เก็บรักษาข้อมูล Google Voice ด้วยห้องนิรภัย

เมื่อใช้แผนกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะเก็บรักษาข้อมูล Google Voice for Google Workspace ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อความไว้ และจะลบข้อความดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสำหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเก็บรักษาของ Google Voice

ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับ วิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบ ข้อมูลใน Voice ที่รองรับในห้องนิรภัย

ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับข้อมูลเสียง

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา กฎที่กำหนดเอง สร้าง
3. เลือกบริการ Voice แล้วคลิกต่อไป
4. เลือกหน่วยขององค์กรที่จะใช้กฎ คลิกช่องและคลิกหน่วยขององค์กรที่ต้องการ
5. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้กฎเฉพาะกับข้อมูลเสียงบางประเภทเท่านั้น ให้ยกเลิกการเลือกช่องของประเภทข้อมูลที่ต้องการยกเว้น
6. คลิกต่อไป
7. เลือกระยะเวลาเก็บข้อความ
   • หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและ ป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500

8. หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อมูลเมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษา

   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกที่ 1
   • หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้ถูกลบ ให้เลือกตัวเลือกที่ 2

9. คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ให้เลือกช่องยืนยัน แล้วคลิกยอมรับ

ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับข้อมูล Voice

กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะมีผลกับข้อมูลห้องนิรภัยที่อยู่นอกขอบเขตของกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา รายการกฎเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
3. คลิก Voice
4. เลือกระยะเวลาเก็บข้อมูล
   • หากต้องการเก็บข้อมูลที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อมูลหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและป้อน จำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
5. หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อมูลเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกที่ 1
   • หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้ถูกลบ ให้เลือกตัวเลือกที่ 2

7. คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อบันทึกกฎ