الاحتفاظ برسائل "مجموعات Google" باستخدام Vault

كجزء من خطة إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكّم في مدة الاحتفاظ ببيانات الرسائل في "مجموعات Google". يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالرسائل ومتى يتم حذفها، إذا أردت.

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا معيّنة لفترة زمنية محدّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة عن "مجموعات Google" والاحتفاظ بالبيانات

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة رسائل "مجموعات Google" المتوفرة في Vault.

البيانات التي يمكن الاحتفاظ بها

البيانات التي يتم الاحتفاظ بها:

  • الرسائل ومرفقاتها في المجموعات المُرسَلة عند تفعيل سجلّ المحادثات

البيانات التي لا يتم الاحتفاظ بها:

  • الرسائل في المجموعات المُرسَلة عند إيقاف سجلّ المحادثات
  • الرسائل التي تنتظر الموافقة في المجموعات الخاضعة للإشراف
  • الملفات المرتبطة
  • الرسائل في المجموعات المحذوفة
لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة الخدمات وأنواع البيانات المتوافقة.

يتم حذف الرسائل في "مجموعات Google" عند حذف المجموعة.

عند حذف مجموعة، يتم أيضًا حذف رسائل هذه المجموعة. يتم حذف الرسائل في "مجموعات Google" حتى إذا كانت المجموعة المحذوفة خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات. ومع ذلك، لا تُحذَف الرسائل في Gmail التي تتلقاها الحسابات من خلال الاشتراك في مجموعة وتكون خاضعة لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Gmail.

إعداد قاعدة احتفاظ مخصصة لخدمة "مجموعات Google"

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات ثم القواعد المخصّصة ثم إنشاء.
  3. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر مجموعات Google، ثم انقر على متابعة.
  4. اختَر المجموعات التي ستُطبَّق عليها القاعدة:
    • مجموعات محدَّدة: أدخِل عناوين البريد الإلكتروني لمجموعة واحدة أو أكثر.
    • كل المجموعات:يمكنك تطبيق القاعدة على جميع المجموعات في مؤسستك.
  5. انقر على متابعة.
  6. (اختياري) اختر الشروط التي يجب استيفاؤها لكي تصبح الرسائل مشمولةً بهذه القاعدة:
    • أدخِل قيم تاريخ الإرسال. إذا حدّدتَ تاريخ بدء فقط، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل المرسَلة بعد ذلك التاريخ. أمّا إذا حدّدتَ تاريخ انتهاء فقط، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل المُرسلة قبل ذلك التاريخ.
    • أدخِل العبارات التي يجب أن تتطابق الرسائل معها. يمكنك استخدام جميع عوامل تشغيل البحث المتاحة باستثناء أحرف البدل (*).
  7. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختَر إلى ما لا نهاية.
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختَر فترة التخزين وأدخِل عدد الأيام، من 1 إلى 36,500 يوم.

  8. في حال إعداد فترة التخزين، اختر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن الرسائل عند انتهاء فترة التخزين:

    • للإزالة النهائية للرسائل المحذوفة فقط، اختر الخيار الأول.
    • لإزالة جميع الرسائل نهائيًا، بما في ذلك الرسائل التي لم يتم حذفها، اختر الخيار الثاني.

  9. انقر على إنشاء. إذا حدّدت فترة التخزين، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.

إعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على الرسائل في "مجموعات Google" التي لا تغطيها قاعدة مخصّصة أو عملية تجميد بيانات.

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية.
  3. انقر على رمز "المجموعات" .
  4. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، حدِّد فترة التخزين وأدخِل عدد الأيام، من 1 إلى 36,500 يوم.

  5. في حال إعداد فترة التخزين، اختر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن الرسائل عند انتهاء فترة التخزين:

    • للإزالة النهائية للرسائل المحذوفة فقط، اختر الخيار الأول.
    • لإزالة جميع الرسائل نهائيًا، بما في ذلك الرسائل التي لم يتم حذفها، اختر الخيار الثاني.

  6. انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.