Google Sites-Daten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Google Sites-Daten aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Websites behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden. Standardmäßig werden Websites gemäß den Sites-spezifischen Aufbewahrungsregeln aufbewahrt. Wenn Sie Websites auf dieselbe Weise wie andere Dateien in Drive aufbewahren möchten, können Sie Sites-Regeln deaktivieren. Websites werden dann gemäß den Aufbewahrungsregeln für Drive aufbewahrt, da sie in Drive gespeichert werden.

Wenn Sie Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, für eine bestimmte Zeit beibehalten möchten, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel.

Wichtige Informationen zu Google Sites und zur Aufbewahrung

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die unterstützten Datentypen für Google Sites informieren.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Sites festlegen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung Benutzerdefinierte Regeln Erstellen.
3. Wählen Sie als Dienst Sites aus und klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie eine Entität aus:
   • Organisationseinheit: Die Regel wird auf eine bestimmte Organisationseinheit angewendet:
     1. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
     2. Optional: Wenn Sie die Regel auf geteilte Ablagen anwenden möchten, zu denen Konten der ausgewählten Organisationseinheit gehören, aktivieren Sie Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen.
   • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in Ihrer Organisation angewendet.
   • Bestimmte geteilte Ablagen: Die Regel wird auf eine geteilte Ablage angewendet, die für ein bestimmtes Konto freigegeben ist.
     1. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen hinzufügen.
     2. Geben Sie mindestens ein Konto ein und klicken Sie auf Suchen.
     3. Wählen Sie mindestens eine geteilte Ablage aus.
     4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht werden:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für den Aufbewahrungszeitraum ein (zwischen 1 und 36.500).
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer der Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde aus.
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt mit dem Wert dieses Datumsfelds.
     4. Wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums passieren soll:
        • Nur endgültig gelöschte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten. Wählen Sie diese Option aus, um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden: Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dazu können auch Elemente gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie diese Option aus.

7. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Websites nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:

   • Wenn Sie nur Websites dauerhaft löschen möchten, die Nutzer endgültig gelöscht haben, wählen Sie die erste Option aus.

   • Wenn Sie alle Websites dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel können sowohl gelöschte Websites als auch Websites, die sich noch in den Google-Laufwerken der Nutzer befinden, dauerhaft gelöscht werden.

     Warnung: Die Sites-spezifische Aufbewahrung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie eine Sites-Regel erstellen, kann Google Sites in Vault Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofort dauerhaft löschen. Das kann auch Daten betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.

8. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie einen Aufbewahrungszeitraum festlegen, setzen Sie ein Häkchen in das Bestätigungsfeld und klicken Sie auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Sites festlegen

Wenn die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Sites aktiviert ist, gilt sie für alle Websites, die keiner benutzerdefinierten Regel oder keinem Hold unterliegen, einschließlich Websites in „Meine Ablage“ und in geteilten Ablagen.

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der standardmäßigen Aufbewahrungsregeln wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf „Websites“ .
4. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht werden:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für den Aufbewahrungszeitraum ein (zwischen 1 und 36.500).
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer der Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde aus.
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt mit dem Wert dieses Datumsfelds.
     4. Wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums passieren soll:
        • Nur endgültig gelöschte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten. Wählen Sie diese Option aus, um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden: Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dazu können auch Elemente gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie diese Option aus.

5. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Websites nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:

   • Wenn Sie nur die Websites dauerhaft löschen möchten, die von Nutzern gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.

   • Wenn Sie alle Websites dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel können sowohl gelöschte Websites als auch Websites in den Google-Laufwerken der Nutzer dauerhaft gelöscht werden.

     Warnung: Die Sites-spezifische Aufbewahrung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie eine Sites-Regel erstellen, kann Google Sites in Vault Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofort dauerhaft löschen. Das kann auch Daten betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.

6. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.

Aufbewahrungsregeln für Google Sites aktivieren oder deaktivieren

Google Sites-Daten werden gemäß den Google Sites-Aufbewahrungsregeln gespeichert, bis Sie die Vault-Einstellungen ändern und Websites gemäß den Google Drive-Aufbewahrungsregeln speichern.

So legen Sie fest, welche Regeln für Websites gelten:

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung Einstellungen.
3. Wählen Sie neben Sites die Option Durch Sites-Regel beibehalten oder Durch Drive-Regel beibehalten aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.