الاحتفاظ برسائل "مجموعات Google" باستخدام Vault

كجزء من خطة إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكّم في مدة الاحتفاظ بالرسائل في "مجموعات Google". يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لتحديد مدة الاحتفاظ بالرسائل ومتى يتم حذفها، إذا أردت.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا معيّنة لفترة زمنية محدّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة عن "مجموعات Google" والاحتفاظ بالبيانات

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالاطّلاع على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة رسائل "مجموعات Google" المتوافقة مع Vault.

إعداد قاعدة احتفاظ مخصصة لخدمة "مجموعات Google"

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات القواعد المخصّصة إنشاء.
3. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر مجموعات Google، ثم انقر على متابعة.
4. اختَر المجموعات التي تنطبق عليها القاعدة:
   • مجموعات محدَّدة: أدخِل عناوين البريد الإلكتروني لمجموعة واحدة أو أكثر.
   • كل المجموعات:يمكنك تطبيق القاعدة على جميع المجموعات في مؤسستك.
5. انقر على متابعة.
6. (اختياري) اختَر الشروط التي يجب استيفاؤها لتشمل هذه القاعدة الرسائل:
   • أدخِل قيم تاريخ الإرسال. أمّا إذا حدّدتَ تاريخ بدء فقط، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل المُرسلة بعد ذلك التاريخ. أمّا إذا حدّدتَ تاريخ انتهاء فقط، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل المُرسلة قبل ذلك التاريخ.
   • أدخِل العبارات التي يجب أن تتطابق الرسائل معها. يمكنك استخدام جميع عوامل تشغيل البحث المتاحة باستثناء أحرف البدل (*).
7. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل:
   • للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختَر إلى ما لا نهاية.
   • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة التخزين وأدخِل عدد الأيام من 1 إلى ‏36,500‏ يوم.

8. في حال ضبط فترة التخزين، اختَر ما يجب فعله بشأن الرسائل عند انتهاء فترة التخزين:

   • لإزالة الرسائل المحذوفة فقط نهائيًا، حدِّد الخيار الأول.
   • للإزالة النهائية لجميع الرسائل، بما في ذلك الرسائل غير المحذوفة، اختر الخيار الثاني.

9. انقر على إنشاء. إذا ضبطت فترة التخزين، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.

إعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"

تُطبّق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على الرسائل في "مجموعات Google" التي لا تغطيها قاعدة مخصّصة أو عملية تجميد بيانات.

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية.
3. انقر على "المجموعات" .
4. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل:
   • للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختَر إلى ما لا نهاية.
   • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختَر فترة التخزين وأدخِل عدد الأيام من 1 إلى ‏36,500‏ يوم.

5. في حال ضبط فترة التخزين، اختَر ما يجب فعله بشأن الرسائل عند انتهاء فترة التخزين:

   • لإزالة الرسائل المحذوفة فقط نهائيًا، حدِّد الخيار الأول.
   • للإزالة النهائية لجميع الرسائل، بما في ذلك الرسائل غير المحذوفة، اختر الخيار الثاني.

6. انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.