Как искать письма в Gmail с помощью Google Сейфа

В результаты поиска попадают:

• первый мегабайт текста писем и прикрепленных файлов;
• сообщения, отправленные сотрудниками вашей организации в конфиденциальном режиме;
• заголовки и темы сообщений, отправленных внешними пользователями в конфиденциальном режиме;
• черновики, в том числе отмененные, и автосохраненные версии черновиков;
• заголовки и темы клиентских зашифрованных писем, так как они не шифруются.

Для поиска недоступны:

• содержимое сообщений, отправленных внешними пользователями в конфиденциальном режиме;
• файлы по ссылкам;
• макеты писем;
• сообщения, отправленные в других сервисах Google, например в Календаре или Документах, при выключенном комплексном хранении почты;
• динамический контент в динамических сообщениях.
• тексты зашифрованных на стороне клиента писем.

В Gmail есть три типа черновиков. Вы можете исключить все или только некоторые из них из результатов поиска и экспорта.

• Чтобы исключить все типы черновиков, перед поиском установите флажок Не включать черновики. Автоматически сохраненные версии черновиков будут доступны для предварительного просмотра, но не будут экспортированы.
• Чтобы исключить автоматически сохраненные черновики, добавьте в поисковый запрос оператор -label:^r_ad.
• Чтобы исключить отмененные и автоматически сохраненные версии и включить в экспорт только неотправленные черновики, добавьте в поисковый запрос оператор -(label:^deleted AND label:drafts). Автоматически сохраненные версии черновиков будут доступны для предварительного просмотра, но не будут экспортированы.

Добавьте в поисковый запрос оператор -label:^admin_quarantine.

Подробнее о работе с правилами карантина…

Чтобы найти информацию, которая не включается в обычный поиск, используйте поиск по необработанным данным. К ним относятся:

• содержимое сообщений и вложений, индексация которых ещё не завершена;
• для крупных сообщений и вложений, в которых индексируется только первый мегабайт данных – все данные, не входящие в этот объем;
• вложения, которые не удалось преобразовать в текстовый формат и проиндексировать.

Правила хранения и запреты на удаление данных в Сейфе применяются к таким письмам так же, как и к любым другим файлам.

• Вы можете посмотреть незашифрованные метаданные электронного письма, например тему, отправителя и получателя.
• Зашифрованное содержимое письма будет показываться в окне предварительного просмотра поиска в виде прикрепленного файла с названием smime.p7m или smime.p7s. Чтобы посмотреть содержимое, нужно экспортировать данные. После экспорта в формат MBOX вы можете расшифровать письма с помощью утилиты decrypter (бета). Чтобы посмотреть клиентские зашифрованные письма в формате PST, импортируйте файл P7M каждого пользователя в Microsoft Outlook.

Подробнее о шифровании на стороне клиента…

Вы можете искать сообщения, которыми обменивался определенный пользователь, без доступа к его аккаунту. При поиске используйте следующие параметры:

• В качестве источника данных выберите Все данные.
• В качестве объекта укажите Выбранные аккаунты и введите адрес электронной почты пользователя.
• При необходимости уточните запрос с помощью следующих параметров:
  • Чтобы найти только отправленные пользователем сообщения, введите from:email_address.
  • Чтобы найти только полученные сообщения, введите to:email_address. В результаты поиска по этому запросу попадут сообщения, в которых адрес пользователя был указан в поле "Кому", "Копия" или "Скрытая копия". В результатах не будет писем, отправленных группам, на которые подписан пользователь.

Вы можете искать сообщения, которыми обменивались определенные пользователи. В следующих примерах рассматриваются два пользователя, но их может быть больше. При поиске используйте следующие параметры:

• В качестве источника данных выберите Все данные.
• В качестве объекта укажите Выбранные аккаунты и введите адрес электронной почты одного из пользователей. Другие адреса необязательно указывать на этом этапе.
• Уточните условия поиска:
  • Чтобы найти сообщения, которыми обменивались два пользователя (независимо от того, кто был получателем, а кто – отправителем), введите from:(email_address_1 OR email_address_2) AND to:(email_address_1 OR email_address_2).
  • Чтобы найти сообщения, отправленные одним пользователем другому, введите from:sender_email_address AND to:receiver_email_address. Примечание. Если у интересующих вас пользователей несколько аккаунтов, вам нужно указать их в поисковом запросе, как показано в примере выше.

Вы можете узнать, кто из сотрудников отправлял письма в другую компанию или получал сообщения от внешних пользователей. При поиске используйте следующие параметры:

• В качестве источника данных выберите Все данные.
• В качестве объекта выберите Все аккаунты.
• Уточните условия поиска:
  • Чтобы найти письма, отправленные получателям из определенного внешнего домена, введите to:*@example.com. В результаты поиска по этому запросу попадут сообщения, в которых адрес любого пользователя из указанного домена был указан в поле "Кому", "Копия" или "Скрытая копия".
  • Чтобы найти сообщения, отправленные сотрудникам вашей организации пользователями из определенного домена, введите from:*@example.com.

Чтобы с помощью поиска Gmail найти сообщения, отправленные в группу, нельзя указать адрес электронной почты группы в качестве аккаунта для поиска. Вместо этого нужно использовать следующие параметры:

• В качестве объекта выберите Все аккаунты.
• Укажите условие from:group_address. Например, чтобы найти сообщения, отправленные в группу sales@solarmora.com, укажите from:sales@solarmora.com.

Примечание. В этом случае сообщения будут показаны в результатах поиска, только если один или несколько пользователей подписались на группу, получают краткую или обычную сводку и сообщения по-прежнему доступны в Сейфе (не удалены).

Вы можете узнать, кто из сотрудников отправлял или получал письма, содержащие определенное слово, словосочетание или прикрепленный файл. При поиске используйте следующие параметры:

• В качестве источника данных выберите Все данные.
• В качестве объекта выберите Все аккаунты.
• Уточните условия поиска:
  • Чтобы найти сообщения, содержащие определенное слово, введите word. Если вы укажете несколько слов, в результаты поиска попадут только те сообщения, в которых присутствуют все эти слова. При поиске в Сейфе обрабатывается первый мегабайт (приблизительно) текста сообщения и каждого прикрепленного файла. Нельзя сузить поиск только до прикрепленных файлов или текста сообщений.
  • Чтобы найти сообщения, содержащие определенное словосочетание, введите его в кавычках, например "project alpha". Поиск не чувствителен к регистру, поэтому будут найдены письма, содержащие слова Project Alpha, Project alpha, project Alpha и project alpha.
  • Чтобы найти сообщения с прикрепленными файлами, введите has:attachment. Чтобы найти письма с определенным словом в названии прикрепленного файла, введите filename:word.