W ramach planu zarządzania informacjami organizacji możesz określić czas przechowywania wiadomości z Grup dyskusyjnych. Reguły przechowywania pozwalają określić, jak długo wiadomości mają być przechowywane oraz kiedy (i czy w ogóle) powinny zostać usunięte.
Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Ustaw domyślną regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane każdej usługi dla wszystkich kont z licencjami.
Ważne informacje o Grupach dyskusyjnych i przechowywaniu wiadomości
Zdecydowanie zalecamy, aby przed ustawieniem reguł przechowywania zapoznać się z e sposobem działania przechowywania i sprawdzić, jak Vault obsługuje wiadomości z Grup dyskusyjnych Google.
Jakie dane można przechowywać
Dane, które są przechowywane:
- Wiadomości i ich załączniki w grupach wysłane po włączeniu historii rozmów.
Dane, które nie są przechowywane:
- Wiadomości w grupach wysyłanych po wyłączeniu historii rozmów.
- Wiadomości oczekujące na zatwierdzenie w grupach moderowanych.
- Połączone pliki.
- Wiadomości w usuniętych grupach.
Wiadomości w Grupach dyskusyjnych są usuwane po usunięciu grupy.
Ustawianie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Grup dyskusyjnych
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie
Reguły niestandardowe
Utwórz. - Jako usługę wybierz Grupy dyskusyjne i kliknij Dalej.
- Wybierz grupy, których ma dotyczyć reguła:
- Określone grupy – wpisz adres e-mail co najmniej jednej grupy.
- Wszystkie grupy – zastosuj regułę do wszystkich grup w organizacji.
- Kliknij Dalej.
- (Opcjonalnie) Wybierz warunki, które muszą być spełnione, aby wiadomości były objęte tą regułą:
- Wpisz wartości Data wysłania. Jeśli podasz tylko datę początkową, reguła będzie dotyczyć wszystkich wiadomości wysłanych po tej dacie. Jeśli podasz tylko datę końcową, reguła będzie dotyczyć wszystkich wiadomości wysłanych przed tą datą.
- Wpisz warunki , które wiadomości muszą spełniać. Możesz używać wszystkich obsługiwanych operatorów wyszukiwania poza symbolami wieloznacznymi (*).
- Wybierz, jak długo wiadomości mają być przechowywane:
- Aby trwale przechowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
Jeśli określisz okres przechowywania, wybierz sposób postępowania z wiadomościami po jego zakończeniu:
- Aby trwale usunąć tylko wiadomości, które zostały już usunięte, wybierz pierwszą opcję.
- Aby trwale usunąć wszystkie wiadomości (także te, które nie zostały usunięte), wybierz drugą opcję.
Kliknij Utwórz. Jeśli ustawiono okres przechowywania, zaznacz pole potwierdzenia i kliknij Akceptuję.
Ustawianie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Grup dyskusyjnych
Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wiadomości w Grupach dyskusyjnych, których nie obejmuje reguła niestandardowa ani blokada.
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista reguł domyślnych.
- Kliknij Grupy dyskusyjne
. - Wybierz, jak długo wiadomości mają być przechowywane:
- Aby trwale przechowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
Jeśli określisz okres przechowywania, wybierz sposób postępowania z wiadomościami po jego zakończeniu:
- Aby trwale usunąć tylko wiadomości, które zostały już usunięte, wybierz pierwszą opcję.
- Aby trwale usunąć wszystkie wiadomości (także te, które nie zostały usunięte), wybierz drugą opcję.
Kliknij Zapisz. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie reguły. Zaznacz pola i kliknij Akceptuję , by zapisać regułę.