Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi Anda, Anda dapat mengontrol berapa lama data Google Voice untuk Google Workspace dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.
Untuk menyimpan data dengan ketentuan khusus selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
Informasi penting tentang retensi Google Voice
Sebelum menetapkan aturan retensi, kami sangat menyarankan Anda membaca tentang cara kerja retensi dan meninjau Data Voice yang didukung di Vault.
Data yang dapat disimpan
Dicakup:
- SMS
- Pesan suara dan transkripnya
- Rekaman dan log panggilan
Tidak dicakup:
- Data Voice untuk nomor yang ditetapkan ke lebih dari satu pengguna
- Data Voice yang dibuat sebelum 5 Juni 2019 (GMT-7).
- Data Voice untuk akun dengan lisensi Arsip Akun Pengguna
Untuk mengetahui detailnya, lihat Layanan dan jenis data yang didukung.
Cara penghitungan periode retensi data untuk data Voice
Periode retensi data dihitung sebagai berikut:
- Pesan teks—Retensi dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan dikirim
- Pesan suara dan transkripnya—Retensi dimulai saat item dibuat
- Rekaman dan log panggilan—Retensi dimulai saat panggilan dimulai
Pemrosesan dan penghapusan permanen data Voice dapat tertunda
- Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi untuk Voice, diperlukan waktu hingga 24 jam agar aturan dapat diterapkan. Item yang dihapus oleh pengguna selama periode penerapan ini tidak dipertahankan dan tidak dapat diambil.
- Saat periode retensi data berakhir, diperlukan waktu hingga 30 hari agar Voice dapat menghapus permanen data yang terpengaruh.
Menetapkan aturan retensi khusus untuk data suara
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi
Aturan Khusus
Buat. - Untuk layanan, pilih Voice , lalu klik Lanjutkan.
- Pilih unit organisasi tempat aturan akan diterapkan. Klik kolom, lalu klik unit organisasi.
- (Opsional) Untuk menerapkan aturan hanya ke jenis data Voice tertentu, hapus centang pada kotak untuk jenis data yang ingin dikecualikan.
- Klik Lanjutkan.
- Pilih durasi penyimpanan pesan:
- Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500.
Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi berakhir:
- Untuk hanya menghapus permanen data yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
- Untuk menghapus permanen semua data, termasuk data yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.
Menetapkan aturan retensi default untuk data Voice
Aturan retensi default berlaku untuk data Vault yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
- Klik Voice
. - Pilih durasi penyimpanan data:
- Untuk mempertahankan data yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus data setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500.
- Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi berakhir:
- Untuk hanya menghapus permanen data yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
- Untuk menghapus permanen semua data, termasuk data yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.