Kuruluşunuzun bilgi yönetimi planının bir parçası olarak, Gruplar'daki iletilerin ne kadar süre saklanacağını belirleyebilirsiniz. İletilerin ne kadar süre saklanacağını ve gerekiyorsa ne zaman silineceğini belirtmek için saklama kurallarını kullanın.
Belirli koşullarla eşleşen verileri belirli bir süre boyunca saklamak için özel saklama kuralı oluşturun. Tüm lisanslı hesapların tüm hizmet verilerini belirli bir süre boyunca saklamak için varsayılan saklama kuralı oluşturun.
Gruplar ve saklama özelliği hakkında önemli bilgiler
Saklama kurallarını oluşturmadan önce, saklama işlevinin işleyiş şekli hakkında bilgi edinmeniz ve Apps Kasası'nda desteklenen Google Gruplar iletileri başlıklı makaleyi incelemeniz kesinlikle önerilir.
Hangi veriler saklanabilir?
Saklanan veriler:
- Görüşme geçmişi etkinken gruplarda gönderilen iletiler ve ekleri
Saklanmayan veriler:
- Görüşme geçmişi devre dışıyken gruplarda gönderilen iletiler
- Denetlenen gruplarda onay bekleyen iletiler
- Bağlı dosyalar
- Silinmiş gruplardaki iletiler
Grup silindiğinde Gruplar'daki iletiler de silinir.
Gruplar için özel saklama kuralı oluşturma
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama
Özel Kurallar
Oluştur'u tıklayın. - Hizmet için Gruplar'ı seçin, ardından Devam'ı tıklayın.
- Kuralın hangi gruplara uygulanacağını seçin:
- Belirli gruplar: Bir veya daha fazla grubun e-posta adresini girin.
- Tüm Gruplar: Kuralı, kuruluşunuzdaki tüm gruplara uygulayın.
- Devam'ı tıklayın.
- (İsteğe bağlı) Bu kuralın kapsamına girmesi için iletilerin karşılaması gereken koşulları seçin:
- Gönderme tarihi değerlerini girin. Yalnızca bir başlangıç tarihi belirtirseniz kural, bu tarihten sonra gönderilen tüm iletilere uygulanır. Yalnızca bir bitiş tarihi belirtirseniz kural, bu tarihten önce gönderilen tüm iletiler için geçerli olur.
- İletilerin eşleşmesi gereken terimleri girin. Joker karakterler (*) hariç, desteklenen tüm arama operatörlerini kullanabilirsiniz.
- İletilerin ne kadar süre saklanacağını seçin:
- Bu kural kapsamındaki mesajları kalıcı olarak saklamak için Süresiz'i seçin.
- İletileri belirli bir sürenin sonunda silmek için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin.
Bir saklama süresi ayarlarsanız bu süre sona erdiğinde iletilerle ilgili olarak ne yapılacağını seçin:
- Yalnızca silinmiş olan iletileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.
- Silinmemiş iletiler de dahil olmak üzere tüm iletileri tamamen silmek için ikinci seçeneği belirleyin.
Oluştur'u tıklayın. Bir saklama süresi ayarlarsanız onay kutusunu işaretleyin ve Kabul et'i tıklayın.
Gruplar için varsayılan saklama kuralı ayarlama
Varsayılan saklama kuralı, Gruplar'daki özel bir kural ya da muhafaza kapsamında olmayan iletilere uygulanır.
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Saklama'yı tıklayın. Varsayılan kurallar listesi açılır.
- Gruplar'ı
tıklayın. - İletilerin ne kadar süre saklanacağını seçin:
- Bu kural kapsamındaki iletileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz'i seçin.
- İletileri belirli bir sürenin sonunda silmek için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin.
Bir saklama süresi ayarlarsanız bu süre sona erdiğinde iletilerle ilgili olarak ne yapılacağını seçin:
- Yalnızca silinmiş olan iletileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.
- Silinmemiş iletiler de dahil olmak üzere tüm iletileri tamamen silmek için ikinci seçeneği belirleyin.
Kaydet'i tıklayın. Apps Kasası, kuralın etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve kuralı kaydetmek için Kabul et'i tıklayın.