Как настроить правила хранения для Google Сайтов с помощью Сейфа

В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения данных Google Сайтов. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сайтов и время, через которое их нужно удалить. По умолчанию для сайтов действуют правила хранения Сайтов. Чтобы в отношении сайтов действовали правила хранения Диска, отключите правила хранения для Сайтов. Поскольку сайты хранятся на Диске, к ним применяются правила хранения для Диска.

Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.

Важная информация о Сайтах и хранении данных

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие типы файлов на Сайтах поддерживаются в Сейфе.

Как настроить специальное правило хранения для Сайтов

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение Специальные правила Создать.
3. Выберите Сайты и нажмите Продолжить.
4. Выберите объект:
   • Организационное подразделение. Правило будет применяться к определенному организационному подразделению:
     1. Нажмите на поле и выберите организационное подразделение.
     2. Если вы хотите применить правило к общим дискам, участниками которых являются пользователи выбранного организационного подразделения, включите параметр Включать файлы, найденные на общих дисках.
   • Все общие диски. Правило будет применяться ко всем общим дискам организации.
   • Выбранные общие диски. Правило будет применяться к общему диску, доступ к которому предоставлен определенному аккаунту.
     1. Нажмите Добавить общие диски.
     2. Укажите один или несколько аккаунтов и нажмите Найти.
     3. Выберите один или несколько общих дисков.
     4. Нажмите Добавить.
5. Нажмите Продолжить.
6. Укажите срок хранения файлов:
   • Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы файлы удалялись без возможности восстановления через какое-то время:
     1. Выберите Срок хранения.
     2. Укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
     3. Выберите, когда должен начинаться срок хранения файла:
        1. Чтобы срок хранения начинался в зависимости от события, связанного с файлом, нажмите Дата начала срока хранения выберите Дата создания, Дата изменения или Дата перемещения в корзину.
        2. Чтобы срок хранения начинался в зависимости от условия в поле "Дата" ярлыка Диска (см. шаг 6), нажмите Дата начала срока хранения выберите Дата, указанная в поле даты ярлыка. Затем выберите поле даты. Срок хранения объекта начинается в день, соответствующий значению этого поля.
     4. Укажите, что следует делать с файлами по истечении установленного срока хранения:
        • Удалять без возможности восстановления только данные, удаленные навсегда. При выборе этого варианта без возможности восстановления удаляются объекты, у которых истек срок хранения и которые удалены из корзины. У пользователей нет доступа к этим мероприятиям, и они, скорее всего, больше не нужны. Выберите этот вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только те файлы, которые пользователи уже удалили из своей корзины.
        • Удалять без возможности восстановления все файлы пользователей на Диске, в том числе файлы, которые не были удалены навсегда. При выборе этого варианта без возможности восстановления удаляются все объекты, у которых истек срок хранения, в том числе объекты в папках пользователей на Диске. При этом также могут быть удалены объекты, которые пользователи хотели бы сохранить. Выберите этот вариант, чтобы безвозвратно удалять все файлы, в том числе ещё не удаленные.

7. Укажите, что делать с сайтами по истечении установленного срока.

   • Выберите первый вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только сайты, которые пользователи удалили навсегда.

   • Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все сайты, то есть не только те, которые уже удалены пользователями, но и файлы на их Дисках.

     Важно! Функция хранения данных для Сайтов включена по умолчанию. Когда вы создадите правило хранения в Сейфе, сайты, которые хранятся дольше заданного срока, будут удалены без возможности восстановления. При этом также могут быть удалены сайты, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.

8. Нажмите Создать. Если вы задали срок хранения, установите флажок и нажмите Принять.

Как настроить правило хранения по умолчанию для Сайтов

После включения правило хранения по умолчанию для Сайтов применяется ко всем сайтам (включая сайты в разделе "Мой диск" и на общих дисках), если для них не задано специальное правило или запрет на удаление.

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение. Откроется список правил хранения по умолчанию.
3. Нажмите "Сайты" .
4. Укажите срок хранения файлов:
   • Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы файлы удалялись без возможности восстановления через какое-то время:
     1. Выберите Срок хранения.
     2. Укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
     3. Выберите, когда должен начинаться срок хранения файла:
        1. Чтобы срок хранения начинался в зависимости от события, связанного с файлом, нажмите Дата начала срока хранения выберите Дата создания, Дата изменения или Дата перемещения в корзину.
        2. Чтобы срок хранения начинался в зависимости от условия в поле "Дата" ярлыка Диска (см. шаг 6), нажмите Дата начала срока хранения выберите Дата, указанная в поле даты ярлыка. Затем выберите поле даты. Срок хранения объекта начинается в день, соответствующий значению этого поля.
     4. Укажите, что следует делать с файлами по истечении установленного срока хранения:
        • Удалять без возможности восстановления только данные, удаленные навсегда. При выборе этого варианта без возможности восстановления удаляются объекты, у которых истек срок хранения и которые удалены из корзины. У пользователей нет доступа к этим мероприятиям, и они, скорее всего, больше не нужны. Выберите этот вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только те файлы, которые пользователи уже удалили из своей корзины.
        • Удалять без возможности восстановления все файлы пользователей на Диске, в том числе файлы, которые не были удалены навсегда. При выборе этого варианта без возможности восстановления удаляются все объекты, у которых истек срок хранения, в том числе объекты в папках пользователей на Диске. При этом также могут быть удалены объекты, которые пользователи хотели бы сохранить. Выберите этот вариант, чтобы безвозвратно удалять все файлы, в том числе ещё не удаленные.

5. Укажите, что делать с сайтами по истечении установленного срока.

   • Чтобы удалять навсегда только сайты, которые удалили пользователи, выберите первый вариант.

   • Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все сайты, то есть не только те, которые уже удалены пользователями, но и файлы на их Дисках.

     Важно! Функция хранения данных для Сайтов включена по умолчанию. Когда вы создадите правило хранения в Сейфе, сайты, которые хранятся дольше заданного срока, будут удалены без возможности восстановления. При этом также могут быть удалены сайты, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.

6. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.

Как включить или отключить специальные правила хранения для Сайтов

Если в настройках Сейфа не включены правила хранения Сайтов, на данные сайтов распространяются правила хранения Диска.

Чтобы выбрать, какие правила хранения действуют в отношении сайтов, выполните следующие действия:

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение Настройки.
3. Напротив Сайты выберите Действует правило хранения Сайтов или Действует правило хранения Диска.
4. Нажмите Сохранить.