Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Кто мой администратор?
В проектах предоставления электронных документов Google Workspace вы можете с помощью Сейфа искать сообщения Google Групп, просматривать и печатать их, а также просматривать и скачивать прикрепленные к ним файлы.
Что нужно знать о поиске
Прежде чем начать поиск, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, какие сообщения Google Групп поддерживаются в Сейфе, а также с ответами на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе.
Какие данные попадают в результаты поиска
Для поиска доступен:
- первый мегабайт текста сообщений и прикрепленных к ним файлов, отправленных при включенной истории чата.
Для поиска недоступны:
- сообщения, отправленные в группах с отключенной историей чата;
- сообщения, ожидающие рассмотрения в модерируемых группах;
- файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
- сообщения в удаленных группах.
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…
Зачем выполнять поиск по необработанным данным?
Чтобы найти информацию, которая не включается в обычный поиск, используйте поиск по необработанным данным. К ним относятся:
- сообщения и вложения Google Групп, индексация которых ещё не завершена;
- для крупных сообщений и вложений, в которых индексируется только первый мегабайт данных – все данные, не входящие в этот объем;
- вложения, которые не удалось преобразовать в текстовый формат и проиндексировать.
При поиске по всем данным или данным с запретом на удаление Сейф не может сопоставить поисковый запрос с необработанными данными. Чтобы найти все данные, которые могут соответствовать запросу, выполните поиск по необработанным данным, связанным с интересующими вас аккаунтами или организационным подразделением, экспортируйте их, а затем используйте другой инструмент для поиска по нужным ключевым словам.
Как искать сообщения в группах
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела. Поиск выполняется в делах – рабочих областях Сейфа, которые объединяют взаимосвязанные запреты на удаление, поисковые запросы и файлы экспорта. Дела не ограничивают объем контента для поиска: вы можете искать по всем данным, к которым у вас есть доступ.
Если дело, в котором вы хотите выполнить поиск, уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
- Нажмите Создать.
- Введите название дела и при необходимости его описание.
- Нажмите Создать.
Откроется вкладка Поиск.
Выберите сервис Группы.
Укажите источник данных для поиска:
- Все данные. Поиск по всем данным организации.
- Данные с запретом на удаление. Поиск только по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление.
- Необработанные данные. Поиск только по сообщениям в Google Группах, которые ещё обрабатываются или не могут быть проиндексированы. Подробнее о том, зачем выполнять поиск по необработанным данным…
Введите одну или несколько групп через запятую (максимум 50).
При необходимости выберите часовой пояс.
Если нужно, укажите диапазон дат отправки.
- Если указать только начальную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные начиная с выбранного дня.
- Если указать только конечную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные до выбранного дня включительно.
При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.
- Чтобы искать одно или несколько ключевых слов в сообщениях, введите их через пробел. Пример:
project goals. - Поисковые фразы следует заключать в кавычки. Пример:
"project goals". - Для поиска по аккаунту, дате, свойствам или теме сообщения используйте операторы поиска.
Длина поискового запроса не должна превышать 2000 знаков.
- Чтобы искать одно или несколько ключевых слов в сообщениях, введите их через пробел. Пример:
Выберите один из следующих параметров:
- Поиск. Будет выполнен поиск и показан список результатов, отвечающих заданным критериям.
- Количество. Будет подсчитано число сообщений, соответствующих запросу, и число аккаунтов, с которыми они связаны. Чтобы сохранить данные о количестве в CSV-файле, нажмите Скачать список аккаунтов с совпадениями. Подробнее об оценке масштабов применения запросов…
- Экспорт. Этап предварительного просмотра результатов будет пропущен, и сразу начнется их экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
После завершения поиска, подсчета или экспорта результатов можно выполнить перечисленные ниже действия.
- Чтобы изменить условия поиска, нажмите Развернуть.
- Чтобы посмотреть сообщение и связанную с ним цепочку, нажмите на сообщение. Подробнее…
- Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите Экспорт. Подробнее…
- Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Подробнее…
- Чтобы очистить все поля и выполнить поиск заново, нажмите Очистить.
Как просматривать сообщения в результатах поиска
В результатах поиска можно ознакомиться с содержанием сообщений, распечатать их, а также посмотреть и скачать прикрепленные к ним файлы.
- Нажмите на сообщение в результатах поиска. Откроется список сообщений в цепочке, и будет показано последнее сообщение в ней.
- Значок скрепки
означает, что к сообщению прикреплен один или несколько файлов. Нажмите на сообщение, чтобы скачать или посмотреть прикрепленный файл. - При большом количестве сообщений в цепочке можно посмотреть только 100 последних, но в экспорт включаются все сообщения, отвечающие условиям поиска, в том числе не показанные в результатах из-за этого ограничения.
- Значок скрепки
- Чтобы посмотреть отдельное сообщение, нажмите на него. Чтобы посмотреть все сообщения в цепочке, нажмите "Развернуть все"
. - Чтобы увидеть сообщение и всю информацию из заголовка, нажмите Оригинал.
- Чтобы распечатать отдельное сообщение, нажмите Печать. Чтобы распечатать все сообщения в цепочке, нажмите "Распечатать цепочку"
.