Mempertahankan data Google Sites dengan Vault

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi Anda, Anda dapat mengontrol berapa lama data Google Sites dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama situs dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan. Secara default, situs dipertahankan sesuai dengan aturan retensi khusus Sites. Untuk mempertahankan situs dengan cara yang sama seperti file lain di Drive, Anda dapat menonaktifkan aturan Sites. Kemudian, situs dipertahankan sesuai dengan aturan retensi untuk Drive karena datanya disimpan di Drive.

Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.

Informasi penting tentang Sites dan retensi

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya baca cara kerja retensi dan tinjau jenis data yang didukung untuk Sites.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk Sites

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Retensi Aturan Khusus Buat.
3. Untuk layanan, pilih Sites, lalu klik Lanjutkan.
4. Pilih salah satu entitas:
   • Unit organisasi—Terapkan aturan ke unit organisasi tertentu: unit:
     1. Klik kolom, lalu pilih unit organisasi
     2. (Opsional) Untuk menerapkan aturan ke drive bersama tempat akun di unit organisasi yang dipilih menjadi anggota, aktifkan Sertakan hasil dari drive bersama.
   • Semua drive bersama—Terapkan aturan ke semua drive bersama di organisasi Anda.
   • Drive bersama tertentu—Terapkan aturan ke drive bersama yang dibagikan dengan akun tertentu.
     1. Klik Tambahkan drive bersama.
     2. Masukkan satu atau beberapa akun, lalu klik Temukan.
     3. Pilih satu atau beberapa drive bersama.
     4. Klik Tambahkan.
5. Klik Lanjutkan.
6. Pilih durasi file dipertahankan:
   • Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
   • Untuk menghapus permanen file setelah waktu yang ditentukan:
     1. Pilih Periode retensi.
     2. Masukkan jumlah hari periode retensi data, antara 1 hingga 36.500.
     3. Pilih waktu untuk memulai periode retensi file:
        1. Untuk memulai retensi berdasarkan peristiwa yang terkait dengan file, klik Awal periode retensi data pilih Tanggal dibuat, Tanggal diubah, atau Tanggal dipindahkan ke sampah.
        2. Untuk memulai retensi berdasarkan kondisi kolom tanggal label Drive (lihat Langkah 6), klik Awal periode retensi data pilih Tanggal ditetapkan pada kolom tanggal label. Kemudian pilih kolom tanggal. Periode retensi data untuk item dimulai pada nilai kolom tanggal tersebut.
     4. Pilih tindakan untuk file saat periode retensi data berakhir:
        • Hanya hapus permanen item yang telah dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen item yang masa berlakunya habis yang dikosongkan dari folder Sampah. Pengguna tidak memiliki akses ke pesan tersebut dan tidak ingin menyimpannya. Untuk menghapus permanen hanya file yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi ini.
        • Hapus permanen semua item di Drive pengguna, termasuk item yang tidak dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen semua item yang masa berlakunya habis, termasuk item di folder Drive pengguna. Opsi ini mungkin menghapus permanen item yang ingin disimpan pengguna. Untuk menghapus permanen semua file, termasuk file yang tidak dihapus, pilih opsi ini.

7. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk situs setelah periode retensi data berakhir:

   • Untuk menghapus permanen hanya situs yang dihapus secara permanen oleh pengguna, pilih opsi pertama.

   • Untuk menghapus permanen semua situs, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen situs yang telah dihapus dan situs yang masih ada di Drive pengguna.

     Peringatan: Retensi khusus Sites diaktifkan secara default. Saat Anda membuat aturan Sites, Vault akan langsung mengizinkan Sites menghapus permanen data yang melampaui durasi retensi. Data ini mungkin mencakup situs yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.

8. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.

Menetapkan aturan retensi default untuk Sites

Jika diaktifkan, aturan retensi Sites default akan berlaku untuk semua situs yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan, termasuk situs di Drive Saya dan di drive bersama.

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Retensi. Daftar aturan retensi default akan terbuka.
3. Klik Situs .
4. Pilih durasi file dipertahankan:
   • Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
   • Untuk menghapus permanen file setelah waktu yang ditentukan:
     1. Pilih Periode retensi.
     2. Masukkan jumlah hari periode retensi data, antara 1 hingga 36.500.
     3. Pilih waktu untuk memulai periode retensi file:
        1. Untuk memulai retensi berdasarkan peristiwa yang terkait dengan file, klik Awal periode retensi data pilih Tanggal dibuat, Tanggal diubah, atau Tanggal dipindahkan ke sampah.
        2. Untuk memulai retensi berdasarkan kondisi kolom tanggal label Drive (lihat Langkah 6), klik Awal periode retensi data pilih Tanggal ditetapkan pada kolom tanggal label. Kemudian pilih kolom tanggal. Periode retensi data untuk item dimulai pada nilai kolom tanggal tersebut.
     4. Pilih tindakan untuk file saat periode retensi data berakhir:
        • Hanya hapus permanen item yang telah dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen item yang masa berlakunya habis yang dikosongkan dari folder Sampah. Pengguna tidak memiliki akses ke pesan tersebut dan tidak ingin menyimpannya. Untuk menghapus permanen hanya file yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi ini.
        • Hapus permanen semua item di Drive pengguna, termasuk item yang tidak dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen semua item yang masa berlakunya habis, termasuk item di folder Drive pengguna. Opsi ini mungkin menghapus permanen item yang ingin disimpan pengguna. Untuk menghapus permanen semua file, termasuk file yang tidak dihapus, pilih opsi ini.

5. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk situs setelah periode retensi data berakhir:

   • Untuk menghapus permanen hanya situs yang sudah dihapus pengguna, pilih opsi pertama.

   • Untuk menghapus permanen semua situs, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen situs yang telah dihapus dan situs yang ada di Drive pengguna.

     Peringatan: Retensi khusus Sites diaktifkan secara default. Saat Anda membuat aturan Sites, Vault akan langsung mengizinkan Sites menghapus permanen data yang melampaui durasi retensi. Data ini mungkin mencakup situs yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.

6. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.

Mengaktifkan atau menonaktifkan aturan retensi khusus untuk Sites

Data Sites dipertahankan oleh aturan retensi Sites sampai Anda mengubah setelan Vault untuk mempertahankan situs berdasarkan aturan retensi Drive.

Untuk memilih aturan yang berlaku untuk situs, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Retensi Setelan.
3. Di samping Sites, pilih Dipertahankan oleh aturan Sites atau Dipertahankan oleh aturan Drive.
4. Klik Simpan.