Conservare i dati di Google Sites con Vault

Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i dati di Google Sites. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i siti ed, eventualmente, quando eliminarli. Per impostazione predefinita, i siti vengono conservati in base alle regole di conservazione specifiche per Sites. Per conservare i siti come gli altri file di Drive, puoi disattivare le regole di Sites. In questo caso, i siti vengono conservati in base alle regole di conservazione per Drive, perché sono archiviati su Drive.

Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita.

Informazioni importanti su Sites e sulla conservazione

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali tipi di dati sono supportati per Sites.

Impostare una regola di conservazione personalizzata per Sites

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati Regole personalizzate Crea.
3. Per il servizio, seleziona Sites e fai clic su Continua.

4. Scegli un'entità:

   • Unità organizzativa: applica la regola a un'unità organizzativa specifica:

     1. Fai clic sul campo e scegli un'unità organizzativa.

     2. (Facoltativo) Per applicare la regola ai Drive condivisi di cui sono membri gli account dell'unità organizzativa selezionata, attiva Includi elementi dai Drive condivisi.

        Nota:questa impostazione avrà effetto solo se il nuovo periodo di conservazione per l'unità organizzativa è più lungo di quello esistente definito per il Drive condiviso. Puoi solo estendere il periodo di conservazione. Non puoi abbreviarlo. Vai alla guida di Vault.

   • Tutti i Drive condivisi: applica la regola a tutti i Drive condivisi dell'organizzazione.

   • Drive condivisi specifici: applica la regola a un Drive condiviso con un account specifico.

     1. Fai clic su Aggiungi Drive condivisi.
     2. Inserisci uno o più account e fai clic su Trova.
     3. Seleziona uno o più Drive condivisi.
     4. Fai clic su Aggiungi.

5. Fai clic su Continua.

6. Scegli per quanto tempo conservare i file:

   • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
   • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
     1. Seleziona Periodo di conservazione.
     2. Inserisci il numero di giorni per il periodo di conservazione, compreso tra 1 e 36.500.
     3. Seleziona quando iniziare il periodo di conservazione del file:
        1. Per iniziare la conservazione in base a un evento relativo a un file, fai clic su Inizio del periodo di conservazione seleziona Data creazione, Data modifica o Data di spostamento nel cestino.
        2. Per avviare la conservazione in base alla condizione del campo della data di un'etichetta di Drive (vedi il passaggio 6), fai clic su Inizio del periodo di conservazione seleziona Data impostata nel campo data dell'etichetta. Poi seleziona un campo della data. Il periodo di conservazione di un elemento inizia con il valore di questo campo della data.
     4. Seleziona l'operazione da eseguire sui file al termine del periodo di conservazione:
        • Elimina definitivamente soltanto gli elementi eliminati in modo permanente: questa opzione elimina definitivamente gli elementi scaduti che sono stati rimossi dalla cartella Cestino. Gli utenti non possono accedervi e non intendono conservarli. Per eliminare definitivamente solo i file già eliminati dal cestino degli utenti, scegli questa opzione.
        • Elimina definitivamente tutti gli elementi dai Drive degli utenti, inclusi quelli che non sono stati eliminati in modo permanente: questa opzione elimina definitivamente tutti gli elementi scaduti, inclusi quelli che si trovano nelle cartelle di Drive degli utenti. Potrebbe eliminare definitivamente degli elementi che gli utenti intendono conservare. Per eliminare definitivamente tutti i file, inclusi quelli non eliminati, scegli questa opzione.

7. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui siti al termine del periodo di conservazione:

   • Per eliminare definitivamente solo i siti che gli utenti hanno eliminato in modo permanente, scegli la prima opzione.

   • Per eliminare definitivamente tutti i siti, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente sia i siti eliminati sia quelli ancora presenti nei Drive degli utenti.

     Avviso: la conservazione specifica per Sites è attivata per impostazione predefinita. Quando crei una regola di Sites, Vault consente immediatamente a Sites di eliminare in modo definitivo i dati che superano la durata di conservazione. Questi dati potrebbero includere siti che gli utenti prevedono di conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.

8. Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, seleziona la casella di conferma e fai clic su Accetta.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Sites

Se attivata, la regola di conservazione predefinita di Sites si applica a tutti i siti che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un'archiviazione a fini legali, inclusi i siti in Il mio Drive e nei Drive condivisi.

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati. Si apre l'elenco delle regole di conservazione predefinite.
3. Fai clic su Siti .
4. Scegli la durata del periodo di conservazione dei file:
   • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
   • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
     1. Seleziona Periodo di conservazione.
     2. Inserisci il numero di giorni per il periodo di conservazione, compreso tra 1 e 36.500.
     3. Seleziona quando iniziare il periodo di conservazione del file:
        1. Per iniziare la conservazione in base a un evento relativo a un file, fai clic su Inizio del periodo di conservazione seleziona Data creazione, Data modifica o Data di spostamento nel cestino.
        2. Per avviare la conservazione in base alla condizione del campo della data di un'etichetta di Drive (vedi il passaggio 6), fai clic su Inizio del periodo di conservazione seleziona Data impostata nel campo data dell'etichetta. Poi seleziona un campo della data. Il periodo di conservazione di un elemento inizia con il valore di questo campo della data.
     4. Seleziona l'operazione da eseguire sui file al termine del periodo di conservazione:
        • Elimina definitivamente soltanto gli elementi eliminati in modo permanente: questa opzione elimina definitivamente gli elementi scaduti che sono stati rimossi dalla cartella Cestino. Gli utenti non possono accedervi e non intendono conservarli. Per eliminare definitivamente solo i file già eliminati dal cestino degli utenti, scegli questa opzione.
        • Elimina definitivamente tutti gli elementi dai Drive degli utenti, inclusi quelli che non sono stati eliminati in modo permanente: questa opzione elimina definitivamente tutti gli elementi scaduti, inclusi quelli che si trovano nelle cartelle di Drive degli utenti. Potrebbe eliminare definitivamente degli elementi che gli utenti intendono conservare. Per eliminare definitivamente tutti i file, inclusi quelli non eliminati, scegli questa opzione.
5. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui siti al termine del periodo di conservazione:
   • Per eliminare definitivamente solo i siti eliminati dagli utenti, scegli la prima opzione.
   • Per eliminare definitivamente tutti i siti, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente sia i siti eliminati sia i siti nei Drive degli utenti. Avviso: la conservazione specifica per Sites è attivata per impostazione predefinita. Quando crei una regola di Sites, Vault consente immediatamente a Sites di eliminare in modo definitivo i dati che superano la durata di conservazione. Questi dati potrebbero includere siti che gli utenti prevedono di conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
6. Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.

Attiva o disattiva le regole di conservazione dedicate per Sites

I dati di Sites vengono conservati dalle regole di conservazione di Sites finché non modifichi le impostazioni di Vault per conservare i siti in base alle regole di conservazione di Drive.

Per scegliere le regole da applicare ai siti, segui questi passaggi:

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Conservazione dei dati Impostazioni.
3. Accanto a Siti, seleziona Conservati in base alla regola di Sites o Conservati in base alla regola di Drive.
4. Fai clic su Salva.