Como parte do plano de governança da informação da sua organização, você pode controlar por quanto tempo as mensagens nos Grupos são retidas. Use regras de retenção para definir por quanto tempo as mensagens serão mantidas e quando elas devem ser excluídas, se necessário.
Para guardar os dados que atendem a condições específicas por determinado período, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.
Informações importantes sobre o Grupos e a retenção
Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e as mensagens dos Grupos do Google compatíveis com o Vault.
Dados que podem ser retidos
Dados retidos:
- Mensagens e anexos em grupos enviados quando o histórico de conversas está ativado
Dados não retidos:
- Mensagens em grupos enviadas quando o histórico de conversas está desativado
- Mensagens aguardando aprovação em grupos moderados
- Arquivos vinculados
- Mensagens em grupos excluídos
Quando o grupo é removido, as mensagens são excluídas do Grupos.
Definir uma regra de retenção personalizada para o Grupos
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Regras personalizadas
Criar. - Como serviço, selecione Grupos e clique em Continuar.
- Escolha a quais grupos a regra se aplica:
- Grupos específicos: digite os endereços de e-mail de um ou mais grupos.
- Todos os grupos: aplique a regra a todos os grupos da organização.
- Clique em Continuar.
- (Opcional) Escolha as condições que precisam ser atendidas para que as mensagens sejam cobertas
por essa regra:
- Digite os valores de Data do envio. Se você especificar apenas uma data de início, a regra será aplicada a todas as mensagens enviadas após essa data. Se você especificar apenas a data de término, a regra será aplicada a todas as mensagens recebidas antes dessa data.
- Digite os termos que precisam estar presentes nas mensagens. É possível usar todos os operadores de pesquisa compatíveis, exceto os caracteres curinga (*).
- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, escolha Indefinidamente.
- Para descartar as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com as mensagens quando o período de retenção terminar:
- Para limpar apenas as mensagens que já foram excluídas, escolha a primeira opção.
- Para limpar todas as mensagens, inclusive as que não foram excluídas, escolha a segunda opção.
Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.
Definir a regra de retenção padrão para o Grupos
A regra de retenção padrão é aplicável às mensagens nos Grupos que não são cobertas por uma regra personalizada ou uma guarda de documentos.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
- Clique em Grupos
. - Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, selecione Indefinidamente.
- Para descartar as mensagens após um período definido, selecione Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com as mensagens quando o período de retenção terminar:
- Para limpar apenas as mensagens que já foram excluídas, escolha a primeira opção.
- Para limpar todas as mensagens, inclusive as que não foram excluídas, escolha a segunda opção.
Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.