使用保险柜保留 Google 协作平台数据

您可以控制 Google 协作平台数据的保留时长，作为贵组织的信息治理措施之一。为此，可以使用保留规则来设置要将网站保留多久，以及什么时候该删除网站（如果需要删除的话）。默认情况下，系统会根据协作平台专用的保留规则来保留网站。若要像保留云端硬盘中的其他文件一样保留网站，您可以关闭协作平台规则。然后，网站会根据云端硬盘保留规则进行保留，因为这些网站存储在云端硬盘中。

如需将满足特定条件的数据保留一段时间，请创建自定义保留规则。如需将所有许可账号的所有服务数据保留一段时间，请创建默认保留规则。

关于协作平台和保留功能的重要信息

在设置保留规则前，我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理，并查看协作平台支持的数据类型。

为协作平台设置自定义保留规则

1. 登录 vault.google.com。
2. 依次点击保留 自定义规则 创建。
3. 在“服务”部分，选择协作平台，然后点击继续。
4. 选择一个实体：
   • 组织部门 - 将此规则应用于特定组织部门：
     1. 点击相应字段，然后选择一个组织部门。
     2. （可选）如需将此规则应用于所选组织部门中的账号所属的共享云端硬盘，请启用包含共享云端硬盘中的结果。
   • 所有共享云端硬盘 - 将此规则应用于您组织中的所有共享云端硬盘。
   • 特定共享云端硬盘 - 将此规则应用于与特定账号共享的共享云端硬盘。
     1. 点击添加共享云端硬盘。
     2. 输入一个或多个账号，然后点击查找。
     3. 选择一个或多个共享云端硬盘。
     4. 点击添加。
5. 点击继续。
6. 选择文件的保留时长：
   • 如需永久保留在此规则适用范围内的文件，请选择无限期。
   • 如需在设定的期限过后完全清除文件，请执行以下操作：
     1. 选择保留期限。
     2. 输入保留期限的天数（1 至 36,500）。
     3. 选择文件保留期限的开始日期：
        1. 如要根据与文件相关的事件开始保留，请点击保留期限的开始日期 选择创建日期、修改日期或移至回收站的日期。
        2. 如要根据云端硬盘标签的日期字段条件（请参阅第 6 步）开始保留，请点击保留期限的开始日期 选择标签日期字段设置的日期。然后选择一个日期字段。相应内容的保留期限从该日期字段的值开始。
     4. 选择在保留期限结束后如何处理文件：
        • 仅完全清除已永久删除的内容：如果选择此选项，系统会完全清除已从“回收站”文件夹中清空的保留期满内容。用户将无法访问或保留这些内容。如需仅完全清除已从用户的回收站中清空的文件，请选择此选项。
        • 完全清除用户云端硬盘中的所有内容，包括未永久删除的内容 - 选择此选项会完全清除所有过期的内容，包括用户云端硬盘文件夹中的内容。这可能会完全清除用户想要保留的内容。如需完全清除所有文件（包括尚未删除的文件），请选择此选项。

7. 如果您设置了时长，请选择在保留期限结束后如何处理网站：

   • 要仅完全清除用户永久删除的网站，请选择第一个选项。

   • 要完全清除所有网站，请选择第二个选项。这种情况下创建的规则可以完全清除已删除的网站和仍在用户云端硬盘中的网站。

     警告：协作平台专用的保留规则默认处于启用状态。创建协作平台规则后，保险柜会立即允许协作平台完全清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的网站。请先确保规则配置正确无误，然后再继续执行下一步操作。

8. 点击创建。如果您设置了保留期限，请勾选确认框并点击接受。

为协作平台设置默认保留规则

启用默认的协作平台保留规则后，这些规则会应用于不在自定义规则或保全设置涵盖范围内的所有网站，包括“我的云端硬盘”和共享云端硬盘中的网站。

1. 登录 vault.google.com。
2. 点击保留。系统会打开默认保留规则列表。
3. 点击“协作平台”图标 。
4. 选择文件的保留时长：
   • 如需永久保留在此规则适用范围内的文件，请选择无限期。
   • 如需在设定的期限过后完全清除文件，请执行以下操作：
     1. 选择保留期限。
     2. 输入保留期限的天数（1 至 36,500）。
     3. 选择文件保留期限的开始日期：
        1. 如要根据与文件相关的事件开始保留，请点击保留期限的开始日期 选择创建日期、修改日期或移至回收站的日期。
        2. 如要根据云端硬盘标签的日期字段条件（请参阅第 6 步）开始保留，请点击保留期限的开始日期 选择标签日期字段设置的日期。然后选择一个日期字段。相应内容的保留期限从该日期字段的值开始。
     4. 选择在保留期限结束后如何处理文件：
        • 仅完全清除已永久删除的内容：如果选择此选项，系统会完全清除已从“回收站”文件夹中清空的保留期满内容。用户将无法访问或保留这些内容。如需仅完全清除已从用户的回收站中清空的文件，请选择此选项。
        • 完全清除用户云端硬盘中的所有内容，包括未永久删除的内容 - 选择此选项会完全清除所有过期的内容，包括用户云端硬盘文件夹中的内容。这可能会完全清除用户想要保留的内容。如需完全清除所有文件（包括尚未删除的文件），请选择此选项。

5. 如果您设置了时长，请选择在保留期限结束后如何处理网站：

   • 要仅完全清除用户删除的网站，请选择第一个选项。

   • 要完全清除所有网站，请选择第二个选项。此规则可以完全清除已删除的网站和用户云端硬盘中的网站。

     警告：协作平台专用的保留规则默认处于启用状态。创建协作平台规则后，保险柜会立即允许协作平台完全清除超过保留期限的数据。清除的数据中可能包含用户希望保留的网站。请先确保规则配置正确无误，然后再继续执行下一步操作。

6. 点击保存。保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可保存此规则。

启用或停用协作平台的专属保留规则

系统会根据协作平台保留规则来保留协作平台数据，除非您更改保险柜设置，改为根据云端硬盘保留规则来保留协作平台网站。

要选择将哪些规则应用于网站，请执行以下步骤：

1. 登录 vault.google.com。
2. 依次点击保留 设置。
3. 在协作平台旁边，选择根据 Google 协作平台规则保留或根据云端硬盘规则保留。
4. 点击保存。