W ramach planu zarządzania informacjami organizacji możesz określić, jak długo dane Google Voice dla Google Workspace mają być przechowywane. Reguły przechowywania pozwalają określić, jak długo wiadomości mają być przechowywane oraz kiedy (i czy w ogóle) powinny zostać usunięte.
Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Ustaw domyślną regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane każdej usługi dla wszystkich kont z licencjami.
Ważne informacje na temat przechowywania danych z Google Voice
Zdecydowanie zalecamy, aby przed ustawieniem reguł przechowywania zapoznać się ze sposobem działania przechowywania i sprawdzić, jakie dane głosowe są obsługiwane przez Vault.
Jakie dane można przechowywać
Obsługiwane:
- SMS-y
- Wiadomości nagrane na poczcie głosowej i ich transkrypcje
- Rejestry połączeń i nagrania
Nieobsługiwane:
- Dane Voice z numerem przypisanym do więcej niż jednego użytkownika.
- Dane Voice utworzone przed 5 czerwca 2019 roku (GMT-7).
- Dane Voice na kontach z licencjami na zarchiwizowane konto użytkownika
Więcej informacji znajdziesz w artykule Obsługiwane usługi i typy danych.
Sposób obliczania okresów przechowywania danych głosowych
Okres przechowywania jest obliczany w ten sposób:
- SMS-y – przechowywanie rozpoczyna się o 23:59 UTC-7 w dniu wysłania wiadomości.
- Wiadomości głosowe i ich transkrypcje – przechowywanie rozpoczyna się w momencie utworzenia elementu.
- Rejestry połączeń i nagrania – przechowywanie rozpoczyna się w momencie rozpoczęcia połączenia.
Przetwarzanie i trwałe usuwanie danych głosowych może być stosowane z opóźnieniem
- Gdy utworzysz lub zaktualizujesz regułę przechowywania dotyczącą Voice, jej rozpowszechnianie może zająć do 24 godzin. Elementy usunięte przez użytkowników w tym okresie rozpowszechniania nie są przechowywane i nie można ich odzyskać.
- Po upływie okresu przechowywania trwałe usuwanie danych z Voice może zająć do 30 dni.
Ustawianie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej danych głosowych
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie
Reguły niestandardowe
Utwórz. - Jako usługę wybierz Voice i kliknij Dalej.
- Wybierz jednostkę organizacyjną, do której chcesz zastosować regułę. Kliknij pole i wybierz jednostkę organizacyjną.
- (Opcjonalnie) Aby zastosować regułę tylko do określonych typów danych głosowych, odznacz pola typów danych, które chcesz wykluczyć.
- Kliknij Dalej.
- Wybierz czas przechowywania wiadomości:
- Aby trwale przechowywać wiadomości objęte tą regułą, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
Jeśli ustawisz ograniczenia czasowe, następnie wybierz sposób postępowania z danymi, gdy wygaśnie okres przechowywania:
- Aby trwale usunąć tylko te dane, które zostały już usunięte, wybierz pierwszą opcję.
- Aby trwale usunąć wszystkie dane (także te, które nie zostały usunięte), wybierz drugą opcję.
Kliknij Utwórz. Jeśli ustawiono okres przechowywania, zaznacz pole potwierdzenia i kliknij Akceptuję.
Ustawianie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej danych Voice
Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do danych w Vault, których nie obejmuje reguła niestandardowa ani blokada.
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista reguł domyślnych.
- Kliknij Głos
. - Wybierz czas przechowywania danych:
- Aby trwale przechowywać dane objęte tą regułą, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby odrzucić dane po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
- Jeśli ustawisz ograniczenia czasowe, następnie wybierz sposób postępowania z danymi, gdy wygaśnie okres przechowywania:
- Aby trwale usunąć tylko te dane, które zostały już usunięte, wybierz pierwszą opcję.
- Aby trwale usunąć wszystkie dane (także te, które nie zostały usunięte), wybierz drugą opcję.
Kliknij Zapisz. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie reguły. Zaznacz pola i kliknij Akceptuję, by zapisać regułę.