Mempertahankan pesan Grup dengan Vault

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi Anda, Anda dapat mengontrol berapa lama pesan di Grup dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.

Untuk menyimpan data dengan ketentuan khusus selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.

Informasi penting tentang Grup dan retensi

Sebelum menetapkan aturan retensi, kami sangat menyarankan Anda membaca tentang cara kerja retensi dan meninjau Pesan Google Grup yang didukung di Vault.

Data yang dapat disimpan

Data yang disimpan:

  • Pesan dan lampirannya dalam grup yang dikirim saat histori percakapan diaktifkan

Data yang tidak disimpan:

  • Pesan di grup yang dikirim saat histori percakapan dinonaktifkan
  • Pesan yang menunggu persetujuan dalam grup yang dimoderasi
  • File yang ditautkan
  • Pesan di grup yang dihapus
Untuk mengetahui detailnya, buka Layanan dan jenis data yang didukung.

Pesan di Grup akan dihapus saat grup dihapus.

Jika grup dihapus, pesan di grup tersebut juga akan dihapus. Pesan di Grup akan dihapus meskipun grup yang dihapus tunduk pada aturan retensi atau pembekuan. Namun, pesan di Gmail yang diterima oleh akun melalui langganan ke grup tidak akan dihapus dan pesan ini tunduk pada aturan retensi dan pembekuan Gmail.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk Grup

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi lalu Aturan Khusus lalu Buat.
  3. Untuk layanan, pilih Grup lalu klik Lanjutkan.
  4. Pilih grup yang akan menerapkan aturan:
    • Grup tertentu—Masukkan alamat email dari satu atau beberapa grup.
    • Semua Grup—Terapkan aturan ke semua grup di organisasi Anda.
  5. Klik Lanjutkan.
  6. (Opsional) Pilih kondisi yang harus dipenuhi agar pesan dicakup oleh aturan ini:
    • Masukkan nilai Tanggal terkirim. Jika Anda hanya menentukan tanggal mulai, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang dikirim setelah tanggal tersebut. Jika Anda hanya menentukan tanggal berakhir, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang dikirim sebelum tanggal tersebut.
    • Masukkan istilah apa pun yang harus cocok dengan pesan. Anda dapat menggunakan semua operator penelusuran yang didukung kecuali karakter pengganti (*).
  7. Pilih berapa lama pesan akan dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500.

  8. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk pesan saat periode retensi berakhir:

    • Untuk menghapus permanen hanya pesan yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.

  9. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.

Menetapkan aturan retensi default untuk Grup

Aturan retensi default berlaku untuk pesan di Grup yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
  3. Klik Grup .
  4. Pilih berapa lama pesan akan dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500.

  5. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk pesan saat periode retensi berakhir:

    • Untuk menghapus permanen hanya pesan yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.

  6. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.