Reter dados do Google Sites com o Vault

Como parte do plano de governança da informação da sua empresa, você pode controlar o tempo de retenção dos dados do Google Sites. Use as regras de retenção para definir por quanto tempo os sites serão mantidos e quando eles deverão ser excluídos, se necessário. Por padrão, os sites são retidos de acordo com as regras de retenção específicas do Sites. Para manter os sites iguais aos dos outros arquivos no Drive, você pode desativar as regras do Sites. Os sites serão retidos conforme as regras de retenção do Drive porque são armazenados no Drive.

Para guardar os dados que atendem a condições específicas por determinado período, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.

Informações importantes sobre o Sites e a retenção

Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e revise os tipos de dados compatíveis com o Sites.

Criar uma regra de retenção personalizada para o Sites

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Retenção Regras personalizadas Criar.
3. Como serviço, selecione Sites e clique em Continuar.
4. Escolha uma entidade:
   • Unidade organizacional: aplique a regra a uma unidade organizacional específica:
     1. Clique no campo e escolha uma unidade organizacional.
     2. (Opcional) Para aplicar a regra aos drives compartilhados que incluem as contas na unidade organizacional selecionada, ative Incluir resultados de drives compartilhados.
   • Todos os drives compartilhados: aplique a regra a todos os drives compartilhados na sua organização.
   • Drives compartilhados específicos: aplique a regra a um drive compartilhado com uma conta específica.
     1. Clique em Adicionar drives compartilhados.
     2. Digite uma ou mais contas e clique em Localizar.
     3. Selecione um ou mais drives compartilhados.
     4. Clique em Adicionar.
5. Clique em Continuar.
6. Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
   • Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
   • Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
     1. Selecione Período de armazenamento.
     2. Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
     3. Selecione quando iniciar o período de armazenamento do arquivo:
        1. Para iniciar o armazenamento com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de armazenamento selecione Data de criação, Data da modificação ou Data da migração para a lixeira.
        2. Para iniciar o armazenamento com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de armazenamento selecione Data definida no campo "Data da etiqueta". Em seguida, selecione um campo de data. O período de armazenamento de um item começa no valor desse campo de data.
     4. Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de armazenamento terminar:
        • Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso a eles nem esperam mantê-los. Para limpar apenas os arquivos que já foram esvaziados da lixeira dos usuários, escolha essa opção.
        • Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente : esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha essa opção.

7. Se você definir uma duração, escolha o que fazer com os sites após o fim do período de retenção:

   • Para limpar apenas os sites que já foram excluídos permanentemente pelos usuários, escolha a primeira opção.

   • Para limpar todos os sites, escolha a segunda opção. Essa regra pode eliminar os sites excluídos e os que ainda estão nos Drives dos usuários.

     Aviso:a retenção específica do Sites é ativada por padrão. Quando você cria uma regra do Sites, o Vault permite que o Sites limpe imediatamente os dados que excedem a duração da retenção. Talvez sejam excluídos dados de sites que os usuários pretendem manter. Só passe para a próxima etapa quando tiver certeza de que a regra está configurada corretamente.

8. Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.

Definir a regra de retenção padrão para o Sites

Quando ativada, a regra de retenção padrão do Sites é válida para todos os sites que não são cobertos por regras personalizadas ou guardas de documentos, inclusive os sites no Meu Drive e em drives compartilhados.

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Retenção. A lista de regras de retenção padrão é aberta.
3. Clique em Sites .
4. Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
   • Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
   • Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
     1. Selecione Período de armazenamento.
     2. Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
     3. Selecione quando iniciar o período de armazenamento do arquivo:
        1. Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção selecione Data de criação, Data da modificação ou Data da migração para a lixeira.
        2. Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção selecione Data definida no campo "Data da etiqueta". Em seguida, selecione um campo de data. O período de armazenamento de um item começa no valor desse campo de data.
     4. Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de armazenamento terminar:
        • Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso a eles nem esperam mantê-los. Para limpar apenas os arquivos que já foram esvaziados da lixeira dos usuários, escolha essa opção.
        • Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente : esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha essa opção.

5. Se você definir uma duração, escolha o que fazer com os sites após o fim do período de retenção:

   • Para limpar apenas os sites que já foram excluídos pelos usuários, escolha a primeira opção.

   • Para limpar todos os sites, escolha a segunda opção. Essa regra pode eliminar os sites excluídos e os que estão nos Drives dos usuários.

     Aviso:a retenção específica do Sites é ativada por padrão. Quando você cria uma regra do Sites, o Vault permite que o Sites limpe imediatamente os dados que excedem a duração da retenção. Talvez sejam excluídos dados de sites que os usuários pretendem manter. Só passe para a próxima etapa quando tiver certeza de que a regra está configurada corretamente.

6. Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.

Ativar ou desativar as regras de retenção dedicadas do Sites

Os dados do Sites são retidos pelas regras de retenção do Sites até você alterar as configurações do Vault. reter sites pelas regras de retenção do Drive.

Para escolher quais regras se aplicam a sites, siga estas etapas:

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Retenção Configurações.
3. Ao lado de Sites, selecione Retido por regra do Sites ou Retido por regra do Drive rule.
4. Clique em Salvar.