שימוש ב-Vault כדי לחפש ב-Gmail

חיפשת:

• ה-1MB הראשון של הטקסט והקבצים המצורפים של ההודעה
• הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון
• כותרות ונושא של הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי שולחים חיצוניים
• טיוטות, כולל טיוטות שנמחקו וגרסאות שנשמרו אוטומטית
• הכותרת והנושא של אימיילים שמוצפנים מצד הלקוח, שלא מוצפנים

לא נכללו בחיפוש:

• התוכן של הודעות במצב סודי שנשלחות על ידי שולחים חיצוניים
• קבצים מקושרים
• פריסות אימייל
• הודעות שנשלחות דרך שירותים אחרים של Google, כמו יומן Google או Google Docs, אלא אם מופעלת אחסון מקיף של הודעות
• תוכן דינמי בהודעות דינמיות
• הטקסט המוצפן של תוכן האימיילים שמוצפנים מצד הלקוח

הנתונים של משתמש ב-Gmail יכולים לכלול 3 סוגים של טיוטות הודעות. אתם יכולים להחריג את כל הטיוטות או רק סוגים מסוימים של טיוטות מתוצאות החיפוש ומייצוא:

• כדי להחריג את כל סוגי הטיוטות, מסמנים את התיבה החרגת טיוטות לפני שמבצעים את החיפוש. התצוגות המקדימות עדיין כוללות גרסאות שנשמרו אוטומטית של טיוטות, אבל הן לא נכללות כשמייצאים.
• כדי לוודא שטיוטות שנשמרו אוטומטית לא ייכללו בחיפוש, צריך להוסיף את האופרטור הבא למונחי החיפוש: -label:^r_ad.
• כדי להחריג טיוטות שנמחקו וגרסאות שנשמרו אוטומטית, ולכלול רק טיוטות שלא נשלחו, מוסיפים את -(label:^deleted AND label:drafts) למונחי החיפוש. התצוגה המקדימה עדיין תכלול גרסאות של טיוטות הודעות שנשמרו אוטומטית, אבל הן לא ייכללו בייצוא.

מוסיפים את האופרטור הבא למונחי החיפוש: -label:^admin_quarantine.

מידע נוסף על ההסגר של האדמין

כדי לוודא שאתם מקבלים את כל הנתונים שרלוונטיים למקרה, כדאי לחפש נתונים שלא עברו עיבוד. נתונים לא מעובדים כוללים:

• התוכן בהודעות ובקבצים המצורפים שעדיין נמצאים בתהליך אינדוקס ב-Gmail.
• בהודעות ובקבצים מצורפים גדולים, שבהם רק ה-1MB הראשון עובר אינדוקס, התוכן מעבר ל-1MB.
• קבצים מצורפים שלא ניתן להמיר לטקסט ולסרוק אותם לאינדקס.

‫Vault שומר ומחזיק אימיילים שהוצפנו מצד הלקוח בדיוק כמו קבצים אחרים.

• אתם יכולים לראות תצוגה מקדימה של המטא-נתונים של האימייל הלא מוצפן, כמו הנושא, השולח והנמען.
• תוכן מוצפן של אימייל יופיע כקובץ מצורף smime.p7m או smime.p7s בתצוגה המקדימה של החיפוש. כדי לראות את התוכן, צריך ליצור ייצוא. כדי לפענח ייצוא בפורמט mbox, אפשר להשתמש בכלי הפענוח (בטא). כדי להציג אימיילים עם הצפנה מצד הלקוח בפורמט PST, צריך לייבא את קובץ ה-p7m של כל משתמש ל-Microsoft Outlook.

מידע נוסף על הצפנה מצד הלקוח

אתם יכולים לחפש הודעות שמשויכות למשתמש מסוים, בלי שתהיה לכם גישה לחשבון שלו. כשמתחילים חיפוש, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע 'נתוני המקור', בוחרים באפשרות כל הנתונים.
• בוחרים באפשרות חשבונות ספציפיים ומזינים את כתובת האימייל של המשתמש.
• (אופציונלי) אפשר לצמצם את החיפוש באמצעות מונחים כמו:
  • כדי למצוא רק הודעות שנשלחו על ידי החשבון הספציפי, מזינים from:email_address.
  • כדי למצוא רק הודעות שנשלחו אל החשבון הספציפי, מזינים to:email_address. החיפוש הזה מחזיר אימיילים שבהם החשבון הספציפי מופיע בשדות 'אל', 'עותק' או 'עותק מוסתר'. הוא לא מחזיר אימיילים שנשלחו לקבוצות שהחשבון רשום אליהן.

