Effectuer des recherches dans Gmail à l'aide de Vault

Inclus dans la recherche :

• Premier méga-octet de texte et pièces jointes d'un message
• Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation
• En-têtes et objets des messages en mode confidentiel envoyés par des expéditeurs externes
• Brouillons, y compris les brouillons supprimés et les versions enregistrées automatiquement
• En-tête et objet non chiffrés des e-mails chiffrés côté client

Exclu de la recherche :

• Contenu des messages en mode confidentiel envoyés par des expéditeurs externes
• Fichiers associés
• Mises en page d'e-mail
• Messages envoyés par le biais d'autres services Google tels que Google Agenda ou Google Docs, sauf si le stockage complet des messages est activé
• Contenu dynamique des messages dynamiques
• Corps du texte chiffré des e-mails chiffrés côté client

Les données Gmail d'un utilisateur peuvent inclure trois types de brouillons. Vous pouvez exclure tous les types de brouillons ou seulement certains dans les résultats de recherche et les exportations :

• Pour exclure tous les types de brouillons, cochez l'option Exclure les brouillons avant de lancer la recherche. Les versions de brouillons enregistrées automatiquement apparaissent toujours dans les aperçus, mais elles ne sont pas incluses dans l'exportation.
• Pour exclure les brouillons enregistrés automatiquement, ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -label:^r_ad.
• Pour exclure les brouillons supprimés et les versions enregistrées automatiquement, et inclure uniquement les brouillons non envoyés, ajoutez -(label:^deleted AND label:drafts) à vos termes de recherche. Les versions de brouillons enregistrées automatiquement apparaissent toujours dans les aperçus, mais elles ne sont pas incluses dans l'exportation.

Ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -label:^admin_quarantine.

En savoir plus sur la zone de quarantaine administrative

Pour vous assurer d'obtenir toutes les données pertinentes, vous pouvez rechercher des données non traitées. Les données non traitées comprennent :

• le contenu des messages et des pièces jointes qui sont toujours en cours d'indexation par Gmail ;
• Pour les messages volumineux et les pièces jointes, où seul le premier Mo est indexé, le contenu au-delà de 1 Mo
• les pièces jointes qui n'ont pas pu être converties en texte et indexées.

Vault conserve les e-mails chiffrés côté client de la même manière que les autres fichiers.

• Vous pouvez prévisualiser les métadonnées non chiffrées des e-mails, telles que l'objet, l'expéditeur et le destinataire.
• Le contenu chiffré d'un e-mail apparaît sous la forme d'une pièce jointe smime.p7m ou smime.p7s dans l'aperçu de la recherche. Pour afficher le contenu, créez une exportation. Pour déchiffrer une exportation au format mbox, vous pouvez utiliser l'utilitaire de déchiffrement (version bêta). Pour afficher les e-mails chiffrés côté client au format PST, importez le fichier p7m de chaque utilisateur dans Microsoft Outlook.

En savoir plus sur le chiffrement côté client

Vous pouvez rechercher les messages associés à un utilisateur spécifique, sans avoir à accéder à son compte. Lorsque vous lancez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

• Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
• Pour l'entité, sélectionnez Comptes spécifiques et saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur.
• (Facultatif) Affinez votre recherche à l'aide de termes comme suit :
  • Pour rechercher uniquement les messages envoyés par le compte spécifique, saisissez from:email_address.
  • Pour rechercher uniquement les messages reçus par le compte spécifique, saisissez to:email_address. Cette recherche renvoie les e-mails dont le compte spécifique figurait dans les champs "À", "Cc" ou "Cci". Elle ne renvoie pas les e-mails envoyés aux groupes auxquels le compte est abonné.

Vous pouvez rechercher les messages envoyés entre des utilisateurs spécifiques. Les exemples suivants concernent deux utilisateurs, mais vous pouvez ajouter plus de comptes. Lorsque vous lancez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

• Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
• Pour l'entité, sélectionnez Comptes spécifiques et saisissez l'adresse e-mail d'un des utilisateurs. Il n'est pas nécessaire de saisir les deux ici.
• Affinez votre recherche à l'aide de termes :
  • Pour rechercher les messages envoyés entre les deux comptes, que ces comptes soient l'expéditeur ou le destinataire, saisissez from:(email_address_1 OR email_address_2) AND to:(email_address_1 OR email_address_2).
  • Pour retrouver les messages envoyés par un compte vers un autre compte, saisissez from:sender_email_address AND to:receiver_email_address. Remarque : Si les utilisateurs qui vous intéressent possèdent de nombreux comptes, assurez-vous de faire correspondre toutes leurs adresses e-mail en suivant l'exemple précédent et en saisissant tous les comptes.

Vous pouvez examiner quels comptes ont envoyé ou reçu des messages d'utilisateurs d'une autre entreprise. Lorsque vous lancez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

• Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
• Pour l'entité, sélectionnez Tous les comptes.
• Affinez votre recherche à l'aide de termes :
  • Pour trouver les messages envoyés à n'importe quel utilisateur d'une autre entreprise, saisissez to:*@example.com. Cette recherche renvoie les e-mails présentant des comptes du domaine spécifié dans les champs "À", "Cc" ou "Cci".
  • Pour rechercher les messages envoyés aux utilisateurs de votre organisation par un utilisateur d'une autre entreprise, saisissez from:*@example.com.

Lorsque vous recherchez des messages de groupe dans Gmail, vous ne pouvez pas indiquer l'adresse e-mail du groupe comme compte à rechercher. Utilisez plutôt les paramètres suivants :

• Pour l'entité, sélectionnez Tous les comptes.
• Pour les termes, saisissez from:group_address. Par exemple, pour rechercher les messages envoyés au groupe ventes@solarmora.com, saisissez from:sales@solarmora.com.

Remarque : Si vous utilisez cette approche, des messages ne sont renvoyés que si un ou plusieurs utilisateurs s'abonnent au groupe et reçoivent des e-mails récapitulatifs, et que les messages restent disponibles dans Vault (ils ne doivent pas avoir été effacés ou supprimés définitivement).

Vous pouvez examiner quels comptes ont envoyé ou reçu des messages contenant un mot, une expression ou une pièce jointe spécifiques. Lorsque vous lancez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

• Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
• Pour l'entité, sélectionnez Tous les comptes.
• Affinez votre recherche à l'aide de termes :
  • Pour trouver les messages contenant un mot spécifique, saisissez word. Si vous saisissez plusieurs mots, la recherche ne renvoie que les messages contenant tous les mots. Vault effectue des recherches dans le premier Mo de texte du message et dans les éventuelles pièces jointes. Vous ne pouvez pas limiter votre recherche au texte des pièces jointes ou des messages.
  • Pour rechercher les messages contenant une expression spécifique, saisissez les mots entre guillemets, tels que "project alpha". La recherche n'est pas sensible à la casse. Les messages contenant Project Alpha, Project alpha, project Alpha ou project alpha sont tous renvoyés.
  • Pour trouver les messages contenant une pièce jointe, saisissez has:attachment. Pour rechercher des messages présentant en pièce jointe un fichier dont le nom comporte un mot clé, saisissez filename:word.