Google Sites-gegevens bewaren met Vault

Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang Google Sites-gegevens worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang sites moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing). Sites worden standaard bewaard volgens Sites-specifieke bewaarregels. Als u sites op dezelfde manier wilt bewaren als andere bestanden in Drive, kunt u Sites-regels uitzetten. Sites worden dan bewaard volgens de bewaarregels voor Drive, omdat ze zijn opgeslagen in Drive.

Als u gegevens wilt bewaren die aan specifieke voorwaarden voor een bepaalde tijd voldoen, maakt u een aangepaste bewaarregel. Als u alle servicegegevens van alle accounts met een licentie voor een bepaalde periode wilt bewaren, maakt u een standaard bewaarregel.

Belangrijke informatie over Sites en bewaren

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te controleren welke gegevenstypen worden ondersteund voor Sites.

Een aangepaste bewaarregel maken voor Sites

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren Aangepaste regels Maken.
3. Selecteer Sites als service en klik op Doorgaan.

4. Kies een entiteit:

   • Organisatie-eenheid: De regel toepassen op een specifieke organisatie-eenheid:

     1. Klik op het veld en kies een organisatie-eenheid.

     2. (Optioneel) Als u de regel wilt toepassen op gedeelde Drives waarvan de accounts in de geselecteerde organisatie-eenheid lid zijn, zet u Inclusief items uit gedeelde Drives aan.

        Opmerking: Deze instelling heeft alleen effect als de nieuwe bewaarperiode voor de organisatie-eenheid langer is dan de bestaande bewaarperiode die is gedefinieerd voor de gedeelde Drive. U kunt de bewaarperiode alleen verlengen. Je kunt de kop niet korter maken. Ga naar Vault-help.

   • Alle gedeelde Drives: De regel toepassen op alle gedeelde Drives in uw organisatie.

   • Specifieke gedeelde Drives: De regel toepassen op een gedeelde Drive die is gedeeld met een specifiek account.

     1. Klik op Gedeelde Drives toevoegen.
     2. Voer een of meer accounts in en klik op Zoeken.
     3. Selecteer een of meer gedeelde Drives.
     4. Klik op Toevoegen.

5. Klik op Doorgaan.

6. Kies hoelang bestanden bewaard moeten blijven:

   • Selecteer Onbeperkt om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Zo verwijder je bestanden definitief na een bepaalde tijd:
     1. Selecteer Bewaarperiode.
     2. Vul het aantal dagen van de bewaarperiode in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaarperiode van het bestand moet beginnen:
        1. Als u de bewaarperiode wilt starten op basis van een gebeurtenis die aan een bestand is gerelateerd, klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum gemaakt, Datum gewijzigd of Datum in de prullenbak geplaatst.
        2. Als u de bewaarperiode wilt starten gebaseerd op de datumvoorwaarde van een Drive-label (zie stap 6), klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum ingesteld in datumveld label. Selecteer daarna een datumveld. De bewaarperiode voor een item begint op de waarde van dit datumveld.
     4. Selecteer wat er moet gebeuren met de bestanden als de bewaarperiode voorbij is:
        • Alleen definitief verwijderde items uit het systeem verwijderen: Met deze optie worden items waarvoor de bewaarperiode is verlopen uit de prullenbak verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren. Als u alleen bestanden definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van de gebruiker, kiest u deze optie.
        • Alle items in de Drive van gebruikers uit het systeem verwijderen, inclusief items die nog niet definitief zijn verwijderd: Met deze optie worden alle items verwijderd waarvoor de bewaarperiode is verlopen, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Hierdoor worden misschien items definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Kies deze optie als u alle bestanden definitief wilt verwijderen, inclusief bestanden die nog niet zijn verwijderd.

7. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met sites:

   • Als u alleen sites definitief wilt verwijderen die gebruikers definitief hebben verwijderd, kiest u de eerste optie.

   • Als u alle sites definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Door deze regel kunnen zowel verwijderde sites als sites die nog in de Drive van gebruikers staan, definitief worden verwijderd.

     Waarschuwing: Sites-specifieke bewaring staat standaard aan. Als u een Sites-regel maakt, staat Vault onmiddellijk toe dat Sites gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen. Hierbij worden mogelijk ook sites verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.

8. Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.

De standaard bewaarregel instellen voor Sites

Als de standaard Sites-bewaarregel actief is, geldt deze voor alle sites die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen, inclusief sites in Mijn Drive en gedeelde Drives.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren. De lijst met standaard bewaarregels wordt geopend.
3. Klik op Sites .
4. Kies hoelang bestanden bewaard moeten blijven:
   • Selecteer Onbeperkt om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Zo verwijder je bestanden definitief na een bepaalde tijd:
     1. Selecteer Bewaarperiode.
     2. Vul het aantal dagen van de bewaarperiode in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaarperiode van het bestand moet beginnen:
        1. Als u de bewaarperiode wilt starten op basis van een gebeurtenis die aan een bestand is gerelateerd, klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum gemaakt, Datum gewijzigd of Datum in de prullenbak geplaatst.
        2. Als u de bewaarperiode wilt starten gebaseerd op de datumvoorwaarde van een Drive-label (zie stap 6), klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum ingesteld in datumveld label. Selecteer daarna een datumveld. De bewaarperiode voor een item begint op de waarde van dit datumveld.
     4. Selecteer wat er moet gebeuren met de bestanden als de bewaarperiode voorbij is:
        • Alleen definitief verwijderde items uit het systeem verwijderen: Met deze optie worden items waarvoor de bewaarperiode is verlopen uit de prullenbak verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren. Als u alleen bestanden definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van de gebruiker, kiest u deze optie.
        • Alle items in de Drive van gebruikers uit het systeem verwijderen, inclusief items die nog niet definitief zijn verwijderd: Met deze optie worden alle items verwijderd waarvoor de bewaarperiode is verlopen, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Hierdoor worden misschien items definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Kies deze optie als u alle bestanden definitief wilt verwijderen, inclusief bestanden die nog niet zijn verwijderd.
5. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met sites:
   • Als u alleen sites definitief wilt verwijderen die gebruikers al hebben verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle sites definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Door deze regel kunnen zowel verwijderde sites als sites in de Drive van gebruikers worden verwijderd. Waarschuwing: Sites-specifieke bewaring staat standaard aan. Als u een Sites-regel maakt, staat Vault onmiddellijk toe dat Sites gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen. Hierbij worden mogelijk ook sites verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
6. Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.

Specifieke bewaarregels voor Sites aan- of uitzetten

Sites-gegevens worden bewaard door Sites-bewaarregels totdat u de Vault-instellingen wijzigt om sites te bewaren op basis van Drive-bewaarregels.

Zo kies je welke regels van toepassing zijn op sites:

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren Instellingen.
3. Selecteer naast Sites de optie Bewaard door Sites-regel of Bewaard door Drive-regel.
4. Klik op Opslaan.