เก็บข้อความ Groups ด้วยห้องนิรภัย

เมื่อใช้แผนกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะเก็บรักษาข้อความใน Groups ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อความไว้ และจะลบข้อความดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสำหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Groups และการเก็บรักษา

ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับ วิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบ ข้อความ Google Groups ที่รองรับในห้องนิรภัย

ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับ Groups

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา กฎที่กำหนดเอง สร้าง
3. เลือกบริการ Groups แล้วคลิกต่อไป
4. เลือกกลุ่มที่จะใช้กฎ ดังนี้
   • กลุ่มที่เจาะจง - ป้อนอีเมลของกลุ่มอย่างน้อย 1 กลุ่ม
   • กลุ่มทั้งหมด - ใช้กฎกับกลุ่มทั้งหมดในองค์กร
5. คลิกต่อไป
6. (ไม่บังคับ) เลือกเงื่อนไขที่ต้องเป็นไปตามข้อความเพื่อให้ครอบคลุม ตามกฎนี้
   • ป้อนค่าวันที่ส่ง หากคุณระบุเฉพาะวันที่เริ่มต้น กฎจะมีผลกับข้อความทั้งหมดที่ส่งหลังจากวันที่นั้น หากระบุเฉพาะวันที่สิ้นสุด กฎจะมีผลกับข้อความทั้งหมดที่ส่งก่อนวันที่นั้น
   • ป้อนคำหลักที่ต้องการให้ข้อความตรงกับคำนั้นๆ คุณสามารถใช้ โอเปอเรเตอร์การค้นหา ที่รองรับได้ทั้งหมด ยกเว้นไวลด์การ์ด (*)
7. เลือกระยะเวลาเก็บข้อความ
   • หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและ ป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500

8. หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อความเมื่อสิ้นสุดระยะที่กำหนด

   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อความที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกแรก
   • หากต้องการลบข้อความทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงข้อความที่ไม่ได้ถูกลบ ให้เลือกตัวเลือกที่ 2

9. คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ให้เลือกช่องยืนยัน แล้วคลิกยอมรับ

ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับ Groups

กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะมีผลกับข้อความใน Groups ที่อยู่นอกขอบเขตของกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา รายการกฎเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
3. คลิกกลุ่ม
4. เลือกระยะเวลาเก็บข้อความ
   • หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและ ป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500

5. หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อความเมื่อสิ้นสุดระยะที่กำหนด

   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อความที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกแรก
   • หากต้องการลบข้อความทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงข้อความที่ไม่ได้ถูกลบ ให้เลือกตัวเลือกที่ 2

6. คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อบันทึกกฎ