Google Voice-Daten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Daten von Google Voice für Google Workspace aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Wenn Sie Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, für eine bestimmte Zeit beibehalten möchten, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung von Google Voice-Daten

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Sprachdaten, die in Vault unterstützt werden, informieren.

Welche Daten können aufbewahrt werden?

Aufbewahrt:

  • SMS
  • Mailboxnachrichten und ‑transkripte
  • Anruflisten und Aufzeichnungen

Nicht aufbewahrt:

  • Sprachdaten für eine Nummer, die mehreren Nutzern zugewiesen ist
  • Voice-Daten, die vor dem 5. Juni 2019 (GMT-7) erstellt wurden
  • Sprachdaten für Konten mit Lizenzen für archivierte Nutzer

Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.

So wird die Aufbewahrungsdauer für Google Voice-Daten berechnet

Die Aufbewahrungsdauer wird folgendermaßen berechnet:

  • SMS: Die Aufbewahrung beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde.
  • Mailboxnachrichten und ihre Transkripte: Die Aufbewahrung beginnt mit der Erstellung des Elements.
  • Anruflisten und Aufzeichnungen: Die Aufbewahrung beginnt mit dem Beginn des Anrufs.

Bei der Verarbeitung und dem dauerhaften Löschen von Sprachdaten kann es zu Verzögerungen kommen

  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel für Google Voice erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Regel wirksam wird. Elemente, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden, werden nicht aufbewahrt und können nicht abgerufen werden.
  • Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer kann es bis zu 30 Tage dauern, bis die betroffenen Daten dauerhaft in Voice gelöscht werden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Sprachdaten festlegen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung und dann Benutzerdefinierte Regeln und dann Erstellen.
  3. Wählen Sie als Dienst Voice aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie eine Organisationseinheit aus, auf die die Regel angewendet werden soll. Klicken Sie auf das Feld und dann auf die Organisationseinheit.
  5. Optional: Wenn Sie die Regel nur auf bestimmte Sprachdaten-Typen anwenden möchten, entfernen Sie das Häkchen neben den Datentypen, die Sie ausschließen möchten.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • Wenn Sie Nachrichten nach einer bestimmten Zeit verwerfen möchten, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.

  8. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:

    • Wenn Sie nur Daten dauerhaft löschen möchten, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Daten einschließlich nicht gelöschter Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.

  9. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie einen Aufbewahrungszeitraum festlegen, setzen Sie ein Häkchen in das Bestätigungsfeld und klicken Sie auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Voice-Daten festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Vault-Daten, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf „Voice“ .
  4. Wählen Sie aus, wie lange Daten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie die Daten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • Um Daten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  5. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
    • Wenn Sie nur Daten dauerhaft löschen möchten, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Daten einschließlich nicht gelöschter Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.