Dans le cadre du plan de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez contrôler la durée de conservation des données Google Voice pour Google Workspace. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation.
Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant un certain temps, créez une règle de conservation par défaut.
Informations importantes concernant la conservation de données Google Voice
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des données Voice compatibles dans Vault.
Types de données pouvant être conservés
Compris :
- SMS
- Messages vocaux et leur transcription
- Journaux d'appels et enregistrements
Non compris :
- Données Voice pour un numéro attribué à plusieurs utilisateurs
- Données Voice créées avant le 5 juin 2019 (GMT-7)
- Données Voice pour les comptes disposant de licences Utilisateur archivé
Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.
Mode de calcul des périodes de conservation des données Voice
La période de conservation est calculée de la façon suivante :
- SMS : la conservation commence à 23h59 UTC-7 le jour de l'envoi du message.
- Messages vocaux et leurs transcriptions : la conservation commence au moment de la création de l'élément.
- Journaux d'appels et enregistrements : la conservation commence à l'heure de début de l'appel.
Le traitement et la suppression définitive des données Voice peuvent être retardés
- Lorsque vous créez ou modifiez une règle de conservation pour Voice, un délai maximum de 24 heures peut être nécessaire avant qu'elle ne s'applique. Les éléments supprimés par les utilisateurs au cours de cette période de propagation ne sont pas conservés et ne peuvent pas être récupérés.
- Lorsqu'une période de conservation expire, Voice peut mettre jusqu'à 30 jours pour supprimer définitivement les données concernées.
Définir une règle de conservation personnalisée pour les données Voice
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
Créer. - Sélectionnez Voice comme service, puis cliquez sur Continuer.
- Sélectionnez une unité organisationnelle à laquelle appliquer la règle. Cliquez sur le champ, puis sur l'unité organisationnelle.
- (Facultatif) Pour n'appliquer la règle qu'à certains types de données Voice, décochez les cases correspondant aux types de données que vous souhaitez exclure.
- Cliquez sur Continuer.
- Choisissez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages après un certain temps, choisissez Période de conservation et saisissez le nombre de jours (entre 1 et 36 500).
Si vous définissez une durée, choisissez ce qu'il adviendra des données une fois la période de conservation expirée :
- Pour ne supprimer définitivement que les données déjà supprimées, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement toutes les données, y compris celles qui ne sont pas supprimées, choisissez la deuxième option.
Cliquez sur Créer. Si vous avez défini une période de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Définir une règle de conservation par défaut pour les données Voice
La règle de conservation par défaut s'applique aux données Vault qui ne sont soumises à aucune règle personnalisée ou obligation de conservation.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Cliquez sur Voice
. - Choisissez la durée de conservation des données :
- Pour que les données soumises à cette règle ne soient jamais supprimées, sélectionnez Indéfiniment.
- Pour supprimer les données après un certain temps, sélectionnez Période de conservation et saisissez le nombre de jours (entre 1 et 36 500).
- Si vous définissez une durée, choisissez ce qu'il adviendra des données une fois la période de conservation expirée :
- Pour ne supprimer définitivement que les données déjà supprimées, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement toutes les données, y compris celles qui ne sont pas supprimées, choisissez la deuxième option.
Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.