas Drive.

     Varning! Sites-specifik lagring är aktiverad som standard. När du skapar en Sites-regel tillåter Arkiv omedelbart Sites att radera data som överskrider lagringsperioden. Denna data kan omfatta webbplatser som användarna förväntar sig att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.

8. Klicka på Skapa. Om du anger en lagringsperiod markerar du bekräftelserutan och klickar på Godkänn.

Ange en standardlagringsregel för Sites

När funktionen är aktiverad gäller standardlagringsregeln för Sites för alla webbplatser som inte omfattas av en anpassad regel eller spärr, inklusive webbplatser på Min enhet och på delade enheter.

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Lagring. Listan över standardregler för lagring öppnas.
3. Klicka på Sites .
4. Välj hur länge filerna ska sparas:
   • Om du vill behålla filer som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
   • Så här rensar du filer efter en angiven tid:
     1. Välj Lagringsperiod.
     2. Ange antalet dagar för lagringsperioden, från 1 till 36 500.
     3. Välj när filens lagringsperiod ska starta:
        1. Om du vill starta lagringen baserat på en händelse som är relaterad till en fil klickar du på Start av lagringsperiod välj Skapad, Ändrad eller Flyttad till papperskorgen.
        2. Om du vill starta kvarhållningen baserat på en Drive-etiketts datumfältvillkor (se steg 6), klickar du på Start av lagringsperiod välj Datum inställt i fält för etikettdatum. Välj sedan ett datumfält. Lagringsperioden för ett objekt börjar vid värdet i det datumfältet.
     4. Välj vad som ska hända med filer när lagringsperioden löper ut:
        • Rensa endast permanent raderade objekt – det här alternativet rensar utgångna objekt som har tömts från mappen Papperskorgen. Användarna har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem. Om du bara vill radera filer som redan har tömts från användarens papperskorg väljer du det här alternativet.
        • Radera alla objekt på användarnas Drive permanent, inklusive objekt som inte har raderats permanent – det här alternativet raderar alla objekt som har löpt ut, inklusive objekt i användarnas Drive-mappar. Det kan radera objekt permanent som användarna förväntar sig att behålla. Om du vill radera alla filer permanent, inklusive filer som inte har raderats, väljer du det här alternativet.
5. Om du anger en varaktighet väljer du vad som ska hända med webbplatser efter att lagringsperioden löper ut:
   • Om du enbart vill radera webbplatser som användare har tagit bort väljer du det första alternativet.
   • Välj det andra alternativet om du vill radera alla webbplatser permanent. Den här regeln kan radera både raderade webbplatser och webbplatser på användarnas enheter. Varning! Sites-specifik lagring är aktiverad som standard. När du skapar en Sites-regel tillåter Arkiv omedelbart Sites att radera data som överskrider lagringsperioden. Denna data kan omfatta webbplatser som användarna förväntar sig att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
6. Klicka på Spara. Du ombeds bekräfta att du förstår följderna av regeln. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att spara regeln.

Aktivera eller inaktivera dedikerade lagringsregler för Sites

Sites-data lagras enligt lagringsregler för Sites tills du ändrar Arkiv-inställningarna för att lagra webbplatser enligt lagringsregler för Drive.

Så här väljer du vilka regler som ska gälla för en webbplats:

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Lagring Inställningar.
3. Bredvid Sites väljer du Lagras av Sites-regel eller Lagras av Drive-regel.
4. Klicka på Spara.