אתם יכולים לחפש הודעות שנשלחו בין משתמשים ספציפיים. הדוגמאות הבאות הן ל-2 משתמשים, אבל אפשר להוסיף עוד חשבונות. כשמתחילים חיפוש, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע 'נתוני המקור', בוחרים באפשרות כל הנתונים.
• בקטע 'ישות', בוחרים באפשרות חשבונות ספציפיים ומזינים את אחת מכתובות האימייל של המשתמשים. לא צריך להזין את שניהם כאן.
• צמצום החיפוש באמצעות מונחים:
  • כדי למצוא הודעות שנשלחו בין שני החשבונות, כשכל אחד מהם הוא השולח או המקבל, מזינים from:(email_address_1 OR email_address_2) AND to:(email_address_1 OR email_address_2).
  • כדי למצוא הודעות שנשלחו מחשבון אחד לחשבון אחר, מזינים from:sender_email_address AND to:receiver_email_address. הערה: אם למשתמשים שאתם רוצים לראות יש הרבה חשבונות, חשוב לוודא שאתם מתאימים את כל כתובות האימייל שלהם לפי הדוגמה שלמעלה ומזינים את כל החשבונות.

אתם יכולים לבדוק אילו חשבונות של משתמשים בחברה אחרת שלחו הודעות למשתמשים בחברה שלכם או קיבלו מהם הודעות. כשמתחילים חיפוש, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע 'נתוני המקור', בוחרים באפשרות כל הנתונים.
• בקטע 'ישות', בוחרים באפשרות כל החשבונות.
• צמצום החיפוש באמצעות מונחים:
  • כדי למצוא הודעות שנשלחו לכל משתמש בחברה אחרת, מזינים to:*@example.com. החיפוש הזה מחזיר הודעות אימייל שבהן חשבון כלשהו בדומיין שצוין הופיע בשדות 'אל', 'עותק' או 'עותק מוסתר'.
  • כדי למצוא הודעות שנשלחו למשתמשים בארגון מכל משתמש בחברה אחרת, מזינים from:*@example.com.

כדי למצוא הודעות בקבוצות Google בחיפוש ב-Gmail, אי אפשר לציין את כתובת האימייל הקבוצתית כחשבון לחיפוש. במקום זאת, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע 'ישות', בוחרים באפשרות כל החשבונות.
• כדי להוסיף תנאים, מזינים from:group_address. לדוגמה, כדי למצוא הודעות שנשלחו לקבוצה sales@solarmora.com, מזינים from:sales@solarmora.com.

הערה: הגישה הזו מחזירה הודעות רק אם משתמש אחד או יותר נרשמו לקבוצה, הם מקבלים סיכום מקוצר או אימיילים עם תקציר, וההודעות עדיין זמינות ב-Vault (לא נמחקו ולא הוסרו).

אתם יכולים לבדוק אילו חשבונות שלחו או קיבלו הודעות שמכילות מילה, ביטוי או קובץ מצורף ספציפיים. כשמתחילים חיפוש, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע 'נתוני המקור', בוחרים באפשרות כל הנתונים.
• בקטע 'ישות', בוחרים באפשרות כל החשבונות.
• צמצום החיפוש באמצעות מונחים:
  • כדי לחפש הודעות שמכילות מילה מסוימת, מזינים word. אם מזינים הרבה מילים, החיפוש יחזיר רק הודעות שמכילות את כל המילים. ב-Vault, החיפוש מתבצע בטקסט של ההודעה ובקבצים המצורפים שלה, עד לגודל של ‎1MB. אי אפשר להגביל את החיפוש רק לטקסט של קבצים מצורפים או לטקסט של הודעות.
  • כדי לחפש הודעות שמכילות ביטוי מסוים, מזינים את המילים במירכאות כפולות, כמו "project alpha". החיפוש לא תלוי באותיות רישיות או קטנות, ולכן יוחזרו הודעות שמכילות את Project Alpha, את Project alpha, את project Alpha או את project alpha.
  • כדי למצוא הודעות עם קובץ מצורף, מזינים has:attachment. כדי למצוא הודעות עם קובץ מצורף שכולל מילת מפתח בשם הקובץ, מזינים filename:word.