Google サイトのデータを Vault で保持する

組織の情報ガバナンス計画の一環として、Google サイトのデータを保持する期間を管理できます。保持ルールを使用すると、サイトをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。デフォルトでは、サイトはサイト固有の保持ルールに従って保持されます。ドライブ内の他のファイルと同じようにサイトを保持するには、サイトのルールを無効にする。そうすることで、ドライブ内に保存されているサイトはドライブの保持ルールに従って保持されるようになります。

特定の条件に合致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。ライセンスを付与されたすべてのアカウントのすべてのサービスデータを一定期間にわたって保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。

Google サイトと保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされるサイトのデータタイプに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。

サイトのカスタム保持ルールを作成する

1. vault.google.com にログインします。
2. [保持] [カスタムルール] 作成] をクリックします。
3. サービスとして [サイト] を選択し、[次へ] をクリックします。
4. エンティティを選択します。
   • 組織部門 - 特定の組織部門にルールを適用します。
     1. 該当する欄をクリックして組織部門を選択します。
     2. （省略可）選択した組織部門内のアカウントがメンバーになっている共有ドライブにルールを適用するには、[共有ドライブのアイテムを含める] を有効にします。
   • すべての共有ドライブ - 組織内のすべての共有ドライブにルールを適用します。
   • 特定の共有ドライブ - 特定のアカウントと共有されている共有ドライブにルールを適用します。
     1. [共有ドライブを追加] をクリックします。
     2. アカウント（複数可）を入力して [検索] をクリックします。
     3. 共有ドライブ（複数可）を選択します。
     4. [追加] をクリックします。
5. [続行] をクリックします。
6. ファイルの保持期間を選択します。
   • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
   • 一定期間が経過したファイルをパージするには:
     1. [保持期間] を選択します。
     2. 保持期間の日数を 1～36,500 の範囲で入力します。
     3. ファイルの保持期間を開始するタイミングを選択します。
        1. ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリック [作成日]、[更新日]、[ゴミ箱に移動した日] のいずれかを選択します。
        2. ドライブラベルの日付フィールドの条件に基づいて保持を開始するには（手順 6 を参照）、[保持期間の開始日] をクリック [ラベルの日付フィールドに設定されている日付] を選択します。続いて、日付フィールドを選択します。アイテムの保持期間はその日付フィールドの値から始まります。
     4. 保持期間が終了したときのファイルの処理方法を選択します。
        • 完全に削除されたアイテムのみをパージする - [ゴミ箱] フォルダから削除され、保持期限を過ぎたアイテムがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、このオプションを選択します。
        • ユーザーのドライブにあるすべてのアイテム（まだ完全に削除されていないアイテムを含む）をパージする - ユーザーのドライブ フォルダ内のアイテムを含め、保持期限を過ぎたすべてのアイテムがパージされます。ユーザーが保持しておきたいアイテムがパージされる可能性もあります。削除されていないファイルを含むすべてのファイルをパージするには、このオプションを選択します。

7. 期間を設定する場合は、保持期間の終了後にサイトをどのように処理するかを選択します。

   • ユーザーが完全に削除したサイトだけをパージするには、最初のオプションを選択します。

   • すべてのサイトをパージするには、2 番目のオプションを選択します。このルールにより、削除されたサイトとユーザーのドライブにまだ残っているサイトの両方がパージされる可能性があります。

     警告: サイト固有の保持はデフォルトで有効になっています。サイトのルールを作成すると、Vault により、保持期間を過ぎたデータのパージがサイトで直ちに許可されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいサイトが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。

8. [作成] をクリックします。保持期間を設定した場合は、確認のチェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。

サイトのデフォルトの保持ルールを設定する

有効にすると、デフォルトのサイト保持ルールが、マイドライブと共有ドライブのサイトを含む、カスタムルールまたは記録保持の対象になっていないすべてのサイトに適用されます。

1. vault.google.com にログインします。
2. [保持] をクリックします。デフォルトの保持ルールのリストが開きます。
3. [サイト] をクリックします。
4. ファイルの保持期間を選択します。
   • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
   • 一定期間が経過したファイルをパージするには:
     1. [保持期間] を選択します。
     2. 保持期間の日数を 1～36,500 の範囲で入力します。
     3. ファイルの保持期間を開始するタイミングを選択します。
        1. ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリック [作成日]、[更新日]、[ゴミ箱に移動した日] のいずれかを選択します。
        2. ドライブラベルの日付フィールドの条件に基づいて保持を開始するには（手順 6 を参照）、[保持期間の開始日] をクリック [ラベルの日付フィールドに設定されている日付] を選択します。続いて、日付フィールドを選択します。アイテムの保持期間はその日付フィールドの値から始まります。
     4. 保持期間が終了したときのファイルの処理方法を選択します。
        • 完全に削除されたアイテムのみをパージする - [ゴミ箱] フォルダから削除され、保持期限を過ぎたアイテムがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、このオプションを選択します。
        • ユーザーのドライブにあるすべてのアイテム（まだ完全に削除されていないアイテムを含む）をパージする - ユーザーのドライブ フォルダ内のアイテムを含め、保持期限を過ぎたすべてのアイテムがパージされます。ユーザーが保持しておきたいアイテムがパージされる可能性もあります。削除されていないファイルを含むすべてのファイルをパージするには、このオプションを選択します。

5. 期間を設定する場合は、保持期間の終了後にサイトをどのように処理するかを選択します。

   • ユーザーが削除したサイトのみをパージするには、1 番目のオプションを選択します。

   • すべてのサイトをパージするには、2 番目のオプションを選択します。このルールでは、削除されたサイトとユーザーのドライブ内のサイトの両方をパージできます。

     警告: サイト固有の保持はデフォルトで有効になっています。サイトのルールを作成すると、Vault により、保持期間を過ぎたデータのパージがサイトで直ちに許可されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいサイトが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。

6. [保存] をクリックします。Vault は、ルールの影響を理解していることを確認するよう求めます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。

サイト専用の保持ルールを有効または無効にする

Vault の設定を変更して、ドライブの保持ルールでサイトを保持するまで、サイトのデータはサイトの保持ルールによって保持されます。

サイトに適用するルールを選択する手順は次のとおりです。

1. vault.google.com にログインします。
2. [保持] [設定] をクリックします。
3. [サイト] の横で、[サイトのルールによって保持] または [ドライブのルールによって保持] を選択します。
4. [保存] をクリックします。