Google Groups-Nachrichten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Nachrichten in Google Groups aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Wenn Sie Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, für eine bestimmte Zeit beibehalten möchten, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit beibehalten möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel.

Wichtige Informationen zu Google Groups und Aufbewahrung

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Google Groups-Nachrichten, die in Vault unterstützt werden, informieren.

Welche Daten können aufbewahrt werden?

Folgende Daten werden aufbewahrt:

  • Nachrichten und deren Anhänge in Gruppen, die gesendet werden, wenn der Unterhaltungsverlauf aktiviert ist

Diese Daten werden nicht aufbewahrt:

  • Nachrichten in Gruppen, die bei deaktiviertem Unterhaltungsverlauf gesendet wurden
  • Nachrichten, die in moderierten Gruppen auf Genehmigung warten
  • Verknüpfte Dateien
  • Nachrichten in gelöschten Gruppen
Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.

Nachrichten in Google Groups werden gelöscht, wenn die Gruppe gelöscht wird.

Wenn eine Gruppe gelöscht wird, werden Nachrichten darin ebenfalls gelöscht. Nachrichten in Google Groups werden auch dann gelöscht, wenn für die gelöschte Gruppe ein Hold oder eine Aufbewahrungsregel gilt. Nachrichten in Gmail, die über ein Abo für eine Gruppe empfangen werden, werden jedoch nicht gelöscht und unterliegen den Aufbewahrungsregeln und Holds von Gmail.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Groups festlegen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung und dann Benutzerdefinierte Regeln und dann Erstellen.
  3. Wählen Sie als Dienst Google Groups aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie aus, auf welche Gruppen die Regel angewendet werden soll:
    • Bestimmte Gruppen: Geben Sie die E-Mail-Adresse von mindestens einer Gruppe ein.
    • Alle Gruppen: Die Regel wird auf alle Gruppen in Ihrer Organisation angewendet.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. (Optional) Wählen Sie die Bedingungen aus, die erfüllt sein müssen, damit Nachrichten von dieser Regel abgedeckt werden:
    • Geben Sie die Werte unter Sendedatum ein. Wenn Sie nur ein Startdatum angeben, gilt die Regel für alle Nachrichten, die nach diesem Datum gesendet wurden. Wenn Sie nur ein Enddatum angeben, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum gesendet wurden.
    • Geben Sie alle Begriffe ein, mit denen Nachrichten übereinstimmen müssen. Sie können alle unterstützten Suchoperatoren verwenden, außer Platzhalter (*).
  7. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.

  8. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:

    • Wenn nur Nachrichten dauerhaft gelöscht werden sollen, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Nachrichten einschließlich nicht gelöschter Nachrichten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.

  9. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen für die Zustimmung und auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Groups festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Nachrichten in Google Groups, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf „Google Groups“ .
  4. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.

  5. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:

    • Wenn nur Nachrichten dauerhaft gelöscht werden sollen, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Nachrichten einschließlich nicht gelöschter Nachrichten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.

  6. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren , um die Aufbewahrungsregel zu speichern.