Som en del av din organisations informationsstyrningsplan kan du styra hur länge meddelanden i Grupper lagras. Använd lagringsregler för att ange hur länge meddelanden ska sparas och när de ska tas bort, om någonsin.
För att spara data som uppfyller specifika villkor under en viss tid, skapa en anpassad lagringsregel . För att spara all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid, skapa en standardlagringsregel .
Viktig information om grupper och kvarhållning
Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och granskar de Google Grupper-meddelanden som stöds i Arkiv .
Vilka uppgifter kan lagras
Data som lagras:
- Meddelanden och deras bilagor i grupper som skickas när konversationshistoriken är aktiverad
Data som inte lagras:
- Meddelanden i grupper skickas när konversationshistoriken är avstängd
- Meddelanden som väntar på godkännande i modererade grupper
- Länkade filer
- Meddelanden i raderade grupper
Meddelanden i grupper raderas när gruppen raderas.
Ställ in en anpassad lagringsregel för Grupper
- Logga in på vault.google.com .
- Klickretention
Anpassade regler Skapa . - För tjänsten väljer du Grupper och klickar sedan på Fortsätt .
- Välj vilka grupper regeln gäller för:
- Specifika grupper – Ange e-postadresserna till en eller flera grupper.
- Alla grupper – Tillämpa regeln på alla grupper i din organisation.
- Klicka på Fortsätt .
- (Valfritt) Välj de villkor som måste vara uppfyllda för att meddelanden ska omfattas av den här regeln:
- Ange värden för sändningsdatum . Om du bara anger ett startdatum gäller regeln för alla meddelanden som skickas efter det datumet. Om du bara anger ett slutdatum gäller regeln för alla meddelanden som skickas före det datumet.
- Ange de sökord som meddelanden måste matcha. Du kan använda alla sökoperatorer som stöds förutom jokertecken (*).
- Välj hur länge meddelanden ska sparas:
- För att permanent behålla meddelanden som omfattas av den här regeln väljer du På obestämd tid .
- Om du vill slänga meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar, från 1 till 36 500.
Om du anger en lagringsperiod kan du välja vad som ska göras med meddelanden när lagringsperioden slutar:
- Om du bara vill rensa meddelanden som redan är raderade väljer du det första alternativet.
- För att rensa alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte har raderats, välj det andra alternativet.
Klicka på Skapa . Om du anger en lagringsperiod markerar du bekräftelserutan och klickar på Godkänn .
Ställ in standardregeln för lagring för grupper
Standardregeln för lagring gäller för meddelanden i grupper som inte omfattas av en anpassad regel eller en spärr.
- Logga in på vault.google.com .
- Klicka på Bevarande . Listan över standardregler öppnas.
- Klickgrupper
. - Välj hur länge meddelanden ska sparas:
- För att permanent behålla meddelanden som omfattas av den här regeln väljer du På obestämd tid .
- Om du vill slänga meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar, från 1 till 36 500.
Om du anger en lagringsperiod kan du välja vad som ska göras med meddelanden när lagringsperioden slutar:
- Om du bara vill rensa meddelanden som redan är raderade väljer du det första alternativet.
- För att rensa alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte har raderats, välj det andra alternativet.
Klicka på Spara . I Arkivet ombeds du bekräfta att du förstår regelns effekter. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att spara regeln.