В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения данных Google Voice для Google Workspace. Для этого вам нужно настроить правила хранения сообщений в соответствии с принятыми в вашей организации процедурами управления информацией.
Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.
Важная информация о хранении данных Google Voice
Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие данные Voice поддерживает Сейф.
На какие данные распространяются правила хранения
Правила можно настроить для:
- SMS;
- голосовых сообщений и их расшифровок;
- списков и записей вызовов.
Правила нельзя настроить для:
- данных Voice, связанных с номером, который назначен нескольким пользователям;
- данных Google Voice, созданных до 5 июня 2019 г. (GMT-7);
- данных Voice, связанных с отправленными в архив аккаунтами.
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…
Как рассчитывается срок хранения голосовых данных
Ниже объясняется, как рассчитываются сроки хранения разных видов данных.
- SMS: срок хранения отсчитывается с 23:59 UTC-7 в день отправки сообщения.
- Голосовые сообщения и их расшифровки: срок хранения отсчитывается с момента создания сообщения.
- Списки и записи вызовов: срок хранения отсчитывается с момента начала вызова.
Обработка и удаление голосовых данных может выполняться с задержками
- После того как вы создадите или измените правило хранения данных Voice, для его вступления в силу может потребоваться до 24 часов. Данные, удаленные пользователями в течение этого периода, не сохраняются и не могут быть восстановлены.
- По истечении срока хранения удаление данных из Voice может занять до 30 дней.
Как настроить специальное правило хранения для голосовых данных
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила
Создать. - Выберите сервис Voice и нажмите Продолжить.
- Выберите организационное подразделение, к которому будет применяться правило. Нажмите на поле и выберите организационное подразделение.
- Чтобы применить правило только к определенным типам голосовых данных, снимите флажки рядом с типами данных, которые нужно исключить.
- Нажмите Продолжить.
- Укажите срок хранения сообщений:
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через определенное время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока хранения:
- Чтобы безвозвратно удалять только данные, которые уже удалены пользователями, выберите первый вариант.
- Чтобы безвозвратно удалять все данные, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
Нажмите Создать. Если вы задали срок хранения, установите флажок и нажмите Принять.
Как настроить правило хранения по умолчанию для данных Voice
Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется к данным Сейфа, если для них не заданы специальные правила или запреты на удаление.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
- Нажмите "Голос"
. - Укажите срок хранения данных:
- Чтобы данные, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы данные удалялись через определенное время, выберите Срок хранения и укажите количество дней от 1 до 36 500.
- Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
- Чтобы безвозвратно удалять только данные, которые уже удалены пользователями, выберите первый вариант.
- Чтобы безвозвратно удалять все данные, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.