조직의 정보 관리 계획의 일환으로 그룹스의 메일이 보관되는 기간을 설정할 수 있습니다. 보관 규칙을 사용하여 메시지 보관 기간 및 삭제 시기(필요한 경우)를 설정하세요.
일정 기간 동안 특정 조건과 일치하는 데이터를 보관하려면 맞춤 보관 규칙 을 만들고, 모든 라이선스 계정에 대한 모든 서비스 데이터를 일정 기간 동안 보관하려면 기본 보관 규칙 을 만드세요.
그룹스와 보관에 대한 중요 정보
보관 규칙을 설정하기 전에 보관 규칙 작동 방식을 읽고 Vault에서 지원되는 Google 그룹스 메시지를 검토할 것을 적극 권장합니다.
보관할 수 있는 데이터
다음과 같은 데이터는 보관됩니다.
- 대화 기록이 사용 설정된 경우 전송된 그룹의 메시지 및 첨부파일
다음과 같은 데이터는 보관되지 않습니다.
- 대화 기록이 사용 중지된 경우 전송된 그룹의 메시지
- 검토 대상 그룹에서 승인 대기 중인 메일
- 연결된 파일
- 삭제된 그룹의 메일
그룹이 삭제되면 그룹스의 메일도 삭제됩니다.
그룹이 삭제되면 삭제된 그룹의 메일도 삭제됩니다. 삭제된 그룹에 보존 조치 또는 보관 규칙이 적용되었더라도 그룹스의 메일은 삭제됩니다. 하지만 그룹 가입을 통해 계정에서 수신하는 Gmail의 메일은 삭제되지 않으며 Gmail 보관 규칙 및 보존 조치가 적용됩니다.
그룹스에 대한 맞춤 보관 규칙 설정하기
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관
맞춤 규칙
만들기 를 클릭합니다. - 서비스로 그룹스 를 선택한 다음 계속 을 클릭합니다.
- 규칙을 적용할 그룹을 선택합니다.
- 특정 그룹: 그룹 하나 이상의 이메일 주소를 입력합니다.
- 모든 그룹: 조직의 모든 그룹에 규칙을 적용합니다.
- 계속 을 클릭합니다.
- (선택사항) 이 규칙이 적용되는 메일의 조건을 선택합니다.
- 보낸 날짜 값을 입력합니다. 시작 날짜만 지정하면 해당 날짜 이후에 전송된 모든 메일에 규칙이 적용됩니다. 종료 날짜만 지정하면 해당 날짜 이전에 전송된 모든 메일에 규칙이 적용됩니다.
- 메일이 일치해야 하는 검색어 를 입력합니다. 와일드 카드 (*)를 제외하고 지원되는 모든 검색 연산자 를 사용할 수 있습니다.
- 메일 보관 기간을 선택합니다.
- 이 규칙이 적용되는 메일을 영구 보관하려면 무제한 을 선택합니다.
- 일정 기간이 지난 후 메일 삭제하려면 보관 기간 을 선택하고 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
보관 기간을 설정한 경우 보관 기간이 종료된 메일의 처리 방법을 다음과 같이 선택합니다.
- 이미 삭제된 메일만 영구 삭제하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
- 삭제되지 않은 메일을 포함한 모든 메일을 삭제하려면 두 번째 옵션을 선택합니다.
만들기 를 클릭합니다. 보관 기간을 설정한 경우 확인 체크박스를 선택하고 동의 를 클릭합니다.
그룹스에 대한 기본 보관 규칙 설정하기
기본 보관 규칙은 맞춤 규칙이나 보존 조치가 적용되지 않는 그룹스의 메일에 적용됩니다.
- vault.google.com에 로그인합니다.
- 보관을 클릭합니다. 기본 규칙 목록이 열립니다.
- 그룹스
를 클릭합니다. - 메일 보관 기간을 선택합니다.
- 이 규칙이 적용되는 메일을 영구 보관하려면 무기한 을 선택합니다.
- 일정 기간이 지난 후 메일을 삭제하려면 보관 기간 을 선택하고 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
보관 기간을 설정한 경우 보관 기간이 종료된 메일의 처리 방법을 다음과 같이 선택합니다.
- 이미 삭제된 메일만 영구 삭제하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
- 삭제되지 않은 메일을 포함한 모든 메일을 삭제하려면 두 번째 옵션을 선택합니다.
저장 을 클릭합니다. 규칙이 미치는 영향을 이해했는지 확인하는 메시지가 Vault에 표시됩니다. 체크박스를 선택하고 동의 를 클릭하여 규칙을 저장합니다.