組織の情報ガバナンス計画の一環として、グループ内のメッセージの保持期間を管理できます。保持ルールを使用すると、メッセージをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。
特定の条件に合致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。ライセンスを付与されたすべてのアカウントのすべてのサービスデータを一定期間にわたって保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。
Google グループと保持に関する重要なお知らせ
保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされる Google グループのメッセージをお読みになることを強くおすすめします。
保持できるデータ
保持されるデータ:
- 会話の履歴が有効になった状態で送られたグループ内のメッセージと添付ファイル
保持されないデータ:
- 会話の履歴が無効になった状態で送られたグループのメッセージ
- モデレートされたグループで承認待ちのメッセージ
- リンクされたファイル
- 削除されたグループのメッセージ
グループのメッセージは、グループの削除に伴い削除されます。
グループを削除すると、グループのメッセージも削除されます。削除された Google グループのメッセージは、そのグループが記録保持（リティゲーション ホールド）または保持ルールの対象であった場合でも削除されます。ただし、グループへの登録を通じてアカウントで受信する Gmail のメッセージは削除されず、Gmail の保持ルールと記録保持の対象となります。
Google グループのカスタム保持ルールを設定する
- vault.google.com にログインします。
- [保持]
[カスタムルール]
作成] をクリックします。 - サービスとして [グループ] を選択し、[次へ] をクリックします。
- ルールを適用するグループを選択します。
- 特定のグループ - グループのメールアドレス（複数可）を入力します。
- すべてのグループ - 組織内のすべてのグループにルールを適用します。
- [続行] をクリックします。
- （省略可）このルールの対象となるメールの条件を選択します。
- [送信日] の値を入力します。開始日のみを指定した場合、このルールはその日付以降に送信されたすべてのメッセージに適用されます。終了日のみを指定すると、このルールはその日以前に送信されたすべてのメッセージに適用されます。
- メッセージに一致する必要があるキーワードを入力します。ワイルドカード（*）を除く、サポートされているすべての検索演算子を使用できます。
- メッセージの保持期間を選択します。
- このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
- 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1 ～ 36,500 の範囲で日数を入力します。
保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にメッセージをどのように処理するかを選択します。
- すでに削除されているメッセージのみをパージするには、最初の項目を選択します。
- すべてのメッセージ（未削除のメッセージを含む）をパージするには、2 番目の項目を選択します。
[作成] をクリックします。保持期間を設定した場合は、確認のチェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。
Google グループのデフォルトの保持ルールを設定する
デフォルトの保持ルールは、カスタムルールと記録保持（リティゲーション ホールド）の対象になっていない Google グループのメッセージに適用されます。
- vault.google.com にログインします。
- [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
- [グループ]
をクリックします。 - メッセージの保持期間を選択します。
- このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
- 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1 ～ 36,500 の範囲で日数を入力します。
保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にメッセージをどのように処理するかを選択します。
- すでに削除されているメッセージのみをパージするには、最初の項目を選択します。
- すべてのメッセージ（未削除のメッセージを含む）をパージするには、2 番目の項目を選択します。
[保存] をクリックします。Vault は、ルールの影響を理解していることを確認するよう求めます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。