В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения сообщений в группах. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сообщений и время, через которое их нужно удалить.
Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.
Важная информация о Группах и хранении данных
Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения Google Групп поддерживаются в Сейфе.
На какие данные распространяются правила хранения
Сохраняются следующие данные:
- сообщения и прикрепленные к ним файлы, отправленные в группах с включенной историей чата.
Не сохраняются следующие данные:
- сообщения, отправленные в группах с отключенной историей чата;
- сообщения, ожидающие рассмотрения в модерируемых группах;
- файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
- сообщения в удаленных группах.
Сообщения в Группах не сохраняются при удалении группы.
Как настроить специальное правило хранения для Групп
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила
Создать. - Выберите Группы и нажмите Продолжить.
- Выберите группы, к которым применяется правило:
- Определенные группы. Введите адреса электронной почты одной или нескольких групп.
- Все группы. Правило будет применяться ко всем группам организации.
- Нажмите Продолжить.
- При необходимости выберите условия, которым должны соответствовать письма, чтобы на них распространялось действие этого правила:
- Укажите значения для параметра Дата отправки. Если указать только дату начала, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным после нее, а если задать только конечную дату – к отправленным до нее.
- Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Вы можете использовать все поддерживаемые операторы поиска, кроме подстановочных знаков (*).
- Укажите срок хранения сообщений:
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через определенное время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Если вы задали срок хранения, выберите, что делать с письмами по его истечении:
- Выберите первый вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только те сообщения, которые уже удалены.
- Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
Нажмите Создать. Если вы задали срок хранения, установите флажок и нажмите Принять.
Как настроить правило хранения по умолчанию для Групп
Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется к сообщениям в Группах, если для них не заданы специальные правила или запреты на удаление данных.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
- Нажмите "Группы"
. - Укажите срок хранения сообщений:
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через определенное время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
Если вы задали срок хранения, выберите, что делать с письмами по его истечении:
- Выберите первый вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только те сообщения, которые уже удалены.
- Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.